Digitales Vertragsmanagement ist heute ein entscheidender Baustein, um Verträge nicht nur effizient zu verwalten, sondern als echten Wettbewerbsvorteil zu nutzen. Statt verstreuter Dokumente in Outlook, Fileservern und Ordnerstrukturen arbeiten Sie mit einer zentralen Plattform, in der alle Verträge, Fristen und Konditionen transparent, durchsuchbar und auswertbar sind. So behalten Sie jederzeit den Überblick zu laufenden Verpflichtungen, Risiken und Einsparpotenzialen.
Gerade mittelständische Unternehmen aus Handel, Dienstleistung und Industrie profitieren von einem digitalen Vertragsmanagement, das direkt an DMS und ERP anknüpft. Automatisierte Workflows, digitale Signaturen und eine revisionssichere Archivierung verkürzen Durchlaufzeiten und entlasten Fachbereiche, Einkauf und Rechtsabteilung. In diesem Beitrag zeigen wir, wie digitales Vertragsmanagement in der Praxis funktioniert, welche Vorteile es bietet und warum eine DMS integrierte Lösung mit ELO die Basis für zukunftssichere Vertragsprozesse schafft
Das stille Chaos: Die versteckten Kosten der manuellen Vertragsverwaltung
In vielen Unternehmen funktioniert das Vertragsmanagement immer noch mit Excel-Listen, Netzlaufwerken und E-Mail Anhängen. Auf den ersten Blick wirkt das pragmatisch und kostengünstig. Doch das traditionelle Vertragswesen und die Verwaltung von Vertragsangelegenheiten wird durch ein Vielzahl an manuellen Prozessen erschwert, was die Übersicht und Kontrolle über Verträge, Vertragsbedingungen und Vertragsparameter beeinträchtigt. In der Praxis entstehen genau dadurch unnötige Kosten, Risiken und Verzögerungen, die in keiner Kostenstelle sichtbar sind.
Typische Kostentreiber in der manuellen Vertragsverwaltung
- Verpasste Fristen und automatische Verlängerungen
Kündigungs- und Optionsfristen werden nicht zentral überwacht. Verträge verlängern sich zu alten Konditionen oder laufende Services bleiben unbemerkt bestehen. - Zeitverlust durch Suchen und Nachfragen
Mitarbeitende verbringen viel Zeit damit, Dokumente und aktuelle Versionen zu finden oder Kolleginnen und Kollegen nach Vertragsständen zu fragen. Diese Suchzeiten fehlen in wertschöpfenden Aufgaben. - Intransparente Risiken und Haftung
Vertragsklauseln zu Haftung, Service Levels oder Datenschutz liegen in einzelnen Dateien. Risiken lassen sich nicht systematisch bewerten oder vergleichen. - Fehlende Datengrundlage für Verhandlungen
Ohne zentrale Auswertungen zu Preisen, Laufzeiten oder Lieferantenperformance verhandeln Fachbereiche häufig „im Blindflug“ und verschenken Potenziale.
Digitales Vertragsmanagement ersetzt verstreute Ablagen durch ein zentrales, such- und auswertbares Vertragsarchiv. Fristen werden automatisiert überwacht, Versionen bleiben eindeutig und Kennzahlen zu Kosten, Laufzeiten und Risiken stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. So sinken operative Aufwände und gleichzeitig steigt der wirtschaftliche Nutzen jedes einzelnen Vertrags.
Was ist digitales Vertragsmanagement?
Digitales Vertragsmanagement geht weit über die einfache digitale Ablage von PDF-Dateien hinaus. Es bezeichnet die zentrale, softwaregestützte Verwaltung sämtlicher Verträge eines Unternehmens über den gesamten Vertragszyklus hinweg. Dazu zählen die Vertragserstellung, Überprüfung, Vertragsverhandlungen, Genehmigung, elektronische Vertragsunterzeichnung, Fristenmanagement sowie die revisionssichere Vertragsarchivierung und Auswertung der Vertragsinformationen.
Anstelle verstreuter Dateien in verschiedenen Ordnern steht eine zentrale Plattform, oft als Contract Lifecycle Management (CLM) bezeichnet, die als „Single Source of Truth“ für alle vertragsrelevanten Verpflichtungen und Chancen des Unternehmens dient.
Zu den typischen Funktionen einer digitalen Vertragsmanagementlösung gehören unter anderem:
- zentrale Vertragsdatenbank mit Volltextsuche und Versionierung
- standardisierte Vorlagen und Bibliotheken für wiederkehrende Vertragstypen
- Workflows für Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung
- automatische Fristenüberwachung mit Erinnerungen
- Auswertungen zu Laufzeiten, Kosten, Risiken und Lieferanten oder Kunden
In der Praxis ersetzt digitales Vertragsmanagement manuelle, fehleranfällige Prozesse und schafft die Grundlage, Verträge nicht nur zu verwalten, sondern aktiv zu steuern. Besonders leistungsfähig wird der Ansatz, wenn das Vertragsmanagement direkt in ein vorhandenes digitales Dokumentenmanagement-System integriert ist und so alle vertragsrelevanten Dokumente und Prozesse in einer Umgebung zusammenführt.
