Digitales Bewerbermanagement: Modernes Recruiting für effiziente HR-Prozesse

Der Fachkräftemangel in vielen Branchen stellt besondere Ansprüche an die Personalabteilung. Es müssen Recruiting-Maßnahmen ausgearbeitet werden, die sich mit den verschiedenen Prozessen im Personalbereich verknüpfen lassen. Das Bewerbermanagement ist sehr umfassend. Es reicht von Bedarfsplanung über Kandidatensuche, von Bewerberauswahl bis zur Einstellung oder zum Onboarding der Fachkräfte. Dabei sind eine qualifizierte Bearbeitung und zielführende Kommunikation mit hohem Aufwand verbunden und kostenintensiv.

Darüber hinaus sind Verantwortliche im Personalbereich verpflichtet die gesetzlichen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten zu erfüllen. Schon allein die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungs- und Löschfristen ohne digitale Unterstützung konsequent einzuhalten, stellt die Betroffenen häufig vor Herausforderungen.

Was ist digitales Bewebermanagement?

Digitales Bewerbermanagement umfasst alle digitalen Recruiting Prozesse zur Gewinnung, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter. Dazu gehören:

• Digitale Erfassung und Verwaltung von Bewerbungen
• Automatisierte Kommunikation mit Bewerbenden
• Zentrale Ablage aller Dokumente und Informationen
• Strukturierte Auswahlprozesse mit klaren Verantwortlichkeiten
• DSGVO-konforme Speicherung und Löschung von Daten

Die Digitalisierung ersetzt manuelle Tätigkeiten und schafft einen transparenten Prozess, der HR-Teams deutlich entlastet.

Vorteile von digitalem Bewerbermanagement

Unternehmen benötigen heute schnellere Abläufe und verlässliche Daten. Ein digitales Bewerbermanagement bietet dafür konkrete Vorteile:

Effizienz und Geschwindigkeit

Digitale Formulare, zentrale Akten und automatisierte Weiterleitungen verkürzen Bearbeitungszeiten erheblich. Standardkommunikation von Eingangsbestätigungen bis zur Einladung kann automatisiert versendet werden.

Rechtssichere Verarbeitung personenbezogener Daten

Löschfristen für Bewerbungsunterlagen werden automatisch eingehalten. Zugriffsbeschränkungen und Protokolle sorgen für DSGVO-konforme Datenhaltung.

Transparenz für alle Beteiligten

Dashboards, Statusanzeigen und digitale Workflows stellen sicher, dass Verantwortliche jederzeit wissen, welche Schritte anstehen und welche Informationen noch fehlen.

Optimierte Candidate Experience

Schnelle Rückmeldungen und strukturierte Kommunikation erhöhen die Zufriedenheit der Bewerbenden und verbessern das Arbeitgeberimage.

Digitales Bewerbermanagement mit ELO HR Recruiting

Das Rekrutieren von qualifizierten Fachkräften wird immer schwieriger. Nur wer moderne Methoden zur Rekrutierung nutzt und sich digital unterstützen lässt, wird sich auch zukünftig erfolgreich gegen den Wettbewerb durchsetzen.

Mit einer Bewerbermanagement-Software lässt sich ein Bewerbungszyklus transparent und effizient managen: von der Personalbedarfsplanung über Bewerberprozesse bis zum Personalmanagement. Verbunden mit einem Enterprise-Content-Management-System sind beste Voraussetzungen geschaffen, um sämtliche wichtigen Informationen allen Beteiligten bereitzustellen.

Hier finden Sie einige Beispiele, welche Aufgaben mit der Bewerbermanagement-Software verwaltet werden:

Optimale Personalbedarfsplanung

Das moderne Bewerbermanagementsystem ermöglicht es Fachabteilungen, Personalbedarf digital zu über ein Formular zu melden. Danach kann die Personalabteilung den Antrag mit einem Klick freigeben und direkt im Anschluss eine Stellenbeschreibung erstellen.

Effiziente Erstellung der Stellenausschreibungen

Für die Personalabteilung stehen integrierte und individuell anpassbare Vorlagen für Stellenanzeigen zur Verfügung. Die Veröffentlichung kann auf der eigenen Website, auf einem internen Job-Portal oder auf externen Job-Plattformen erfolgen.

Zentrale Verwaltung der Bewerbungen

Sämtliche Bewerbungen, Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Testergebnisse werden zentral in einer automatisch erstellten, digitalen Bewerberakte gespeichert, strukturiert und verwaltet. Die Bewerberakten von abgelehnten Bewerbern werden nach Ablauf der eingestellten Löschfrist automatisch zur Löschung vorgemerkt.

