Jeden Tag sammeln Unternehmen weltweit riesige Mengen an Daten. Doch der eigentliche Wert dieser sogenannten Big Data liegt darin, die Daten auszuwerten. Wer diese Daten gezielt nutzen will, steht vor vielen Möglichkeiten. In diesem Artikel schauen wir uns Business Process Mining genauer an und erklären, wie es sich von klassischer Business Intelligence unterscheidet.
Was ist Business Intelligence (BI)?
Mit Hilfe von BI-Plattformen werden Daten gesammelt, ausgewertet und dargestellt, um konkrete Aussagen über die Performance des eigenen Unternehmens treffen zu können. Durch die systematische Analyse der Daten werden deren Zusammenhänge erarbeitet und mittels Key-Performance-Indikatoren (KPI) visualisiert. Auf dieser Basis können fundierte Entscheidungen getroffen werden, um das Unternehmenswachstum zu fördern. Weitere Informationen finden Sie dazu im Artikel „Bedeutung von Business Intelligence für KMU“.
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Mehr InformationenWas ist Business Process Mining (BPM)?
Business Process Mining ist eine Technik zur Analyse, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Spezielle Algorithmen helfen dabei, aus aufgezeichneten Ereignisdaten wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Diese Ereignisse (Events) werden logisch in ihrem Ablauf verknüpft und visualisiert. Auf dieser Basis können völlig neue Prozesse geschaffen oder ineffiziente Abläufe verbessert werden.
Die drei aufeinander aufbauenden Funktionen von Process Mining sind:
- Rekonstruktion und Visualisierung des Ist-Prozesses: Das tatsächliche aktuelle Vorgehen wird aus den Daten nachgebildet und grafisch dargestellt.
- Abgleich mit dem Soll-Prozess sowie Ermittlung und Visualisierung von Abweichungen: Der rekonstruierte Ist-Prozess wird mit dem gewünschten Soll-Prozess verglichen. Abweichungen werden identifiziert und visualisiert.
- Optimierung des Prozessmodells: Auf Grundlage dieser Erkenntnisse wird der Prozess angepasst und verbessert.
Vergleich von Business Process Mining und Business Intelligence
BPM und BI haben einige Gemeinsamkeiten. Sie befassen sich beide mit der Verwaltung und Analyse von Geschäftsdaten. Sie liefern umsetzbare Erkenntnisse, die die Geschäftsentscheidungen unterstützen. In der Regel greifen beide Ansätze auf die gleichen Datenquellen zurück – oft stammen die Daten aus einem zentralen Data-Warehouse oder direkt aus dem ERP-System. Kritische Geschäftsprozesse lassen sich sowohl mit BI als auch mit BPM untersuchen.
Trotz dieser Überschneidungen unterscheiden sich BI und BPM deutlich in ihrer Funktionsweise und im Umfang der Analysen.
Was wird analysiert?
Der wichtigste Unterschied liegt in der Tiefe und dem Fokus der Analyse. BI betrachtet Prozesse auf einer höheren, übergeordneten Ebene und zeigt, wie sich Probleme in einzelnen Prozessen auf das Gesamtgeschäft auswirken. Allerdings setzt BI voraus, dass die Prozessabläufe im Detail bekannt sind.
BPM hingegen analysiert Prozesse im Detail und geht den Ursachen von Problemen auf den Grund. Dabei wird ermittelt, wo Engpässe oder Schwachstellen entstehen und warum. Darüber hinaus können Unternehmen mit Process Mining auch bislang unbekannte Problemstellen in ihren Abläufen aufdecken. Hier zeigt sich ein wesentlicher Unterschied zur klassischen BI.
Funktionsweise von BI und Business Process Mining
BI-Tools zeigen Trends, Muster und Korrelationen zwischen Datensätzen auf. Um davon Erkenntnisse abzuleiten, ist die Analyse der zugrunde liegenden Prozesse und die kontinuierliche Interpretation von Daten notwendig. Wenn KPI zeigen, dass ein Prozess nicht gut funktioniert, muss jedoch der Analyst entscheiden, warum und welche Korrekturmaßnahmen notwendig sind. BI ist deshalb ein hervorragendes Werkzeug zur Überwachung von KPI. Es ist jedoch insofern lückenhaft, als es davon ausgeht, dass am Geschäftsprozess selbst nichts auszusetzen ist.
Business Process Mining geht einen Schritt weiter und nimmt gezielt die Engpässe in den Blick, die für eine schwache Performance verantwortlich sind. Die Ergebnisse der BPM-Analyse sind eindeutig und lassen kaum Interpretationsspielraum. BI kann beispielsweise aufzeigen, dass ein Prozess einen vorgegebenen KPI-Wert nicht erreicht. BPM hingegen identifiziert den konkreten Engpass, an dem im Prozess die meiste Zeit verloren geht. Anschließend macht BPM Vorschläge, wie sich dieser Engpass beseitigen lässt.
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Automatisierung ist ein wachsender Trend zur Prozessverbesserung, um Prozesse zu verbessern und die betriebliche Effizienz zu steigern. Auch in diesem Bereich unterscheiden sich BI und BPM. BI liefert in diesem Punkt keinen Hinweis darauf, welche Aufgaben sich für eine Automatisierung anbieten. BPM hingegen deckt Automatisierungspotenziale gezielt auf.
Anhand der Analyse von Benutzerinteraktionen kann BPM prognostizieren, welche Auswirkungen die Automatisierung einer bestimmten Aufgabe auf nachgelagerte Prozessschritte oder sogar auf das gesamte Unternehmen hätte. Diese Erkenntnisse dienen als Grundlage, um verschiedene „Was-wäre-wenn“-Szenarien durchzuspielen – noch bevor die Automatisierung in der Praxis umgesetzt wird.
Fazit
ERP-Systeme sind eine der häufigsten Datenquellen für Process-Mining-Anwendungen. Da viele Unternehmen ihren Fokus verstärkt auf die Prozessoptimierung legen, gewinnt Business Process Mining im ERP-Umfeld zunehmend an Bedeutung. Neben dem Blick auf die gesamte operative Prozesskette, könnte Business Process Mining auch genutzt werden, um Interaktionen der ERP-Anwender zu erfassen. Auf diese Weise werden beispielsweise unnötig häufige manuelle Eingriffe sichtbar. Aus solchen Erkenntnissen lassen sich Optimierungen für das ERP-System ableiten, womit sich Abläufe effizienter gestalten und die Kundenzufriedenheit steigern lassen.
Haben Sie Fragen?
Sie haben Fragen zu Business Process Mining, Business Intelligence oder unserem ERP-System eEvolution? Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Unternehmensdaten und Geschäftsprozesse aus verschiedenen Blickwinkeln zu analysieren und auszuwerten, um Optimierungspotenziale aufzudecken. Wenden Sie sich gerne an uns – wir beraten Sie kompetent und persönlich.
