Retoure-Positionen erfassen

Haben Sie eine Retoure für einen Kunden oder Lieferanten erfasst, geben Sie nun die dazugehörigen Retoure-Positionen ein.

Um eine Retoure-Position einzugeben:

  1. Wählen Sie das Menü <Start> oder den Short-Cut CTRL.+P . Das Dialogfenster Neuanlage Retour wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine Retoure-Position einzugeben. Ein weiteres Dialogfenster Retour öffnet sich.
  3. Geben Sie nun in der Feldgruppe Artikel den gewünschten Artikel ein bzw. wählen Sie den Artikel über F2 oder das -Symbol aus dem Artikelstamm. Hinweis: Wurde in der Auftragsverwaltung die Artikelbezeichnung geändert, wird diese geänderte Bezeichnung hier angezeigt. Bei einem seriennummerngeführten Artikel klicken Sie auf die Schaltfläche SNNr./Artikel, um die Seriennummer einzugeben. Bei chargengeführten Artikeln geben Sie hier die Chargennummer ein. Klicken Sie auf OK, um die Seriennummer zu übernehmen.
  4. Tragen Sie anschließend die Menge der retournierten Artikel und bei Bedarf einen Gewährleistungszeitraum ein.
  5. Im Feld GWL bis steht das Datum, bis wann die Gewährleistung gültig ist. Wird dieses Feld frei gelassen, so wird dieser Datumswert automatisch beim Speichern bestmöglich ermittelt. Dafür werden die Artikelkonfigurationen in den Inventaren des Kunden und auch des angegebenen Rechnungsempfängers, oder wenn nicht hinterlegt, die Inventare des Standard-Rechnungsempfängers nach dem Artikel durchsucht. Aus allen gefundenen Konfigurationen für das GWL-bis-Datum wird dann das höchste Datum im GWL-bis-Feld der Retoure eingetragen.
  6. In der Feldgruppe Behandlung kann über die Listbox eine  Wunschbehandlung ausgewählt werden. Zusätzlich zu den im Standard hinterlegten Behandlungsarten stehen auch die unter <eEvolution> <Verwaltung> <Retoure> frei definierten <Behandlungsarten> zur Auswahl:
  7. Im Feld Bemerkung kann ein 50 Zeichen langer Text eingetragen werden. Sollte dieser nicht ausreichend sein, steht über das Symbol ein erweiterter Memo-Bereich zur Verfügung. Hinweis: In diesem Memofeld kann ein frei formatierter Text eingegeben werden. Über die Toolbar können zum Beispiel die Änderung der Schriftart, die Anpassung der Größe und das Einfügen von Aufzählungen vorgenommen werden. Neben denen in der Toolbar dargestellten Funktionalitäten lassen sich über das Kontextmenu Textstellen kopieren, einfügen und löschen.  Außerdem kann über die rechte Maustaste ein Untermenü geöffnet werden, über das sich der markierte Text mit einer beliebigen Farbe hervorheben lässt. Das Symbol ändert sich sobald ein Eintrag vorhanden ist .
  8. Weitere spezifische Informationen zu dieser Retoure-Position können in der Feldgruppe Optionalfelder hinterlegt werden. Hier stehen alle zuvor definierten Felder zur Verfügung.
  9. Auf der rechten Seite des Dialogfensters können Sie im Register Artikel die Lager-Informationen eingeben. Haben Sie ein Lager eingetragen, das lagerplatzgeführt ist, so erscheint nach Klick auf die Schaltfläche OK das Dialogfenster Lagerplätze. Geben Sie hier die entsprechenden Lagerplatzkoordinaten ein.

Hinweis:

Ist beim Lieferanten in den Basisdaten ein "Externes Lager"für die Retoure hinterlegt worden und es handelt sich gleichzeitig entweder um eine Lieferanten-Retoure oder es ist die Option "Eigentum" bei einer Kundenretoure aktiviert, so erfolgt die Buchung nicht auf das globale für das Eigentum konfigurierte Lager "Extern beim "Lieferant", sondern auf das beim Lieferanten als "Externes Lager" konfigurierte Lager.

  1. Die Groupbox Externe Rücklieferdaten mit Informationen zu Wunschtermin, Zusagedatum und Ansprechpartner ist nur aktiv, wenn eine <Aktion> <Versenden an externe Bearbeitung> stattgefunden hat.
  2. Die Registerkarte Details enthält weitere Zusatzinformationen zur aktuellen Retoure-Position:

- Annahme  - entspricht dem eigentlichen Wert des Artikels, meist dem im Artikelstamm hinterlegten Einkaufs-Preis

- REBetrag - Der Rechnungsbetrag wird aus der Auftragsverwaltung übernommen und stellt die Summe aller Artikel in dieser Position dar.

