Digitalisierung in der Verwaltung: Mit Automatisierung gegen den Fachkräftemangel

Die Digitalisierung in der Verwaltung gewinnt an Bedeutung, weil steigende Anforderungen und der Fachkräftemangel in Deutschland viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen vor große Herausforderungen stellen. Veraltete Strukturen, manuelle Schritte und isolierte Systeme führen zu langen Bearbeitungszeiten und hoher Belastung für Mitarbeitende.

Dieser Artikel zeigt, wie Automatisierung die Verwaltungsbereiche spürbar entlastet. Er erklärt, welche Ursachen hinter langsamen Abläufen stehen, welche Potenziale digitale Akten und Workflows bieten und wie ERP- sowie Dokumentenmanagementsysteme helfen, Engpässe im Tagesgeschäft zu reduzieren und die Organisation zukunftssicher auszurichten.

Ursachen für langsame Verwaltungsprozesse

In vielen Organisationen sind Verwaltungsabläufe historisch gewachsen. Dadurch entstehen Strukturen, die zwar über Jahre funktioniert haben, heute jedoch nicht mehr zu den Anforderungen passen. Verschiedene Systeme, papierbasierte Vorgänge und unklare Verantwortlichkeiten führen zu Verzögerungen, hohem Koordinationsaufwand und fehlender Transparenz. Die wichtigsten Ursachen lassen sich in mehrere Bereiche bündeln.

Medienbrüche und papierbasierte Vorgänge

Viele Prozesse erfordern noch manuelle Schritte. Dokumente werden ausgedruckt, unterschrieben, gescannt oder per E-Mail weitergeleitet. Das erzeugt lange Durchlaufzeiten und erhöht die Fehleranfälligkeit.

Fehlende Standardisierung von Abläufen

Die Abläufe unterscheiden sich häufig zwischen Abteilungen oder Standorten. Wenn jedoch Freigaben, Genehmigungen oder Prüfungen nicht einheitlich geregelt sind, entstehen Abstimmungsaufwände und Verzögerungen.

Zersplitterte IT-Landschaften

Die Verwaltungsbereiche arbeiten oft mit klassischen, fehleranfälligen Anwendungen wie Excel oder überholten Fachsystemen. Die Folge sind doppelte Datenerfassungen, Inkonsistenzen und ein hoher Aufwand für die Informationssuche.

Mangelnde Transparenz über Vorgänge und Zuständigkeiten

Wenn nicht klar ersichtlich ist, wer welchen Schritt als Nächstes übernimmt oder wo sich ein Vorgang befindet, entstehen Wartezeiten. Rückfragen per Telefon oder E-Mail verlängern die Prozesse zusätzlich.

Hoher manueller Anteil in Routineaufgaben

Viele Arbeitsschritte wie Eingangsrechnungsprüfung, Vertragsverwaltung, Personalunterlagen oder Bestellprozesse sind ohne digitale Unterstützung zeitintensiv. Mitarbeitende verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit Tätigkeiten, die sich digital abbilden oder automatisieren ließen.
Diese Faktoren führen gemeinsam dazu, dass Verwaltungsprozesse unnötig lange dauern und Ressourcen binden, die angesichts des Fachkräftemangels an anderer Stelle dringend benötigt werden.

Folgen für Verwaltung und Mitarbeitende

Langsame oder manuell geprägte Verwaltungsprozesse wirken sich direkt auf die Leistungsfähigkeit einer Organisation aus. Verzögerte Bearbeitungszeiten belasten interne Abläufe und führen zu steigenden Kosten. Gleichzeitig wächst der Druck auf Mitarbeitende, die parallel zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen und kaum Zeit für strategische Tätigkeiten haben. Das erhöht die Fehlerquote und führt zu Frust, insbesondere wenn Vorgänge mehrfach nachverfolgt werden müssen.

Auch die Servicequalität leidet, weil Anfragen länger brauchen oder Informationen unvollständig vorliegen. Zusätzlich steigt das Risiko, Fristen oder Compliance-Anforderungen zu verletzen. Insgesamt beeinträchtigen diese Faktoren die Attraktivität als Arbeitgeber, sorgen für Unzufriedenheit bei Bevölkerung oder bei Kunden und stellen eine spürbare Belastung für interne Teams dar.

Automatisierungspotenziale in öffentlichen und internen Abläufen

Viele Verwaltungsprozesse enthalten wiederkehrende Schritte, die sich mit digitalen Systemen effizienter gestalten lassen. Automatisierung bietet die Chance, Abläufe zu standardisieren, Fehler zu reduzieren und Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Sowohl interne Verwaltungsbereiche in Unternehmen als auch öffentliche Einrichtungen profitieren von klar strukturierten Prozessen und einer zentralen Datenbasis.

