Microsoft Teams ist in vielen deutschen Unternehmen zur Standardlösung für Chat, Meetings und Zusammenarbeit geworden. Weltweit hat sich MS Teams zu mit täglich über 320 Millionen Nutzer zu einer der führenden Plattformen für Zusammenarbeit entwickelt.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Teams im Alltag so einsetzen, dass Abstimmungen schneller laufen, Informationen auffindbar sind, und wie Ihnen Teams auch zukünftig helfen wird, effizient zu arbeiten.
Wo kommt Microsoft Teams zum Einsatz?
Microsoft Teams ist ein zentraler digitaler Arbeitsbereich und in vielen Unternehmen als Bestandteil von Microsoft 365 etabliert. Die Plattform unterstützt eine strukturierte Kommunikation und Zusammenarbeit, auch wenn Teams standortübergreifend oder im Außendienst arbeiten.
Teams ist mehr als eine Chat-Lösung. Es bündelt Chat, Telefonie, Online-Besprechungen und Webinare und lässt sich eng mit weiteren Microsoft 365 Diensten verbinden. Dazu zählen zum Beispiel Outlook, SharePoint, OneDrive und Microsoft 365-Gruppen zur Verwaltung von Mitgliedschaften und Berechtigungen. Teams steht außerdem als App für Tablets und Smartphones zur Verfügung und ermöglicht so Zusammenarbeit und Abstimmung auch unterwegs.
Besprechungen und Webinare
Das Tool ermöglicht es Ihrem Team in einer interaktiven Besprechungsumgebung zu arbeiten. Videos oder Anzeigebilder der Teilnehmenden werden übersichtlich dargestellt und automatisch angepasst, um ein reibungsloses Meeting zu garantieren und die Kommunikation durch die Sichtbarkeit von Mimik und Gestik so natürlich wie möglich zu gestalten. Außerdem können Sie durch die Bildschirmfreigabe zeigen, was Sie gerade sehen oder bearbeiten. Zudem besteht die Möglichkeit, während einer Sitzung Gruppenräume zu erstellen, um beispielsweise das Team in Aufgabenbereiche zu unterteilen und die Ergebnisse am Ende in gesamter Runde zusammenzuführen.
Um die Ergebnisse von Meetings, auch gerade für Abwesende, zu dokumentieren, können diese aufgezeichnet werden. Für ein professionelles Auftreten im Home-Office ist es möglich, den angezeigten Hintergrund zu ändern oder unscharf zu stellen. Hierzu können eigene Hintergründe verwendet werden oder auf eine bestehende Auswahl von Hintergründen von seriös bis spaßig zurückgegriffen werden.
Auch für das Schulen Ihrer Mitarbeiter und Kunden bietet Teams eine geeignete Plattform. So können Webinare geplant und durchgeführt werden. Dafür können individuelle Registrierungsseiten mit eigenem Branding und Bestätigungs-E-Mails erstellt werden. Zudem können Sie einstellen, wer den Raum betreten darf, wessen Mikrofon und Kamera aktiv sind und weitere Einstellungen tätigen, die für ein reibungsloses Webinar notwendig sind. Durch die Nutzung von PowerPoint Live in Teams, können Präsentationen professionell durchgeführt werden und das Publikum direkt mit einbezogen werden, beispielsweise durch das Zeigen von Reaktionen mit Emojis. Ob das Webinar erfolgreich war, können Sie anschließend einer Teilnehmerstatistik entnehmen.
Chatten
Kurznachrichten sind im Alltag sowie geschäftlich zu einem beliebten und effizienten Kommunikationsmittel herangewachsen. Teams ermöglicht es Ihnen, Ihre Chats sinnvoll zu verwalten und zu organisieren. Teammitgliedern können Tags zugewiesen werden, für eine einfache Erwähnung im Chat und Weiterleitung der Nachrichten an erwähnte Personen. Außerdem lassen sich relevante Chats als Lesezeichen ablegen und später unter „Gespeichert“ erneut abrufen. Um Ihren Workflow nicht zu unterbrechen, können Sie auch Chats zeitweise oder permanent stumm schalten. Weitere praktische Funktionen sind das gleichzeitige Korrigieren von Inhalten, die Whiteboard-App und das Anlegen privater Projektbereiche. Die Such- und Filteroption erleichtern das Auffinden von Chatnachrichten und anderen Daten.
