Buchhaltung digitalisieren: Mit ELO zum Erfolg

Die digitale Buchhaltung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern eine entscheidende Voraussetzung für effiziente Geschäftsprozesse. Was so einfach klingt, ist jedoch ziemlich komplex. Darum fällt es vielen Unternehmen oft schwer, echte Effizienz zu erreichen.

Dennoch lohnt es sich. Denn Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen, profitieren von Zeitersparnis, höherer Transparenz und reduzierten Fehlerquoten.

Buchhaltung digitalisieren heißt, sämtliche buchhalterischen Prozesse auf digitale, softwaregestützte Abläufe umzustellen. Dazu zählen die elektronische Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Finanzdokumenten ebenso wie die Integration automatisierter Workflows.

Ein zentrales Instrument dabei ist die Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS), dass Ihnen eine strukturierte Ablage, schnelle Auffindbarkeit und revisionssichere Archivierung auf relevante Unterlagen ermöglicht. So entsteht ein durchgängig digitaler und effizienter Buchhaltungsprozess – unabhängig von Standort oder Arbeitszeit.

Die Umstellung auf digitale Buchhaltung bietet Ihnen zahlreiche Vorteile, die weit über die bloße Reduzierung von Papierdokumenten hinausgehen.

Mit der digitalen Buchhaltung haben Sie jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf Ihre Dokumente, was Flexibilität und Effizienz in Ihren Arbeitsabläufen fördert. Dafür müssen Sie jedoch Ihre jahrzehntelangen Praktiken der papiergestützten Buchhaltung hinter sich lassen.

Hier die besten Vorteile auf einem Blick

• Zeitersparnis durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Rechnungsverarbeitung und Belegarchivierung
• Zugriff in Echtzeit auf finanzielle Kennzahlen und Auswertungen
• Rechtskonforme Archivierung gemäß GoBD und DSGVO
• Integration mit ERP-Systemen und Online-Banking
• Senkung der Betriebskosten durch optimierte Workflows
• Umweltfreundlichkeit durch Papierverzicht

1. Analyse der bestehenden Buchhaltungsprozesse

Starten Sie mit einer umfassenden Bestandsaufnahme aller manuellen und teilautomatisierten Abläufe. Ihr Ziel ist es, Medienbrüche zu identifizieren und abzuschaffen. Engpässe in der Bearbeitung oder fehlende Transparenz zeigen Ihnen, wo Handlungsbedarf besteht.

2. Digitales Belegmanagement etablieren

Belege werden konsequent nicht mehr in Papierform gesammelt, sondern immer digital erfasst, kategorisiert und archiviert. Dies kann durch mobile Apps, E-Mail-Weiterleitungen oder Scanner erfolgen. Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren möchten, sollten Ihre Rechnungen ausnahmslos an einer Stelle digital eingehen. Viele Unternehmen nutzen eine speziell eingerichtete E-Mail-Adresse, wie invoice@unternehmen.de.

3. Enterprise Content Management (ECM) nutzen

Digitales Dokumentenmanagement mit einem ECM wie ELO hilft Ihnen bei der strukturierten Ablage, Suche und Verwaltung Ihrer Finanzdokumente. Auf Unternehmensebene sorgt ein ECM dafür, dass Sie die Nachverfolgbarkeit verbessern und den Aufwand für die Dokumentenorganisation deutlich reduzieren.

4. Prozesse automatisieren

Digitalisierte Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, wiederkehrende Prozesse wie Rechnungserstellung und -verarbeitung zu automatisieren. Dies spart Ihnen Zeit und reduziert Fehler. Durch die Integration von ERP-Systemen können Sie den gesamten Finanzfluss effizienter gestalten.

Die Anbindung von Online-Banking ermöglicht den automatischen Abgleich von Zahlungsein- und Zahlungsausgang mit den entsprechenden Buchungssätzen. Über DATEV oder andere Plattformen können Sie Belege und Auswertungen digital übermitteln. Der manuelle Austausch von Ordnern und Papier entfällt vollständig.

5. Mit dem richtigen Partner digital durchstarten

Um die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Lösungen ohne größere Verzögerungen und Unterbrechungen in Ihrem Arbeitsalltag zu bewerkstelligen, empfiehlt es sich, einen versierten und erfahrenen Partner hinzuzuziehen.

