Digitale Signatur: Effizient & rechtssicher unterschreiben

Die digitale oder elektronische Signatur ermöglicht es Unternehmen, wichtige Dokumente schneller zu unterzeichnen, Geschäfte effizienter abzuschließen und Abläufe transparenter zu gestalten. Doch wie funktioniert die digitale Signatur und wann ist sie rechtsgültig? Wir haben mal die wichtigsten Informationen zur E-Signatur für Sie zusammengetragen.

Was ist eine digitale Signatur und wie funktioniert sie?

Eine digitale Signatur oder digitale Unterschrift oder E-Signatur funktioniert wie ein elektronischer Fingerabdruck. Sie wird mithilfe eines geheimen und einzigartigen Signaturschlüssels durch kryptografische Verfahren erstellt und geschützt. Dabei werden die Daten mittels eines Algorithmus codiert und mit einem Zeitstempel versehen. Wenn das Dokument nachträglich verändert wird, verliert die E-Signatur ihre Gültigkeit. Mit einem öffentlichen Schlüssel kann die Signatur überprüft werden.

Digitale Signaturen basieren auf unterschiedlichen Technologien wie Public-Key-Kryptografie, Hash-Funktionen und Zeitstempel. Sie ermöglichen die eindeutige Zuordnung einer Signatur zu einer bestimmten Person, die Überprüfung der Echtheit des unterzeichneten Dokuments sowie die Nachverfolgung von Änderungen. Es existieren verschiedene Tools und Plattformen, die digitale Signaturfunktionen anbieten. In einigen Fällen können auch Hardware-Token oder Smartcards eingesetzt werden, um die Sicherheit der digitalen Signaturen zu erhöhen.

Das Anwendungsgebiet für digitale Signaturen erstreckt sich über verschiedene Arten von Dokumenten wie Verträge, Vereinbarungen, Rechnungen, Genehmigungen und vieles mehr. Die rechtliche Gültigkeit einer digitalen Signatur kann je nach Land und spezifischer Rechtsprechung variieren, aber in vielen Fällen werden digitale Signaturen als rechtsgültig anerkannt.

Gibt es einen Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Signatur?

Obwohl die Begriffe „digitale Unterschrift“ und „elektronische Signatur“ oft synonym verwendet werden, handelt es sich um zwei unterschiedliche Konzepte. Die digitale Unterschrift bezieht sich auf das kryptografische Verfahren zur Verschlüsselung von Signaturen, während der Begriff elektronische Signatur vor allem eine rechtliche Definition ist, die in der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS-VO) festgelegt ist. Dort werden verschiedene Formen der elektronischen Signatur beschrieben:

Einfache elektronische Signatur (Simple Electronic Signature, SES)
Fortgeschrittene elektronische Signatur (Advanced Electronic Signature, AES)
Qualifizierte elektronische Signatur (Qualified Electronic Signature, QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die sicherste Form und hat rechtlich die gleiche Bedeutung wie eine handschriftliche Unterschrift. Allerdings gibt es auch Ausnahmen beispielsweise im Zusammenhang mit arbeitsrechtlichen Dokumenten wie einer Kündigung oder Zeugniserteilung. Hier ist eine handschriftliche Signatur notwendig.

Vorteile der digitalen Signatur für Unternehmen

In den letzten Jahren hat der Geschäftsverkehr einen immer stärkeren digitalen Charakter angenommen, wodurch die Bedeutung der E-Signatur kontinuierlich gestiegen ist. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass die elektronische Signatur eine Vielzahl von Wettbewerbsvorteilen bietet. Sie erleichtert die Arbeit in verwaltungsintensiven Bereichen, optimiert die Prozesseffizienz und trägt zum Umweltschutz bei, da der Papierverbrauch reduziert wird.

Hier sind fünf wichtige Vorteile im Zusammenhang mit digitalen Signaturen:

Zeitersparnis

Durch die Verwendung digitaler Signaturen entfällt der zeitaufwendige Prozess des manuellen Unterschreibens und Versendens von Dokumenten. Unternehmen können Verträge und andere wichtige Unterlagen schnell und effizient abwickeln, was zu verkürzten Durchlaufzeiten und beschleunigten Geschäftsabschlüssen führt.

Kostenreduktion

Die digitale Signatur reduziert die Kosten für Druck, Papier und Versand erheblich. Unternehmen sparen nicht nur Geld, sondern minimieren auch den Bedarf an physischen Archivräumen und die damit verbundenen Verwaltungskosten.

Sicherheit

Elektronische Signaturen bieten eine hohe Sicherheitsstufe für Unternehmen. Durch die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsprotokollen werden die Authentizität und Integrität von Dokumenten gewährleistet. Dies schützt Unternehmen vor möglichen Fälschungen oder Manipulationen.

