Verträge im System
Verträge bilden die Grundlage zur Generierung von Rechnungen in den Modulen Vertragsfakturierung, Auftragsfakturierung, Miete sowie Zählerfakturierung. Die dem Vertrag zugeordneten Berechnungskennzeichen entscheiden darüber, wie ein Auftrag fakturiert wird.
Jedem Inventar wird bei der Neuanlage ein Vertrag als Hauptvertrag zugeordnet.
Über die Vertragsart können zahlreiche Funktionen gesteuert werden (z.B. Vertragsfakturierung, Auftragsfakturierung und Serviceauftrag). Vertragsarten können die Leistungsmerkmale definieren, die Sie bei Ihren Kunden erbringen.
Mit den Berechnungskennzeichen aus der Vertragsart des Hauptvertrags eines Inventarsatzes wird festgelegt, welche Leistungen für Aufträge im Auftrag dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
Hinweis:
Der Hauptvertrag eines Inventars (verantwortlich für die Auftragsfakturierung) wird in der Hauptmaske der Basisdaten angezeigt. Inventar-Details zum Hauptvertrag und die zugeordneten Detailverträge werden im Reiter Verträge / Zähler angezeigt.
Es gibt drei Konstellationen, Verträge und Inventare zu kombinieren:
- Zu einem Inventar gibt es einen einzigen Vertrag.
- Ein Inventar hat mehrere Verträge. Davon wird ein Vertrag als Hauptvertrag alle anderen als Detailverträge zugeordnet.
- Ein Vertrag ist als Hauptvertrag mehreren Inventaren zugeordnet.
Wichtig:
Jeder Vertrag wird nur einmal berechnet!
(Werden z.B. 5 Inventare über einen Vertrag abgebildet, müssen die Vertragsdetails auch auf diese 5 Inventare abgestimmt sein.)
Die Basisdatenverwaltung unterscheidet 3 Vertragstypen:
Der Pauschal-Vertrag dient als Grundlage für die Vertragsfakturierung sowie für die Auftragsfakturierung. Eine Kombination mit einem Zähler- oder Zählerkontingent-Vertrag ist nicht möglich.
Sobald das Flag Zähler-Vertrag aktiviert wurde, wird der Vertrag als Zähler-Vertrag im System geführt und kann nur im Modul Zählerfakturierung berechnet werden.
Hinweis:
Ein Zählervertrag kann nur einem Inventar als Detailvertrag zugeordnet werden.
Der Zählerkontingent-Vertrag ist eine Verfeinerung des Zähler-Vertrags, da hier Mengenstaffeln für die Berechnung hinterlegt werden können.
Die Unterscheidung zwischen Haupt- und Detailvertrag findet bereits bei der Anlage des Vertrages statt:
- Verträge, die über das Menü <Details> <Vertragsinformation> angelegt oder zugeordnet wurden, gelten nur für das aktuelle Inventar (sind also Detailverträge). Diese Verträge werten die Daten für die Vertragsfaktura aus.
- Verträge, die an ein Inventar als Hauptvertrag gebunden wurden, können gleichzeitig anderen Inventaren als Hauptvertrag zugeordnet werden. Ist ein Vertrag als Hauptvertrag zu mehreren Inventaren zugeordnet, so wird dieser Vertrag nur bei demjenigen Inventar, dem er zuerst zugeordnet wurde, auch unter <Details> <Vertragsinformationen> angezeigt. Deshalb werden hier sowohl die Daten aus der Vertragsart für die Auftragsfaktura, als auch die Daten für die Vertragsfaktura aus der Vertragsart berücksichtigt. Hauptverträge werten die Daten für die Auftragsfaktura aus, nicht aber die Daten für die Vertragsfaktura (weil nicht unter <Details><Vertragsinformationen> angezeigt).
- Zählerverträge können immer nur als Hauptvertrag eingesetzt werden, nie als Detailvertrag. Das bedeutet, Zählerverträge werden nicht über das Menü <Details> <Vertragsinformationen> angezeigt. Bei Zählerverträgen kann der gleiche Vertrag als Hauptvertrag mehreren Inventaren zugeordnet werden. In einem solchen Fall werden die Inventare separat fakturiert, ohne dass sie sich bei der Fakturierung beeinflussen. Aufträge, die für Zählerverträge erstellt werden, werden über die dem Zählervertrag zugeordnete Vertragsart fakturiert.