Abschlagszahlungen oder auch Akontozahlungen kommen zwischen Unternehmen meist zum Einsatz, um bei höheren Investitionssummen das finanzielle Risiko gerechter zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu verteilen. Dabei werden Abschlagsrechnungen für bestimmte Teile einer Lieferung oder Leistung erstellt. Was Sie in diesem Zusammenhang wissen und beachten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Normalerweise wird eine Zahlung bei Dienstverträgen erst nach erbrachter Leistung (§ 614 BGB) und bei Werkverträgen nach Abnahme durch den Kunden fällig (§641 BGB). Nach § 632a BGB kann ein Auftragnehmer Abschlagszahlungen verlangen, sofern diese nicht explizit vertraglich ausgeschlossen wurden.

Mit einer Abschlagsrechnung wird ein Teil einer vereinbarten Lieferung oder Leistung vorab oder nach Arbeitsfortschritt berechnet. Dadurch kann der Auftragnehmer beispielsweise seine Materialeinsatzkosten für die Produktion der bestellten Ware vorfinanzieren.

Die jeweiligen Rechnungsbeträge der Abschlagsrechnung können pauschal und prozentual gleich auf die Auftragspositionen verteilt werden. Es ist jedoch auch möglich individuelle Abschlagzahlungen zu vereinbaren. Dabei wird festgelegt, welche Auftragspositionen in welcher Höhe in der jeweiligen Abschlagsrechnung berücksichtigt werden. Darüber hinaus können Abschlagsrechnungen aber auch ohne Leistungsbezug erstellt werden. Die Rechnung für den letzten Abschlag wird auch als Schlussrechnung bezeichnet.

Gesetzliche Vorschriften über die Aufteilung der Auftragssumme oder Zahlungszeitpunkte gibt es nicht. Die genaue Ausgestaltung solcher Abschlagszahlungen ist durch die beteiligten Geschäftspartner vertraglich völlig frei vereinbar.

Bedeutung und Vorteile von Abschlagsrechnungen

Abschlagszahlungen kommen häufig bei sogenannten Zug-um-Zug-Geschäften zum Einsatz, die viel Zeit und Kapital benötigen, bis die Ware oder Leistung fertiggestellt ist. Sehr häufig werden sie in der Baubranche, im Handwerksbereich oder im Maschinen- und Anlagenbau eingesetzt. Sie verschaffen die benötigte Liquidität auf der Seite des Auftragnehmers, um den Auftrag ausführen zu können. Mit einer vorgezogenen Abschlagszahlung muss er teure Rohstoffe und Materialien oder Subunternehmer nicht auf eigene Kosten vorfinanzieren. Damit verringert sich auch das Insolvenzrisiko, wenn der Kunde im Laufe der Auftragsfertigstellung zahlungsunfähig werden sollte.

Gerade bei großen längerfristigen Projekten kommen Abschlagsrechnungen zum Einsatz. Dabei sind Akontozahlungen vor Projektbeginn häufig üblich. Weitere Abschlagszahlungen erfolgen, sowie die erste vereinbarte Leistung erbracht wurde. Auch Selbstständige oder Freelancer arbeiten häufig mit Abschlagszahlungen, wenn sie Projekte mit einer langen Laufzeit übernehmen.

Durch die Abschlagszahlungen erhält der Auftraggeber und Kunde regelmäßig Kenntnis vom Projektfortschritt und kann diesen prüfen. So fallen Missverständnisse und Mängel nicht erst bei der Endabnahme auf. Somit kann auch der Kunde seinen Geldfluss gut im Voraus planen, sodass auch er von Abschlagszahlungen profitiert.

Grundsätzlich gilt zu beachten, dass bei Abschlagsrechnungen der Erlös beim Auftragnehmer nicht zum Rechnungsdatum versteuert wird, sondern erst nach dem Geldeingang. Das gleiche gilt für den Auftraggeber:  Der Aufwand wird auf mehrere Perioden verteilt, was sich steuerlich und liquiditätsmäßig vorteilhaft auswirken kann.

Wichtige Angaben auf einer Abschlagsrechnung

Wie es sich für ordentliche Rechnungen gehört, gibt es auch bei Abschlagsrechnungen einige Pflichtangaben, die Sie berücksichtigen müssen. So muss beispielsweise der Begriff „Abschlagsrechnung“ genannt werden und jede Abschlagsrechnung muss zusätzlich zur Rechnungsnummer fortlaufend nummeriert sein. Hier weitere Pflichtbestandteile nach § 14 UStG:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
  • Datum der Abschlagsrechnung
  • Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Lieferzeitraum, zu dem die Leistung erbracht wurde oder voraussichtlich erbracht werden soll
  • Menge und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
  • Umsatzsteuersatz oder Angaben über den Grund der Umsatzsteuer-Befreiung
  • Zahlungsziel
  • Netto- und Bruttobetrag

Bei der abschließenden Schlussrechnung, müssen außerdem alle vorhergehenden Abschlagsrechnungen aufgelistet werden.

Abschlagsrechnungen und Abschlagszahlungen mit eEvolution

Beim Erstellen von Abschlagsrechnungen und Buchen von Abschlagszahlungen gibt es einiges zu beachten. Mit eEvolution erstellen Sie Ihre Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen automatisch in steuerlich und buchhalterisch korrekter Weise.

In unserem Tutorial erfahren Sie, wie Sie die Zahlungsmodalitäten für eine korrekte Rechnungsstellung bei Abschlagsrechnungen in den Aufträgen hinterlegen. Dafür stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Fixe Abschlagsrechnungen ohne Leistungsbezug
    Hierbei wird ein fester Betrag berechnet ohne Bezug zu den Auftragspositionen.
  • Pauschale Abschlagsrechnungen mit Leistungsbezug
    Dabei wird der Gesamtbetrag der Abschlagsrechnung prozentual gleichmäßig auf die Auftragspositionen verteilt.
  • Variable Abschlagsrechnungen mit Leistungsbezug
    Es kann individuell festgelegt werden, welche Auftragspositionen in welcher Höhe in der Abschlagsrechnung berücksichtigt werden.

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