- AGRPreis - (Austausch-Gutschrift-Reparatur),es handelt sich dabei um die Kosten, die entstehen, wenn der Lieferant tätig wird

Der AGR-Preis kann bei der Rücklieferung externer Bearbeitungen angegeben werden und derselbe Wert wird bei REBetrag eingetragen, da dies 1 zu 1 dem Kunden in Rechnung gestellt werden muss.

Die Werte können natürlich in den Positionsdetails nachbearbeitet werden.

 

Bei der Gutschrift wird der REBetrag als Gutschriftwert benutzt und der Annahme-Wert als EK-Preis.

Haben Sie bei der Rückmeldung der Retoure von der externen Bearbeitung das Erledigungskennzeichen Gutschrift gewählt und den Betrag der Gutschrift eingetragen, wird dieser hier angezeigt. Handelte es sich laut Erledigungskennzeichen um eine Reparatur vom Lieferanten, dann beinhaltet das Feld den Betrag für die Reparatur.

- Aus der Listbox Verpackung kann eine zuvor definierte Verpackung ausgewählt werden.

- Ob es sich um eine vollständige oder unvollständige  Verpackung handelt, kann über das Flag vollständig definiert werden.

- gewünschtes Lieferdatum - hier kann ein vereinbartes Lieferdatum und eine

- Frachtbriefnummer eingetragen werden

-  Soll eine entsprechende Gebühr von der Gutschrift abgezogen werden, hinterlegen Sie bitte die entsprechende Summe. Die hier eingetragene Gebühr gilt nur für diese Position. Hinweis: Für die Lieferantengebühr lassen sich verschiedene Artikel im Installationsmodul unter System Einstellungen hinterlegen. Die Variablen müssen mit „LiefGebuehrArt_%“ beginnen, wobei % durch eine beliebige Zahl zu ersetzbar ist. Hier wird die Artikelnummer als Wert der Variablen angegeben. Dadurch ist es möglich angelegte Artikel mit diesen Artikelnummern als Lieferantengebührartikel im Feld Lieferant.Geb.Art.Nr. zu hinterlegen.

 

  1. Ist der zurückgegebene Artikel Teil des in den Basisdaten für diesen Kunden angelegten Inventarsatzes, können Sie auf der Registerkarte Inventar einen Inventarsatz auswählen. Dabei werden die Felder Kdnr1 mit der Kundennummer und Name 1 mit dem Kunden-Namen bereits vorbelegt. Im Feld InventarNr. können über das Icon oder über F2 alle, diesem Kunden zugeordneten Inventare ausgewählt werden. Hinweis: Durch einen Klick auf das Symbol kann direkt in das Modul  Basisdaten verzweigt werden. Anschließend kann definiert werden, ob es sich um ein Modell bzw. einen Artikel des Inventarsatzes handelt. So kann entsprechend der getroffenen Auswahl auf die Modellkonfiguration bzw. die Artikelkonfiguration des Inventars zugegriffen werden. Die Anzeige wird entsprechend angepasst. Zusätzlich werden die Seriennummer/ Inventarnummer, die Optionalfelder 1 und 2 der Basisdaten sowie die Modell-bzw. Artikelakte angezeigt. Hinweis: Erfolgt eine Zuordnung der Retoure-Position zu einem Modell bzw. Artikel, werden diese Informationen auch an den entsprechenden Service-Auftrag vererbt.
    Insofern es sich um einen Artikel handelt, der als Artikelkonfiguration in einem beliebigen Inventarsatz enthalten ist, wird der letzte auf diese Artikelkonfiguration angelegte Serviceauftrag geladen und folgende Informationen zu diesem Serviceauftrag angezeigt:

Hinweis:

Es handelt sich um den letzten Serviceauftrag, der auf diese Artikelkonfiguration erfasst wurde und daher kann es sich hier auch um den Serviceauftrag eines anderen Kunden handeln.

  1. Soll ein retournierter Artikel gegen einen anderen vorab ausgetauscht werden, aktivieren Sie die Registerkarte Vorabtausch.

- Art.Nr. -  wählen Sie hier die gewünschte Artikelnummer mit F2 oder via aus, handelt es sich um dieselbe Artikelnummer wie bei der Retoure-Position, nur mit einer z.B. abweichenden Seriennummer, kann die Artikelnummer mit Hilfe des Buttons Übernahme automatisch eingetragen werden.

- Art.Bez1; Art.Bez2 - nach Auswahl der Artikelnummer werden die Artikelbezeichnung1 und falls vorhanden die Artikelbezeichnung2 automatisch angezeigt. Selbstverständlich kann auch über diese Bezeichnungen die Artikel-Suche erfolgen.

