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Die elektronische Rechnung: Was für Unternehmer bei den neuen Pflichten zu beachten ist

Stellen Sie regelmäßig Rechnungen an Behörden und öffentliche Institutionen aus? Dann sollten Sie unbedingt im Blick behalten, dass diese bald nur noch das elektronische Format akzeptieren.

Die deutsche Wirtschaft mag es nach den Grundlagen der Buchführung noch immer klassisch: So werden auch in diesem Jahr der Großteil aller Rechnungen in Papierform erstellt und als PDF versendet. Dabei sind technisch schon lange weitaus komfortablere Wege der Fakturierung möglich.

Aber keine Sorge: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bleiben natürlich weiterhin gewahrt. Das Bundesfinanzministerium hat diese Grundsätze hier nachlesbar zusammengefasst.

PDF nicht mehr zeitgemäß

Wenn Rechnungen in elektronischer Form versendet werden, passiert dies meist im PDF-Format. Das entspricht jedoch nicht den Richtlinien der EU (2010/45/EU bzw. die Ergänzung 2014/55/EU), denn nach den Plänen der Europäischen Kommission soll die elektronische Rechnungsstellung („e-Invoicing“) bis 2020 in Europa zum Standard werden. Besonders im öffentlichen Sektor werden aufgrund der Vielzahl an zu verarbeitenden Dokumenten bald keine PDF-Rechnungen mehr anerkannt.

Die XRechnung als neuer Standard

Bei der XRechnung handelt es sich im Unterschied zur PDF um ein Dateiformat, das auf einem XML-Datensatz basiert. Dieser kann auch automatisiert weiterverarbeitet werden, wofür weder eine manuelle Dateneingabe noch ein Lesegerät notwendig ist. Entwickelt wurde das Format seit 2016 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen und ist die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (2014/55/EU).

Ab November 2o2o bereits Änderungen bei der Akzeptanz

Und die Änderungen kommen schnell: Schon ab dem 27. November werden Rechnungen in Papier- oder PDF-Format von den Behörden abgelehnt – wenn der Auftragswert 1.000 Euro übersteigt. Auch Gemeinden und Kommunen werden die Änderungen wohl schnellstmöglich umsetzen. Dies dient vor allem zur Vereinfachung der Bürokratie und den damit verbundenen Zeit- und Kostenaufwänden. Die Regelungen auf Länderebene unterscheiden sich zum Teil erheblich voneinander – weitere Informationen bekommen Sie auf der Website des Verbands elektronische Rechnung (VeR).

Umstellung des Rechnungsformat auf XRechnung

Damit nun zukünftig auch an öffentliche Einrichtungen Rechnungen gestellt werden können, sollten Unternehmen bei der Umstellung des Formates schnell sein. Vielleicht müssen die Erstellung und der Versand oder die Übertragung vielleicht noch getestet werden, bevor das Format im eigenen ERP „live gehen“ kann. Das sollte bei der Planung beachtet werden.

eEvolution® bringt alle Voraussetzungen für die elektronische Rechnung mit

eEvolution bietet schon lange die ZUGFeRD Version 1.0 zum Erzeugen und Einlesen der Dokumente an. Bei dem ZUGFeRD-Format handelt es sich um ein vom “Forum für elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD)” gemeinsam entwickeltes Format für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern, welches den Anforderungen der internationalen Standardisierung entspricht und den einfachen Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungserstellung und Rechnungsempfänger ermöglichen soll. Mit der neusten eEvolution®-Version 10.1 kommen nun sowohl das Format XRechnung als die aktuelle Version ZUGFeRD 2.1 als neue Schnittstellen hinzu, die optional erworben werden können. Mehr zum ZUGFeRD-Format lesen Sie auch im wikiERP.

Die elektronische Rechnung ist ebenfalls revisionssicher zu speichern!

Selbstverständlich unterliegen die digital erzeugten Rechnungen nach GoBD auch zwingend der Pflicht, revisionssicher gespeichert zu werden. Mit Hilfe des Dokumenten-Management-Systems ELO kann dies geschehen – eEvolution verfügt über eine Schnittstelle, die automatisiert bei der Rechnungsstellung die Dokumente GoBD konform in ELO archiviert. So sind Sie jederzeit auf der rechtlich sicheren Seite.

Sie haben weitere Fragen zur XRechnung?

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