Die 7 entscheidenden Vorteile für Ihr Unternehmen
Digitales Vertragsmanagement macht Vertragsprozesse nicht nur schneller und transparenter, sondern messbar wirtschaftlicher. Die folgenden sieben Vorteile zeigen, warum sich der Umstieg von manueller auf digitale Vertragsverwaltung für Unternehmen lohnt.
1. Bessere Kostenkontrolle
Verträge, Konditionen und Preisgleitklauseln sind zentral erfasst und auswertbar. Einkauf und Fachbereiche sehen auf Knopfdruck, wo Einsparpotenziale liegen und vermeiden unnötige Ausgaben durch ungünstige Konditionen.
2. Keine Fristen mehr verpassen
Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen werden systematisch erfasst und überwacht. Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass rechtzeitig entschieden wird, ob ein Vertrag verlängert, angepasst oder beendet werden soll.
3. Weniger operativer Aufwand
Suchen, Nachfragen und manuelle Listenpflege entfallen. Mitarbeitende greifen auf eine zentrale Vertragsdatenbank zu, nutzen Vorlagen und Workflows und sparen dadurch Zeit in der täglichen Arbeit.
4. Höhere Transparenz und bessere Zusammenarbeit
Alle Beteiligten arbeiten mit derselben Datenbasis. Status, Verantwortlichkeiten und Versionen sind klar erkennbar. Das reduziert Abstimmungsaufwand zwischen Fachbereichen, Einkauf, Recht und Management.
5. Geringeres Risiko und bessere Compliance
Regelungen zu Haftung, Datenschutz, Informationssicherheit und Service Levels sind nachvollziehbar dokumentiert. Prüfpfade, Freigaben und Änderungen bleiben revisionssicher nachverfolgbar, Audits werden einfacher.
6. Schnellere Vertragsabschlüsse
Standardisierte Vorlagen, digitale Workflows und elektronische Signaturen verkürzen die Durchlaufzeiten vom Entwurf bis zur Unterschrift. Vertrieb, Einkauf und Management können Vereinbarungen schneller abschließen.
7. Vertragsdaten als Entscheidungsgrundlage
Digitales Vertragsmanagement macht Vertragsdaten auswertbar. Dashboards und Reports liefern Kennzahlen zu Kosten, Laufzeiten, Lieferanten und Kunden. Damit wird Vertragsmanagement vom administrativen Pflichtprozess zum strategischen Steuerungsinstrument.
Der digitale Vertragslebenszyklus in der Praxis
Digitales Vertragsmanagement bildet den gesamten Weg eines Vertrags in einem durchgängigen Prozess ab. Vom ersten Entwurf bis zur Archivierung laufen alle Schritte in einem zentralen System zusammen und werden über Workflows gesteuert.
1. Bedarf und Erstellung
Zu Beginn steht ein konkreter Bedarf, etwa ein Lieferantenvertrag. Über Vorlagen und Klauselbibliotheken werden standardisierte Vertragsentwürfe mit rechtlich geprüften Formulierungen erstellt. So werden Fehler reduziert und die Erstellung beschleunigt.
2. Prüfung und Verhandlung
Der Entwurf durchläuft definierte Prüf- und Freigabewege. Rechtsabteilung, Einkauf und Fachbereiche kommentieren direkt im System, Versionen werden automatisch nachverfolgt. Änderungen und Gegenangebote bleiben dokumentiert und Entscheidungen nachvollziehbar.
3. Freigabe und elektronische Unterzeichnung
Nach Festlegung aller Konditionen wird der Vertrag elektronisch freigegeben. Interne Verantwortliche und externe Partner unterschreiben digital und rechtssicher. Medienbrüche entfallen, und die Durchlaufzeiten verkürzen sich.
4. Nutzung und Fristenüberwachung
Der Vertrag bleibt ein aktiver Datensatz. Laufzeiten, Kündigungsfristen und Service Levels werden als strukturierte Daten hinterlegt und automatisch überwacht. Verantwortliche erhalten rechtzeitig Erinnerungen.
5. Verlängerung, Anpassung oder Beendigung
Vor Ablauf entscheidet das Unternehmen: verlängern, neu verhandeln oder beenden. Änderungen werden als Nachträge im gleichen Lebenszyklus geführt. Nach Vertragsende erfolgt die revisionssichere Archivierung.
6. Analyse und Optimierung
Über Dashboards werden Vertragsdaten zu Kosten, Laufzeiten und Risiken ausgewertet. So erkennen Unternehmen wertvolle Verträge und optimieren ihre Einkaufs- und Vertriebsstrategie. Digitales Vertragsmanagement wird zum strategischen Steuerungsinstrument.