Nachverfolgbarkeit

Elektronische Signaturen ermöglichen eine lückenlose Nachverfolgung von Unterschriften und Änderungen an Dokumenten. Unternehmen können den Verlauf von Transaktionen und den Status von Verträgen effektiv überwachen und dokumentieren. Dies verbessert die Transparenz und erleichtert auch das Audit von Geschäftsprozessen.

Rechtskonformität

In vielen Ländern werden elektronische Signaturen gesetzlich anerkannt und haben die gleiche rechtliche Bedeutung wie handschriftliche Unterschriften. Dies ermöglicht Unternehmen, rechtsverbindliche Verträge online abzuschließen, ohne dass Sie das Dokument auf dem Postweg versenden. Unternehmen können so schnellere und effizientere Geschäftsabschlüsse erzielen.

Insgesamt bieten digitale Signaturen Unternehmen eine effiziente, kostengünstige und sichere Methode zur Unterzeichnung von Dokumenten. Sie erleichtern den Geschäftsverkehr, verbessern die Produktivität und unterstützen das Wachstum, indem sie den Prozess der Unterzeichnung und Archivierung von Dokumenten vereinfachen.

Warum sollte ein Dokumentenmanagementsystem gleich mit einer digitalen Signaturlösung kombiniert werden?

Die Integration einer digitalen Signaturlösung in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise-Content-Management-System (ECM) bietet zahlreiche Synergien und Vorteile.

Ein DMS oder ECM ermöglicht die effiziente Verwaltung, Speicherung und Suche von digitalen Dokumenten. Durch die Integration einer Signaturlösung in das DMS können Dokumente direkt innerhalb der Plattform digital signiert werden. Dadurch entfallen der manuelle Druck, Versand, Unterschrift und erneute Ablage von physischen Dokumenten.

Die Integration schafft einen nahtlosen Workflow und erhöht die Effizienz, da Dokumente direkt im DMS signiert und automatisch mit dem Zeitstempel versehen werden können. Dies ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung von Änderungen und sorgt für rechtliche Sicherheit.

Zusätzlich werden die Vorteile beider Lösungen kombiniert: Das DMS bietet die zentrale Verwaltung und Kontrolle von Dokumenten, während die digitale Signaturlösung die rechtliche Gültigkeit und Authentizität von digital unterschriebenen Dokumenten gewährleistet.

ELO for DocuSign – Effektive Zusammenarbeit leicht gemacht

Akten, Verträge, Rechnungen, Personaldaten lassen sich sicher und zuverlässig mit dem Enterprise-Content-Management-System ELO verwalten. DocuSign ist eine hochsichere Software für digitale Signaturen, mit der Verträge, Genehmigungen und andere Vereinbarungen direkt abgeschlossen werden können. Durch die Integration dieser digitalen Signaturlösung in Ihr ELO-System wird es möglich, Dokumente nahtlos innerhalb der ECM-Software mit einer elektronischen Unterschrift rechtssicher zu versehen, ohne dass Medienbrüche durch Ausdrucken, Versenden, Unterschreiben, Scannen und erneutes Ablegen entstehen.

ELO erleichtert Ihnen die Integration einer digitalen Signaturlösung, da alle gängigen Signaturlösungen auf Basis eines REST-Protokolls eingebunden werden können. So können Sie mit ELO for DocuSign von den umfangreichen Möglichkeiten profitieren, die Ihnen digitale rechtsgültige Signaturen bieten, um Ihre Dokumentenprozesse noch effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Dabei können sogar mehrere Unterzeichnende in einer festgelegten Reihenfolge abgefragt werden.

Wie rechtssicher sind Unterschriften mit DocuSign?

Mit DocuSign werden sowohl die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) als auch die qualifizierte elektronische Signatur (QES) unterstützt.

Bei der fortgeschrittenen Signatur wird ein Datenpaket in das Dokument integriert, um den Unterzeichner eindeutig zu identifizieren und sicherzustellen, dass nach der Unterzeichnung keine Änderungen unbemerkt am Dokument vorgenommen wurden. Die Identifizierung des Unterzeichners erfolgt rechtskonform durch den Abgleich der Sicherheitsschlüssel. Der Zeitpunkt der Unterschrift wird über Daten-Logs nachgewiesen.

Die qualifizierte elektronische Signatur wird darüber hinaus mithilfe einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt. Diese Einheit funktioniert ähnlich wie eine Smartcard, die jedoch vom Trust Service Provider (TSP) im Auftrag des Unterzeichners remote verwaltet werden kann. Dadurch können Manipulationen verhindert werden. Zudem erfolgt das Ausstellungsverfahren für digitale Zertifikate erst, nachdem der Unterzeichner seine Identität bestätigt hat.

Mit ELO for DocuSign kann jedes beliebige Dokument aus dem digitalen Archiv zur Signatur übergeben werden. Dabei ist die Signatur an allen Stellen im Dokument möglich. Besonders hoch sind die Synergien mit ELO for Contract.