Routineaufgaben effizienter gestalten

Vorgänge wie Eingangsrechnungsprüfung, Vertragsablage, Budgetfreigaben, Urlaubsanträge oder Bestellprozesse lassen sich digital steuern. Systeme übernehmen Validierungen, Zuordnungen und Erinnerungen. Mitarbeitende müssen nur noch prüfen und freigeben.

Digitale Workflows für Genehmigungen und Freigaben

Genehmigungswege lassen sich modellieren und automatisch auslösen. Verantwortliche erhalten die Vorgänge digital in ihrer Anwendung, ohne dass Dokumente persönlich oder per E-Mail weitergegeben werden. Das beschleunigt Abstimmungen und erhöht die Nachvollziehbarkeit.

Informationsweitergabe ohne manuellen Aufwand

Digitale Workflows sorgen dafür, dass Informationen an die richtigen Stellen gelangen. Benachrichtigungen, Eskalationen bei Fristüberschreitungen und automatische Verteilung von Dokumenten reduzieren Rückfragen und verhindern Verzögerungen.

Automatisierte Datenerfassung und -validierung

Mit der passenden Software lassen sich Daten aus eingehenden Dokumenten oder Formularen auslesen, prüfen und korrekt zuordnen. Dadurch sinkt der Aufwand für manuelle Eingaben und die Fehlerquoten werden deutlich reduziert.

Durch diese Automatisierungspotenziale entstehen effizientere Abläufe, die Verwaltungen entlasten und Ressourcen freisetzen. Damit schaffen Organisationen eine Grundlage, um dem Fachkräftemangel aktiv entgegenzuwirken und die Qualität ihrer Dienstleistungen zu steigern.

Digitalisierung in der Verwaltung: Wo ERP-Systeme ansetzen

ERP-Systeme schaffen eine einheitliche Datenbasis

Moderne ERP-Systeme bündeln Informationen aus verschiedenen Fachbereichen und ersetzen isolierte Insellösungen. Dadurch erhalten Mitarbeitende einen zentralen Überblick über Vorgänge, Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstände.

Standardisierte Abläufe für Kernprozesse

Ein ERP-System bildet wichtige Verwaltungsprozesse strukturiert ab. Typische Einsatzbereiche sind:

• Budgetierung und Beschaffung
• Personal- und Vertragsverwaltung
• Projekt- oder Auftragsmanagement
• Ressourcen- und Dokumentensteuerung

Vorgänge werden automatisch angestoßen, weitergeleitet und revisionssicher dokumentiert. Das reduziert manuelle Tätigkeiten und sorgt für klare Abläufe.

Integration von Dokumentenmanagementsystem (DMS), Workflows und Fachverfahren

ERP-Systeme lassen sich mit Dokumentenmanagement, Workflow-Engines und bestehenden Fachanwendungen verbinden. Dokumente werden automatisch Vorgängen zugeordnet und bleiben während des gesamten Prozesses verfügbar.

Transparenz und bessere Entscheidungsgrundlagen

Durch konsistente Daten entstehen aktuelle Auswertungen zu Auslastung, Kosten und Durchlaufzeiten. Verantwortliche erkennen Engpässe früh und können fundiert entscheiden.

Beitrag zur Prozessmodernisierung

ERP-Lösungen bringen Struktur in komplexe Verwaltungsabläufe. Sie unterstützen Verwaltungen dabei, effizienter zu arbeiten, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse zu erhöhen.

Dokumentenmanagement als Schlüssel zur modernen Verwaltung

Digitale Akten als zentrale Informationsquelle

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt Verwaltungen dabei, Unterlagen strukturiert und revisionssicher abzulegen. Digitale Akten sorgen dafür, dass Informationen jederzeit vollständig vorliegen und nicht mehr in Ordnern, E-Mails oder lokalen Laufwerken verteilt sind.
Automatisierte Ablage und intelligente Suche
DMS-Lösungen ordnen Dokumente automatisch zu und übernehmen die Verschlagwortung, Versionierung und Archivierung. Dadurch finden die Mitarbeitenden die benötigten Informationen schnell und ohne langen Suchaufwand.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Personalakten
• Vertragsakten
• Projekt- und Vorgangsakten
• Rechnungs- und Beschaffungsunterlagen

Revisionssichere Dokumentation und klare Zugriffsrechte

Ein DMS sorgt für Transparenz, weil jede Änderung nachvollziehbar gespeichert wird. Gleichzeitig lassen sich Berechtigungen klar definieren, damit sensible Daten geschützt bleiben und nur befugte Personen Zugriff erhalten.