Dieser ist Ihr perfekter Sparringspartner, um Sie bei der Entwicklung Ihres digitalen Buchhaltungssystems zu unterstützen. Er hilft Ihnen von Beginn an und bietet in der Anfangsphase der Nutzung wertvolle und praxisorientierte Ratschläge für Ihr digitales Dokumentenmanagementsystem.

GoBD im Fokus – Rechtssicher digital arbeiten

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) sind für alle Unternehmen bindend. Diese regeln u.a. die Unveränderbarkeit digitaler Daten und den Zugriff der Finanzbehörden.

Die Finanzverwaltung stellt klare Anforderungen an Ihre digitale Buchführung. Sie müssen sicherstellen, dass:

• Belege manipulationssicher und nachvollziehbar archiviert werden
• alle Änderungen lückenlos dokumentiert sind (Revisionssicherheit)
• Zugriffsrechte auf digitale Buchhaltungsdaten eindeutig geregelt und dokumentiert sind
• ein wirksames internes Kontrollsystem (IKS) etabliert ist

Erfahren Sie in unserem Blogartikel über die GoBD Verfahrensdokumentation mehr darüber, wie Sie diese Anforderungen effizient umsetzen können.

Datenschutz und Datensicherheit in der digitalen Buchhaltung

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt hohe Anforderungen an Ihren Umgang mit personenbezogenen Daten – auch in der Buchhaltung. Sichere Serverstandorte, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen sind Pflicht.

Datenschutz nach DSGVO und technische Sicherheitsmaßnahmen sind essenziell, um den Schutz Ihrer sensiblen Finanzdaten zu gewährleisten:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Zugriff auf sensible Systeme
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung von Daten
• Regelmäßige, automatisierte Backups zur Sicherstellung der Datenverfügbarkeit
• Detailliert definierte und dokumentierte Zugriffskontrollen

Ein Enterprise Content Management (ECM) wie ELO wird Ihnen helfen, Ihre Buchhaltung zu digitalisieren und zukunftssicher zu gestalten.

Wenn Sie schon unser eEvolution ERP im Einsatz haben, können Sie aufatmen. Denn nicht nur das eEvolution Rechnungseingangsbuch sondern die komplette Finanzbuchhaltung kann direkt mit ELO verbunden werden. So profitieren Sie direkt von sämtlichen Vorteilen, wenn Sie auf eine komplett digitalisierte Buchhaltung umsteigen.

Den Rechnungseingang digitalisieren: ELO Invoice

ELO Invoice ist eine leistungsstarke Lösung zur digitalen Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen und ersetzt zeitaufwendige manuelle Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse. Auf Teamebene hilft ELO Invoice, vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe für einen durchgängigen und effizienten Ablauf zu sorgen – auch abteilungs- oder standortübergreifend.

So optimieren Sie Ihr Rechnungsmanagement nachhaltig. Darüber hinaus erfüllt ELO Invoice aktuelle steuerrechtliche Anforderungen und unterstützt Sie dabei, gesetzliche Vorgaben sicher und zuverlässig einzuhalten.

Anbindung von DATEV für komplett digitale Buchhaltungsabläufe

Mit ELO for DATEV nutzen Sie vollständig digitalisierte Abläufe in Ihrer Buchhaltung, indem Sie DATEV und DATEV Rechnungswesen integrieren. Diese von DATEV empfohlene Anwendung ermöglicht die digitale Prüfung, Freigabe und Archivierung Ihrer Belege.

Dank der optimalen Anbindung erfolgt die anschließende Verbuchung automatisiert und effizient. Auf diese Weise reduzieren Sie den Aufwand im Verwaltungsbereich erheblich und steigern gleichzeitig die Produktivität Ihrer Finanzprozesse.

Sie haben Fragen zum Thema „Buchhaltung digitalisieren“?

eEvolution steht Ihnen als zuverlässiger Partner zur Seite, um diese Transformation erfolgreich umzusetzen. Vertrauen Sie auf unsere langjährige Erfahrung und gestalten Sie Ihre Zukunft digital.

Lassen Sie sich jetzt unverbindlich beraten. Wir können Ihnen die Möglichkeiten von ELO auch in einer Präsentation erläutern