In vielen Bereichen wird neben Teams auch die E-Mailfunktion und der Kalender Outlook verwendet. Aus diesem Grund ermöglicht Teams eine direkte Übertragung von Konversationen aus Teams nach Outlook und garantiert so die einfache Verbreitung von Informationen per E-Mail. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern, die MS Teams bislang noch nicht nutzt, kann durch das Versenden entsprechender Links problemlos stattfinden.
Anrufe
Neben Kurznachrichten bietet Teams auch zahlreiche Anruffunktionen. Anrufe können zusammengeführt werden oder direkt von Ihrem Laptop auf das Smartphone umgeleitet werden. Die Anruftranskription bietet Barrierefreiheit, durch automatisch mitlesbar gemachte Anrufe. Auch die Anrufqualität kann in Teams überwacht werden und führt so zu einer erfolgreichen Telekommunikation in Ihrem Unternehmen.
Sicherheit und Datenschutz
Microsoft Teams wird über Richtlinien in Microsoft 365 administriert und unterstützt dadurch eine kontrollierte, sichere Zusammenarbeit. Dazu zählen je nach Lizenz und Konfiguration Funktionen wie Zugriffsschutz, Verschlüsselung sowie Compliance Optionen für Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit.
Mit Microsoft 365 Multi Geo können international aufgestellte Organisationen für unterstützte Dienste die Datenresidenz gezielter steuern, zum Beispiel für SharePoint und OneDrive. Der konkrete Umfang hängt vom jeweiligen Workload und der Tenant Konfiguration ab.
Die Zukunft von Teams
Microsoft entwickelt Teams in Richtung einer Plattform für hybride Zusammenarbeit, mit stärkerer Unterstützung durch KI und moderneren Meeting Formaten. Seit dem 1. Juli 2025 ist der klassische Teams Client nicht mehr verfügbar. Damit ist der neue Teams Client der Standard in Microsoft 365 Umgebungen.
Im Fokus stehen vor allem diese Entwicklungen:
- KI-gestützte Meeting Auswertung: Teams Premium bietet „Intelligent Recap“ mit automatisch erzeugten Notizen, empfohlenen Aufgaben und personalisierten Highlights.
- Copilot in Besprechungen: Copilot kann Kernaussagen zusammenfassen, Action Items ableiten und Fragen während oder nach dem Meeting unterstützen.
- Avatare in Meetings: Avatare ermöglichen Teilnahme und Präsenz, ohne die Kamera zu aktivieren.
- Immersive Events: Microsoft stellt Mesh Funktionen auf „immersive events“ in Teams um. Die frühere „Immersive space (3D) view“ in Teams Meetings wurde zum 1. Dezember 2025 abgelöst
eEvolution unterstützt Sie gerne bei der Einführung von MS Teams
In der eEvolution nutzen wir Teams schon seit einigen Jahren, vor allem die einfache Anbindung auf jedem mobilen Endgerät mit der Teams-App hilft uns dabei sehr, sogar im Auto oder im Zug.
Wenn Sie Teams nicht nur für Kommunikation nutzen möchten, sondern direkt aus ERP-Prozessen heraus mit Kunden, Lieferanten oder Kollegen arbeiten wollen, lesen Sie auch unseren Beitrag zur MS Teams Integration: Nahtlose Verbindung mit eEvolution ERP.
Benötigen Sie Unterstützung bei der Einführung von Teams oder einem anderen Office 365 Produkt, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Seite. Bitte kontaktieren Sie uns einfach, damit Sie produktiv bleiben und Ihr Home-Office bestens ausgestattet ist.
