Spätestens mit Beginn der Digitalisierung sind Daten einer der wichtigsten Vermögenswerte für jedes Unternehmen. Das rasante Ansteigen der Datenmengen in den letzten Jahren hat Unternehmen und Organisationen ein effizientes Datenmanagement erschwert. Das ERP Stammdatenmanagement ist eine der Kerndisziplinen im Datenverwaltungsprozess und trägt zu einer genauen sowie konsistenten Datenqualität bei.

Was sind Stammdaten?

Stammdaten sind die wertvollsten Informationen, die ein Unternehmen besitzen kann. Sie werden in vielen Unternehmensbereichen genutzt und haben eine hohe Relevanz für sämtliche Geschäftsprozesse. Verlässliche Stammdaten wirken sich positiv auf die Geschäftseffizienz aus. Sie werden häufig in Statistiken und Datenauswertungen genutzt. Im Gegensatz zu Transaktions- und Bewegungsdaten verändern sie sich selten und sind meist langfristig gültig. Stammdaten können beispielsweise Daten über Kunden, Artikel, Lieferanten, Mitarbeiter, Inventare oder Assets enthalten.

Was muss ich über Stammdatenmanagement wissen?

Die zunehmende Komplexität und Integration der Geschäftsprozesse erfordert einen reibungslosen Datenaustausch für alle Beteiligten. Da sich Daten im Laufe der Zeit ändern, können sie leicht aus dem Takt geraten und fragmentiert, unvollständig, ungenau sowie inkonsistent werden. Darum ist es wichtig, die Frage zur organisatorischen und technischen Verantwortlichkeit für die Stammdaten genau zu klären. Auf der organisatorischen Ebene liegt die Verantwortung für die Datenqualität in den Fachbereichen. Dabei ist jedoch eine enge Kooperation zwischen IT-Abteilung und Fachabteilung für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement auch in technischer Hinsicht wichtig.

Bei der Erfassung und Pflege von Stammdaten ist notwendig einen eindeutigen Prozess mit integriertem Workflow zur Stammdatenpflege festzulegen. Dafür muss das Eigentum an Daten richtig definiert sein. Nur autorisierte Personen dürfen Stammdaten hinzufügen oder ändern. Ein ERP System bietet dafür viele Möglichkeiten und dokumentiert den Prozess in Audit Trails.

Welche Vorteile bringt ein ganzheitliches Stammdatenmanagement?

Ein effektives Stammdatenmanagement konsolidiert das vollständige Datenangebot in Ihrem ERP als „Single Source of Truth“, die eine integrierte Datenanwendung für verschiedene Geschäftsfunktionen im gesamten Unternehmen bereitstellt. Hier sind einige Vorteile des Stammdatenmanagements:

Verbesserte Datenqualität & Datengenauigkeit

Durch die Rationalisierung der Daten werden auch fehlerhafte Daten eliminiert. Dadurch können Anwender mit aktuellen Daten in hoher Qualität und damit zuverlässigen, besser nutzbaren Daten arbeiten. Häufig führt die Duplizierung von Daten nicht nur zu viel Verwirrung im Stammdatenprozess, sondern es kann sich auch auf andere Geschäftsprozesse auswirken, die von Stammdaten abhängig sind. Wenn Sie nur eine einzige Datenquelle, beispielsweise ein ERP System nutzen, dann wird auch die Duplizierung von Daten eliminiert. Ein ERP unterstützt Sie auch bei einer korrekten Datenstruktur, so dass damit Inkonsistenzen in den Daten vermieden werden.

Höhere Datenkonformität

Da die Vorschriften und Richtlinien in Bezug auf Daten immer strenger werden, ist eine effiziente Datenspeicherung und -verwaltung für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Nichteinhaltung von Datenschutzvorschriften kann weitreichende Folgen haben, darunter Strafen und Reputationsverlust. Mit einem effektiven ERP Stammdatenmanagement verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen und der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Einfache Datensicherung

Das Datenrepository gehört zu den wichtigsten Vermögenswerten eines Unternehmens. Daher ist ein hohes Maß an Sicherheit erforderlich. Hacker können in die Infrastruktur eines Unternehmens eindringen und wertvolle Datensätze stehlen. Eine zentrale Ressourcenverwaltung im ERP Stammdatenmanagement erleichtert Ihnen die Sicherung Ihrer Daten erheblich.

Autorisierter Datenzugriff

Mit Stammdatenmanagement können Unternehmen den Zugriff zur Änderung der ERP Stammdaten auf bestimmte Personen beschränken. Da Stammdaten meistens von allen Abteilungen im gesamten Unternehmen verwendet werden, ist es wichtig, die Daten vor Missbrauch zu schützen. Ein eingeschränkter Zugriff beim Anlegen und Ändern von Stammdaten kann dazu beitragen, die Datensicherheit zu gewährleisten und Datenkonsistenz zu ermöglichen.

Reduziert Zeit und Kosten

Die Komplexität von Stammdaten macht die manuelle Bearbeitung sehr anspruchsvoll und damit arbeits- und zeitintensiv. Viele Aspekte des Datenverwaltungsprozesses lassen sich in ERP Systemen automatisieren, was enorm viel Zeit spart. Da die Unternehmen weniger Ressourcen für die Verwaltung der Daten aufwenden müssen, reduziert es auch die Kosten für die Datenverwaltung und -verarbeitung. So können Unternehmen auch ein stark wachsendes Datenvolumen zukunftssicher managen.

Fundierte Entscheidungsfindung

Stammdatenmanagement ist ein sehr empfehlenswerter Ansatz zur Vorbereitung Ihrer Daten für Business Intelligence (BI) und Analysen. Es konzentriert sich auf die Bereitstellung einer einzigen und konsistenten Ansicht Ihrer wichtigsten Geschäftseinheiten mit etablierten Regeln und Standards, damit Sie die volle Kontrolle und Verantwortlichkeit über Ihre Daten erhalten. So bilden Ihre Daten eine genaue und zuverlässige Grundlage für Analysen, sodass Sie anhand korrekter Daten aussagekräftige Entscheidungen treffen können.

Stammdatenmanagement mit eEvolution

Wenn Sie ein neues ERP implementieren, werden viel Zeit und Mühe investiert, die Stammdaten sauber in die neue Umgebung zu übertragen. Wenn Sie jedoch nicht in ein dauerhaftes, effektives Management Ihrer Stammdaten investieren, werden die alten Probleme im Laufe der Zeit wiederkehren und schließlich die Leistung Ihres ERP beeinträchtigen. Darum sollten Sie die Organisation und Verwaltung Ihrer Stammdaten nicht auf die leichte Schulter nehmen.

eEvolution bietet Ihnen sämtliche Möglichkeiten die Verwaltung, Zentralisierung, Kategorisierung, Lokalisierung und Synchronisierung Ihrer Stammdaten effizient zu organisieren. Schrecken Sie nicht vor dem Aufwand zurück, sondern nutzen Sie die Potentiale von eEvolution. Um den Einstieg für Sie etwas zu erleichtern, haben wir ein paar hilfreiche Video Tutorials zusammengestellt.

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Erfahren Sie in unserem KuLiMi Video Tutorial wie Sie Massendatenpflege in eEvolution betreiben

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