Verknüpfung von Dokumenten und Prozessen

Durch die Integration in ERP- und DMS-Systeme werden Dokumente automatisch den passenden Vorgängen zugeordnet. Mitarbeitende arbeiten stets mit der aktuellen Version und müssen Unterlagen nicht manuell weiterleiten oder ablegen.

Effizienzgewinn durch durchgängige Digitalisierung

Digitale Akten, automatisierte Abläufe und zentral verfügbares Wissen reduzieren die Bearbeitungszeiten deutlich. Ein DMS schafft damit sowohl in Unternehmen als auch in öffentlichen Einrichtungen die Grundlage für moderne, transparente und serviceorientierte Verwaltungsprozesse.

Datenbasierte Steuerung durch Reporting und Analytics

Moderne Reporting- und Analytics-Lösungen verschaffen Verwaltungen einen klaren Überblick über Auslastung, Durchlaufzeiten und Ressourcen. Durch Echtzeitdaten erkennen Verantwortliche sofort, wo Engpässe entstehen und welche Abläufe verbessert werden müssen. Dashboards bereiten komplexe Informationen verständlich auf und ermöglichen fundierte Entscheidungen, etwa zur Personalplanung, Prozessoptimierung oder Einhaltung von Fristen.
In Verbindung mit einem ERP-System entsteht eine vollständige Datenbasis, auf die alle Fachbereiche zugreifen können. BI-Dashboards unterstützen die strategische Verwaltungsmodernisierung, weil Trends sichtbar werden und langfristige Entwicklungen bewertet werden können. Verwaltungen gewinnen dadurch Handlungssicherheit, steuern ihre Digitalisierung zielgerichteter und verbessern kontinuierlich die Qualität ihrer Prozesse.

Schritt für Schritt zur digitalen Verwaltung

Analyse der bestehenden Prozesslandschaft

Zu Beginn steht eine Bestandsaufnahme aller relevanten Abläufe. Dabei werden Medienbrüche, manuelle Tätigkeiten und Verzögerungen sichtbar, die den größten Handlungsbedarf erzeugen.

Identifikation kurz- und mittelfristiger Automatisierungshebel

Auf Basis dieser Analyse lassen sich Prozesse priorisieren, die sich schnell digitalisieren lassen und einen hohen Nutzen bringen. Gleichzeitig werden Bereiche definiert, die in einem zweiten Schritt strukturell modernisiert werden sollen.

Einführung integrierter ERP- und DMS-Lösungen

Durch den Einsatz vernetzter Systeme entsteht eine zentrale Datenbasis, die alle Fachbereiche unterstützt. Digitale Akten, Workflows und automatisierte Vorgänge erhöhen die Effizienz und schaffen Transparenz.

Schulung und Change Management

Damit neue Abläufe erfolgreich eingesetzt werden, benötigen Mitarbeitende klare Anleitungen und praxisnahe Schulungen. Ein aktives Change Management stärkt die Akzeptanz und erleichtert die Umstellung auf digitale Arbeitsweisen.

Kontinuierliche Optimierung

Digitale Prozesse werden regelmäßig überprüft, ausgewertet und weiterentwickelt. Dieser fortlaufende Verbesserungsprozess stellt sicher, dass die Verwaltung flexibel bleibt und ihre Modernisierung langfristig vorantreibt.

Mit eEvolution Verwaltungsprozesse modernisieren und Digitalisierung erfolgreich umsetzen

Die Digitalisierung in der Verwaltung ist ein entscheidender Faktor, um dem Fachkräftemangel wirksam zu begegnen und Abläufe nachhaltig zu modernisieren. Automatisierte Prozesse, digitale Akten und datenbasierte Entscheidungen entlasten Mitarbeitende spürbar und schaffen die Transparenz, die für effiziente Verwaltungsarbeit notwendig ist. Organisationen, die ihre Strukturen konsequent digitalisieren, reduzieren Bearbeitungszeiten, vermeiden Fehler und stärken ihre Leistungsfähigkeit.

Mit dem ERP-System von eEvolution erhalten Unternehmen und öffentliche Einrichtungen eine integrierte Lösung, die alle wichtigen Verwaltungsprozesse in einer zentralen Plattform zusammenführt. Durch die enge Verbindung mit Dokumentenmanagement, Workflows und Reporting entsteht eine moderne, flexible und zukunftssichere Systemlandschaft. eEvolution unterstützt Sie dabei, Routinen zu automatisieren, Engpässe im Tagesgeschäft abzufedern und digitale Verwaltungsprozesse verlässlich zu steuern.