Digitales Vertragsmanagement mit ELO: Vom Kostenfaktor zum strategischen Asset
Mit einem effizienten Vertragsmanagement können Unternehmen ihren Wettbewerbsvorteil stärken, da sie damit in der Lage sind, schnell auf vertragsrelevante Meldungen zu reagieren.
Ein ECM-System wie ELO unterstützt dabei die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen mit zahlreichen Workflows – schnell, vollautomatisiert und ohne Medienbrüche. Die erforderlichen Informationen werden aus den Schnittstellen des ECM-Systems zu kaufmännischen Fachanwendungssystemen, Groupware, Anwendungen der Finanzbuchhaltung, ERP-Systemen sowie zu den Fachapplikationen generiert. Dadurch stehen alle relevanten Daten für ein digitales Vertragsmanagement zur Verfügung.
Vieles spricht für den Einsatz einer Vertragsmanagement-Software. Wir haben hier die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:
Beschleunigte Ablagevorgänge vereinfachen Vertragserstellung
Per Drag-and-drop können Sie dann zu einem Vertrag gehörende Dokumente (z. B. Vertragsentwürfe, Korrespondenzen) der digitalen Vertragsakte hinzufügen. Neu zu verhandelnde oder abzuschließende Verträge lassen sich direkt im Vertragsmanagement-Programm erstellen. Hierbei werden Sie durch zahlreiche Assistenten, Vorgaben und Musterverträge unterstützt.
Erleichterte interdisziplinäre Zusammenarbeit
Für alle Zugriffsberechtigten ist eine schnelle und systematische Einsicht in alle relevanten Verträge gewährleistet. Zu jedem Vertragsdokument gehört auch ein Feed. So lassen sich auch Nachfragen, Anmerkungen oder Vorschläge untereinander austauschen.
Visualisierung des Vertragslebenszyklus
Durch digitales Vertragsmanagement ist der gesamte Lebenszyklus eines Vertrags mit allen Terminen, Fristen, Dokumenten, Notizen, Protokollen und ggf. einer Änderungshistorie auf Knopfdruck verfügbar. Dieser globale Überblick erleichtert den Status Ihrer Verträge zu beurteilen und zu vergleichen.
Blitzschnelle Informationssuche
Das ECM-System ELO erleichtert und beschleunigt im Hintergrund durch seine vielfältigen Suchfunktionen das Auffinden von Dokumenten. Mittels Metadaten können Sie nach Stichworten, nach einem Datum, einer Vertragsnummer, einem Hashtag oder nach irgendetwas suchen, an das Sie sich erinnern.
Minimierung von Vertragsrisiken
Behalten Sie die Kontrolle über risikomindernde Maßnahmen und lassen Sie sich zu wichtigen Terminen oder bei Änderungen an Ihren Verträgen Warnmeldungen senden. Dabei sollte die Wiedervorlage- oder Erinnerungsfunktion nicht nur vor Vertragsfristen warnen, sondern auch an Vertragsrevisionen erinnern, die regel- oder turnusmäßig durchzuführen sind.
Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Compliance Standards
Verträge beinhalten sensible Daten, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Darum ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich, um rechtliche Risiken zu minimieren. Mit einer leistungsstarken Rechteverwaltung weisen Sie Rollen eindeutig zu und steuern damit den Zugriff.
80 % Zeitersparnis durch zertifizierte E-Signatur
Digital unterschriebene Verträge sind in Deutschland rechtsgültig. Mit ELO for DocuSign kann jeder Vertrag auch mit mehreren Unterzeichnern rechtsicher unterschrieben werden, z.B. mit elektronischer einfacher Signatur (EES), fortgeschrittener elektronischer Signatur (FES) oder qualifizierter elektronischer Signatur (QES). So erhalten und leisten Sie schnell und komfortabel alle notwendigen Unterschriften ohne den Vertrag auf dem Postweg mehrfach hin und her zu versenden.
Mit ELO den Vertragsmanagement-Prozess im Griff
Mit ELO Dokumentenmanagement stellen Unternehmen sicher, dass ihre digitalen Vertragsprozesse den lokalen und internationalen Anforderungen entsprechen. So werden rechtliche Risiken im digitalen Vertragsmanagement minimiert.
Mit digitalem Vertragsmanagement reduzieren Sie beispielsweise bei Ihrem Beschaffungsteam die Zeit, die sie für die Vertragsverwaltung benötigen. Diese gewonnene Zeit können sie dann viel besser für die Optimierung der Beschaffungsprozesse und Lieferantensuche einsetzen. Das sichert Ihnen Wettbewerbsvorteile.
Wie behält man den Überblick über alle relevanten Verträge? Und auf was sollte man generell bei der Auswahl einer Vertragsmanagement-Software achten? Welche Vorschriften gibt es für digitale Verträge? Das ELO Whitepaper „Digital neu denken: Vertragsmanagement im Einkauf“ liefert Antworten und Impulse am Beispiel der Einkaufsabteilung in einem Unternehmen.