Vorbereitung des Onboardings

Vereinfachen Sie den Onboarding-Prozess und erleichtern Sie Ihren neuen Mitarbeitern die ersten Tage im Unternehmen. Hinterlegen Sie beispielsweise Checklisten, Einarbeitungspläne, Schulungen, eine Liste der Kollegen und zuständige Vorgesetzte.

Übersichtliche Bewerbermanagement-Prozesse

Eingangsbestätigungen, Einladungen und Absagen können automatisiert per Vorlage versendet werden. Jede Kommunikation mit Bewerbern wird zentral in der Bewerberakte abgelegt. In einem übersichtlichen Dashboard werden alle wichtigen Informationen, Bewertungen und Analysen für das Auswahlverfahren zur Verfügung gestellt.

Automatisierte Workflows und Freigaben

Mit dem integrierten Workflow-Designer lassen sich Genehmigungen, Abstimmungen und interne Entscheidungen digital abbilden und automatisieren.

Beispiele für automatisierte Recruiting-Workflows:

• Freigabe der Bewerbung durch die Fachabteilung
• Terminvereinbarung für Interviews
• Erstellung von Vertragsentwürfen
• interne IT- oder Compliance-Prüfungen

Alles verläuft strukturiert, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche.

Checklisten und Aktivitätsübersichten

Checklisten unterstützen HR-Teams dabei, alle notwendigen Schritte im Recruiting Prozess vom Erstkontakt bis zum Onboarding einzuhalten. ELO stellt dafür vorkonfigurierte Checklisten bereit, die mit Kommentarfunktionen ergänzt werden können.

Das HR-Board zeigt zudem alle offenen Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten übersichtlich an.

Die digitale Personalakte im Recruiting-Prozess

Die digitale Personalakte ist nicht erst nach der Einstellung relevant, sondern bereits während des Bewerbungsprozesses.

• Datensicherheit & Compliance: Die digitale Personalakte setzt auf rollenbasierte Zugriffskonzepte und Verschlüsselungsmechanismen. Nur berechtigte Personen können Bewerberdaten einsehen. Zugriffe und Änderungen werden vollständig protokolliert.
• Automatische Fristenüberwachung: Die ELO-Personalakte überwacht automatisch wichtige Fristen. Das betrifft nicht nur Probezeitende oder Vertragsfristen, sondern auch Löschfristen für Bewerbungsunterlagen .
• Nahtlose Datenübernahme bei Einstellung: Wird ein Bewerber eingestellt, übernimmt die digitale Personalakte Daten und Dokumente vollständig und strukturiert. Prozesse wie Stammdatenerfassung, Onboarding oder IT-Bereitstellungen lassen sich direkt digital starten.
• Integration in bestehende HR-Systeme: Bestehende HR-Systeme können angebunden werden. Stammdaten werden automatisch synchronisiert, sodass Unternehmen eine durchgängige HR-Datenbasis nutzen

Welche rechtlichen Grundlagen genau gelten und wie Unternehmen die digitale Personalakte rechtskonform einführen, erfahren Sie im ausführlichen Artikel:

Ist die digitale Personalakte Pflicht? Erfahren Sie, warum Unternehmen sie jetzt einführen sollten.

Bewerbermanagement Software ist ein Wettbewerbsvorteil

Ein digitaler Bewerbungsprozess ermöglicht schnellere Entscheidungen, mehr Transparenz, geringere Kosten und sichere Prozesse. Unternehmen, die moderne ELO-Lösungen nutzen, profitieren von:

• durchgängiger Digitalisierung
• automatisierten Recruiting-Abläufen
• höherer Datensicherheit
• kürzeren Entscheidungswegen
• nahtloser Integration in bestehende Software
• einem professionellen Auftreten gegenüber Bewerbenden

In Verbindung mit der digitalen Personalakte entsteht vom ersten Kontakt bis zur langfristigen Mitarbeiterentwicklung ein vollständig digitaler HR-Prozess.

Nach erfolgter Einstellung des Bewerbers können dessen Daten und Dokumente nahtlos aus der Bewerberakte in die „Digitale Personalakte“ überführt und im ELO Modul „ELO HR Personnel File“ weiterbearbeitet werden.

Wie kann die Suche nach neuen Mitarbeitern und deren Einstellung digital erfolgen? Wie behält man den Überblick zu den offenen Stellenangeboten? Und auf was sollte man generell bei der Auswahl einer Bewerbermanagement-Software achten? Das ELO Whitepaper „Digital neu denken: Bewerbermanagement im Unternehmen“ liefert Antworten und Impulse für das digitale Suchen und Einstellen neuer Mitarbeiter (E-Recruiting) im Unternehmen.