Papierverträge sind in vielen Unternehmen noch Alltag. Doch analoge Prozesse sind umständlich, zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit digitalen Verträgen lassen sich rechtssichere Vereinbarungen vollständig elektronisch abbilden, d.h. vom Erstellen der Verträge über die Unterschrift bis zur Archivierung.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen bieten skalierbare, digitale Vertragsprozesse enorme Vorteile. Sie verkürzen Durchlaufzeiten, senken Kosten und ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende DMS- und ERP-Systeme.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Verträge digital unterschreiben und rechtssicher einsetzen sowie welche Tools sich dafür eignen. Sie erhalten konkrete Handlungsempfehlungen für den Einstieg in die digitale Vertragswelt.

Ein digitaler Vertrag ist eine rechtsgültige Vereinbarung, die komplett elektronisch erstellt, signiert und archiviert wird. Er ersetzt den klassischen Papiervertrag und ermöglicht eine durchgängige Digitalisierung ohne Ausdrucke oder Scans. Entscheidend für die Rechtsgültigkeit ist die Art der elektronischen Signatur, die von der einfachen elektronischen Signatur bis zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) reicht, geregelt durch die eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services).

Digitale Verträge finden Anwendung bei verschiedenen Vertragstypen wie Arbeitsverträgen, Verschwiegenheitserklärungen oder Lieferantenvereinbarungen. Für Unternehmen sind sie ein zentraler Baustein der Digitalisierung und optimieren den gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung über die Unterzeichnung bis zur revisionssicheren Ablage in PDF-Dateien. Moderne E-Signatur Lösungen wie Yousign oder DocuSign unterstützen dabei, Medienbrüche zu vermeiden und den Vertragsabschluss effizient zu gestalten.

Die rechtliche Anerkennung digitaler Verträge und Signaturen basiert in Europa auf der eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014). Sie schafft seit 2016 einheitliche Standards für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. In Deutschland wird sie ergänzt durch Regelungen im BGB (§ 126a) und das Vertrauensdienstegesetz (VDG).

Für Unternehmen bedeutet das: Elektronisch unterzeichnete Verträge können genauso rechtsgültig sein wie Papierverträge, sofern die richtige Signaturform verwendet wird.

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Arten elektronischer Signaturen. Je nach Einsatzbereich gelten unterschiedliche Anforderungen:

Dies ist die niedrigste Stufe und umfasst einfache Methoden wie das Einfügen eines Namens unter eine E-Mail, das Hochladen einer eingescannten Unterschrift oder das Anklicken einer Schaltfläche mit „Ich akzeptiere“. Sie ist schnell einsetzbar, bietet aber nur eine geringe Beweiskraft vor Gericht. Unternehmen nutzen sie vor allem bei internen Freigaben oder in risikoarmen Fällen ohne gesetzliche Formvorgabe.

Die fortgeschrittene Signatur ist technisch anspruchsvoller. Sie verknüpft die Identität des Unterzeichners eindeutig mit dem Dokument und stellt sicher, dass der Inhalt nach der Signatur nicht mehr verändert werden kann. Für viele B2B-Anwendungsfälle ist die FES ausreichend, wie z. B. für Angebote, Auftragsbestätigungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen. Sie bietet ein gutes Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Bedienkomfort.

Die QES ist die einzige Signaturform, die laut eIDAS-Verordnung der handschriftlichen Unterschrift vollständig gleichgestellt ist. Sie erfordert eine vorherige Identitätsprüfung über zertifizierte Vertrauensdiensteanbieter und nutzt ein sicheres Signaturerstellungssystem.
Die QES bietet die höchste Sicherheit und wird oft bei formgebundenen Dokumenten und in regulierten Branchen eingesetzt. Besonders bei sensiblen Vereinbarungen im B2B-Bereich sollte man rechtlich auf Nummer sicher gehen. Unternehmen sollten darum frühzeitig festlegen, welche Signaturform in welchem Anwendungsfall zum Einsatz kommt und in einer unternehmensweiten Signaturrichtlinie dokumentieren.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist immer dann vorgeschrieben, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt. Dazu zählen unter anderem:

• Arbeitsverträge (wenn nicht ausschließlich elektronisch abgeschlossen)
• Befristete Arbeitsverträge nach § 14 TzBfG
• Miet- oder Pachtverträge
• Verbraucherkreditverträge
• Handelsregisteranmeldungen
• Kündigungen (nicht digital möglich – Schriftform zwingend)

Tipp: Prüfen Sie bei jedem Vertragstyp, ob eine gesetzliche Schriftform erforderlich ist. Falls ja, muss zwingend die QES eingesetzt werden.

Unternehmen, die regelmäßig formgebundene Verträge abschließen, sollten frühzeitig in eine QES-fähige Signaturlösung investieren. Sie ist manipulationssicher und nutzt eine Public Key Infrastructure mit kryptografischem Schutz.

Durch digitale Vertragsunterzeichnung können Sie Ihre Durchlaufzeiten erheblich verkürzen. Kein Ausdrucken, Scannen oder postalischer Versand. So werden Verträge in Minuten statt Tagen abgeschlossen.

Digitale Verträge ermöglichen eine klare Dokumentation aller Änderungen und Aktionen (Audit Trail). So lassen sich Unterschriften und Verantwortlichkeiten jederzeit nachvollziehen.

Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – Verträge online unterschreiben funktioniert überall. Das erleichtert insbesondere internationalen Unternehmen die Zusammenarbeit.

Digitale Prozesse sparen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten: weniger Papier, Porto, Druckerbetrieb und Lagerhaltung. Gleichzeitig sinkt das Risiko von Fehlern und Nachverhandlungen.

Mit digitalen Verträgen reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch erheblich und verbessern Ihre CO₂-Bilanz. Das ist ein Plus für Umwelt und Markenimage.

Ein mittelständischer Service-Dienstleister für Industrieanlagen nutzt ELO Contract, um seine Kunden- und Wartungsverträge digital zu managen. Durch Integration von DocuSign für rechtskonforme digitale Signaturen (FES/QES) in Kombination mit ELO Workflows konnten folgende Vorteile erzielt werden:

• 50 % schneller Vertragsabschlüsse
• 100 % digitale Ablage mit GoBD-konformer Archivierung
• Reduzierung des Zeitaufwands im Backoffice um 30 %

Alle Verträge werden heute digital archiviert, versioniert und revisionssicher gespeichert. Die Mitarbeitenden greifen zentral auf Vertragsvorlagen zu, initiieren neue Vertragsprozesse und behalten stets den Überblick.

• Welche Verträge werden regelmäßig abgeschlossen?
• Welche Formanforderungen bestehen?
• Wer ist intern verantwortlich?

Prüfen Sie für jeden Vertragstyp, ob die Schriftform vorgeschrieben ist und welche Signaturform (EES, FES, QES) erforderlich ist.

• Abstimmung zu eIDAS, DSGVO, HGB & GoBD
• Betriebsvereinbarungen bei Einführung im Personalbereich
• Prüfung von internationalen Anforderungen (z. B. bei Konzernstrukturen)

Tipp: Ein internes „Signatur-Policy-Dokument“ schafft Klarheit für alle Beteiligten.

Erstellen Sie standardisierte Word-/PDF-Vorlagen mit Platzhaltern für Signaturen, Fristen, Beträge und Vertragsinhalte. Speichern Sie wiederkehrende Klauseln oder Textbausteine ab.

Nutzen Sie eine QES-fähige Signaturlösung wie DocuSign oder Adobe Sign. Die Signaturplattform wird über Schnittstellen mit dem ELO DMS verbunden. So können Sie Verträge digital unterschreiben, prüfen und sicher ablegen.

Bilden Sie Genehmigungs- und Unterschriftsprozesse digital ab:

• Rollen & Freigaben
• Eskalationen bei Fristverzug
• automatische Erinnerungen

Ein erfolgreiches Projekt lebt vom Mitziehen der Belegschaft. Schulen Sie Ihre Teams im sicheren Umgang mit digitalen Vertragsabschlüssen und rechtlichen Grundlagen. Vielleicht starten Sie auch erstmal mit einer Vertragsart. Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt können weitere Vertragsarten folgen.

Ein unterschriebener digitaler Vertrag allein reicht nicht. Er muss auch ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Dabei gelten in Deutschland insbesondere:

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung)
• HGB und AO (Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen)
• eIDAS und VDG (für Nachweis- und Prüfbarkeit elektronischer Signaturen)

Ein modernes DMS wie ELO ECM Suite erfüllt diese Anforderungen standardmäßig. Über integrierte Workflows können Verträge automatisch revisionssicher archiviert und bei Bedarf fristgerecht gelöscht werden.

Verträge GoBD-konform ablegen:

• Automatische Ablage im DMS
• Lesbarkeit, Unveränderbarkeit und Zugriffsrechte definieren
• Fristen und Löschkonzepte festlegen
• Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen (Audit-Funktion)

Compliance sollte nicht das Schlusslicht sein, sondern von Anfang an mitgedacht werden.

Ein strukturierter Einstieg spart langfristig nicht nur Kosten, sondern erhöht die Rechtssicherheit und beschleunigt Geschäftsprozesse deutlich. Wer frühzeitig Standards setzt, profitiert von konsistenten, nachvollziehbaren und zukunftssicheren Vertragsabläufen.

Als zertifizierter ELO-Partner bieten wir Ihnen:

• Beratung & Konzeption Ihrer digitalen Vertragsstrategie
• Einrichtung von ELO Contract inkl. Vorlagen, Rechte, Workflows
• Anbindung externer Signaturlösungen (z. B. QES-Standards)
• Schulungen & Support für Ihre Fachabteilungen
• Lokales Hosting (On-Premises) oder in der Cloud

ELO Contract ist modular, skalierbar und DSGVO-konform und damit ideal für Unternehmen jeder Größe.

Ein digitaler Vertrag vereinfacht nicht nur den Abschluss von Vereinbarungen – er steigert Ihre Effizienz, senkt Kosten und sorgt für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Moderne digitale Signaturlösungen in Kombination mit einer DMS-Plattform wie ELO Contract machen es möglich, Verträge digital zu unterschreiben, sicher zu archivieren und rechtlich korrekt zu verwalten.

Als zertifizierter ELO-Partner begleiten wir Sie bei jedem Schritt: von der Analyse über die Umsetzung bis zum Go-Live. Sichern Sie sich jetzt Ihre Demo oder lassen Sie sich beraten. Starten Sie in die Zukunft des digitalen Vertragsmanagements.