- SNNr./Artikel - handelt es sich um einen seriennummerngeführten Artikel, kann hier die Seriennummer des Austauschartikels ausgewählt werden.

- Lager - Wählen Sie das Lager aus, von dem der Austauschartikel abgebucht werden soll. Alle möglichen (sprich dem Artikel zugeordneten) Lager stehen via F2 oder über den  zur Verfügung.

- Wählen Sie die Option Vorabtausch durchführen aus.

- Klicken Sie auf OK. Ihre Angaben werden gespeichert und Sie gelangen zurück in das erste Dialogfenster Retour. Die Schaltfläche Vorabtausch ist nun aktiv und die Spalte VAT (Vorabtausch) der aktuellen Retoure-Position ist mit einem Häkchen gekennzeichnet.

- Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorabtausch. Sollte Ihr Eigentumslager Lagerkoordinaten beinhalten, so geben Sie diese in dem automatisch erscheinenden Dialogfenster Lagerplätze ein. In der Auftragsverwaltung wird daraufhin ein neuer Auftrag angelegt. Sie erhalten eine Information, unter welcher Nummer dieser Auftrag angelegt wurde.

- Sobald die Positionsdetails erneut aufgerufen werden, können die VAT Auftr.Nr. (Vorabtausch-Auftragsnummer) und die VAT Pos.Nr. (Vorabtausch-Positionsnummer)im Register Vorabtausch eingesehen werden. Über das Symbol kann die Auftragsverwaltung direkt aufgerufen werden.

Wichtig: Beim Vorabtausch im Servicemodus (siehe auch <eEvolution> <Programmeinstellungen> <Einstellungen> Register <Retour Erw.>) wird, sofern kein Austauschartikel angegeben ist, automatisch der gleiche Artikel vom gleichen Lager eingefügt.

  1. Die RegisterkarteLieferscheine dient zur Information. Hier können keinerlei Daten eingegeben werden. Alle über die <Aktion> <Versenden für externe Bearbeitung> erzeugten Lieferscheine werden hier angezeigt.
  2. Möchten Sie einen Kostenvoranschlag oder eine Auftragsbestätigung erstellen, kann diese Aktion  im ReiterAktionen ausgelöst werden. Wählen Sie die Option KVA/AB durchführen aus. Die Retoure erstellt automatisch ein Angebot im Modul Auftragsverwaltung, das über den DDE-Button aufgerufen und dort bearbeitet werden kann. Nach dem Versand des Kostenvoranschlages an den Kunden und der Annahme des Kostenvoranschlages durch den Kunden geben Sie in die entsprechenden Felder der Registerkarte Aktionen das Versand-Datum sowie das Datum und den Namen der Person ein, die den Kostenvoranschlag genehmigt hat. Wenn Sie das Kontrollkästchen Werkstattauftrag erstellen aktivieren, legt das Programm einen Service-Auftrag an und ordnet diesem neben der Auftrags Nr., die Inventar Nr. und die Auftragsart zu. Details zum Werkstattauftrag können Sie über die Schaltfläche Auftr.Details hinterlegen. Bearbeiten Sie diesen Werkstattauftrag wie gewohnt im Serviceauftrag, in die über den Button verzweigt werden kann. Ist der Auftrag beendet, wird Ihnen der Status des Artikels (repariert, irreparabel, ohne Befund) an die Retoure zurückgemeldet. Hier können Sie dann festlegen, mit welchem Erledigungskennzeichen diese gekennzeichnet werden soll.
  3. Die RegisterkarteOptionen enthält eine Vielzahl von Optionalfeldern und Parametern, wie sie zuvor in den Programmeinstellungen definiert wurden. Ist es erforderlich die Retoure-Position in die Intrastatmeldung aufzunehmen, muss das Flag Intrastat gesetzt sein.
  4. Werden neben dem zur Reparatur eingeschickten Hauptgerät zusätzliche Teile (z.B. ein Akku) mitgeliefert, werden diese in der Registerkarte Beistellteile verwaltet. Diese Teile werden als separate Position über den Button Neu erfasst und auch (entsprechend der Systemeinstellung) lagerseitig verwaltet. Das heißt, wenn die ursprüngliche Retourposition (Hauptartikel) gelöscht wird, müssen auch die Beistellteile entsprechend ausgebucht (gelöscht) werden. Eine Überprüfung durch das System findet nicht statt.
  5. Nachdem die Eingaben mit OK gespeichert wurden, gelangt man in das Dialogfenster Neuanlage Retoure, in dem weitere Retoure-Positionen erfasst bzw. bestehende Positionen bearbeitet werden können.

Hinweis:

Handelt es sich um Lieferanten-Retouren, sind nur die Reiter Artikel, Details und Optionen aktiviert und die Option "Eigentum" steht nicht zur Verfügung.

 

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