Die Art der Fakturierung hängt von den jeweiligen betrieblichen Gegebenheiten ab. Die Auftragsfakturierung stellt dabei unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Im Folgenden werden die einzelnen Varianten der Faktura näher erläutert. Bevor eine Fakturierung erfolgen kann, müssen über die Option <eEvolution> <Programmeinstellungen><Einstellungen> Nummernkreise für Rechnungen und Gutschriften, Artikelsatz-Zuordnungen und Artikel-Zuordnungen eingegeben werden.
Wichtig:
In der Auftragsfakturierung werden die individuellen Techniker-Stundensätze, die im Rahmen einer Disposition eingegeben wurden, berücksichtigt und zur Fakturierung herangezogen. Sind Einsatz-spezifische Stundensätze hinterlegt, erfolgt die Fakturierung grundsätzlich nach diesen Kriterien!
Nach der Definition aller Grundeinstellungen können nun Aufträge und Einsätze, die in der Auftragsbearbeitung als fakturierbar gekennzeichnet wurden, abgerechnet werden.
Grundsätzlich unterscheidet man zwei Abrechnungsarten; die manuelle und die automatische Fakturierung (Anzeige in der Liste der fakturierbaren Aufträge).
Folgende Reihenfolge ist bei der Auftragsfakturierung zu beachten:
Über die Option <Start>
<Suchen>
oder das Symbol 
können Sie entscheiden, ob nach allen
erledigten Aufträgen oder nur nach bestimmten Einsätzen gesucht werden
soll. Nach erfolgter Sucheinschränkung, werden alle entsprechenden Datensätze
mit den Informationen zu: Sammelrechnungskennzeichen,
Auftragsnummer, Inventarnummer,
Kundennummer, Name
des Kunden, Bemerkung,
Berechnungskennzeichen, Retourennummer
, Rechnungsempfänger, Bestellnummer, Besteller und Leitweg-ID des Rechnungsempfängers werden
angezeigt.
Hinweis:
Wenn die Projektverwaltung installiert ist, kann zusätzlich nach dem Projekt gesucht werden. In der tabellarischen Übersicht der Suchergebnisse ist das Projektkürzel ebenfalls enthalten.
Nachdem der gewünschte Einsatz/Auftrag in der Hauptmaske erscheint, sollte überprüft werden, ob auch alle Felder gefüllt sind.
Beispiel:
Wurde die Fakturierung nach Technikerklasse gewählt, muss auch die Fakturierungsart entsprechend gewählt werden.
Fakturierungsart: Wählen Sie aus der Listbox die Art der Fakturierung aus. Zur Verfügung stehen:
Jeder Service-Einsatz bezieht sich auf ein Modell, für das in der Systemtabelle Modell (in der Basisdatenverwaltung) eine Reparatur-Pauschale definiert ist. Diese Pauschale wird bei dieser Fakturierungsart in der Positionsliste der Rechnung vorgeschlagen.
Beispiel Fakturierung nach Reparaturpauschale:
Für das Modell "Notebook-001" wurde eine Reparaturpauschale von 100€ hinterlegt. Bei der Fakturierung eines Einsatzes für dieses Modell wird unabhängig von der Dauer des Einsatzes der Dummyartikel für die Auftragsfakturierung mit der Menge 1 und einem Gesamtpreis von 100,00€ in den Positionen für die Rechnung vorgeschlagen.
Für die Preisfindung wird hierbei in der Systemtabelle Mitarbeiter die zugeordnete Technikerklasse ausgewertet. Der Stundensatz des Technikers, der den Auftrag bearbeitet hat, wird anhand seiner Technikerklasse und der entsprechenden Artikelzuordnung festgelegt.
Beispiel Fakturierung nach Technikerklasse:
Für die Technikerklasse "Geselle" wurde der Artikel 1000 mit einem Stundensatz von 80€ pro Stunde und für die Technikerklasse "Meister" der Artikel 1001 mit einem Stundensatz von 100€ hinterlegt.
Bei der Fakturierung eines Einsatzes eines Technikers mit der Technikerklasse "Geselle", wird der Artikel 1000 mit dem Stundensatz von 80,00€ und der zurückgemeldeten Zeit als Menge mit dem bei der Arbeitszeit hinterlegten Berechnungskennzeichen in den Positionen vorgeschlagen.
Bei der Fakturierung eines Einsatzes eines Technikers mit der Technikerklasse "Meister", wird der Artikel 1001 mit dem Stundensatz von 100,00€ und der zurückgemeldeten Zeit als Menge mit dem bei der Arbeitszeit hinterlegten Berechnungskennzeichen in den Positionen vorgeschlagen.
Bei Verwendung dieser Fakturierungsart wird aus der Systemtabelle Modell das Kennzeichen Modellgruppe ausgewertet. In der Artikelzuordnung wurde der Artikelsatz für den Positionslistenaufbau festgelegt.
Beispiel Fakturierung nach Modellgruppen:
Für die Modellgruppe "Notebook" wurde der Artikel 1002 mit einem Stundensatz von 95€ pro Stunde hinterlegt.
Bei der Fakturierung eines Einsatzes für ein Inventar mit der Modellgruppe "Notebook", wird der Artikel 1002 mit dem Stundensatz von 95,00€ und der zurückgemeldeten Zeit als Menge mit dem bei der Arbeitszeit hinterlegten Berechnungskennzeichen in den Positionen vorgeschlagen.
Die Fakturierungsart nach Tätigkeiten variabel wertet die erledigten Einsätze nach den Tätigkeiten aus. Für die bei der Rückmeldung eingegebenen Tätigkeitscodes werden die in der Artikelzuordnung zugewiesenen Artikelsätze zur Berechnung der Stundensätze verwendet. So können z. B. in einem Auftrag unterschiedliche Stundensätze für unterschiedliche Tätigkeiten berechnet werden.
Beispiel Fakturierung nach Tätigkeiten variabel:
Für die Tätigkeit "Reparieren" wurde der Artikel 1003 mit einem Stundensatz von 75€ pro Stunde und für die Tätigkeit "Wartung" der Artikel 1004 mit einem Stundensatz von 90€ hinterlegt.
Bei der Fakturierung eines Einsatzes mit der Tätigkeit "Reparieren", wird der Artikel 1003 mit dem Stundensatz von 75,00€ und der zurückgemeldeten Zeit als Menge mit dem bei der Tätigkeit hinterlegten Berechnungskennzeichen in den Positionen vorgeschlagen.
Bei der Fakturierung eines Einsatzes mit der Tätigkeit "Wartung", wird der Artikel 1004 mit dem Stundensatz von 90,00€ und der zurückgemeldeten Zeit als Menge mit dem bei der Tätigkeit hinterlegten Berechnungskennzeichen in den Positionen vorgeschlagen.
Bei dieser Art der Fakturierung werden die erledigten Einsätze nach Tätigkeiten ausgewertet, wobei zur Berechnung die Zeit, die zur Durchführung dieser Tätigkeit benötigt wurde, auf "1" gesetzt wird, das heißt die tatsächliche Arbeitszeit, die für den rückgemeldeten Tätigkeitscode angefallen ist, wird nicht berücksichtigt. Es wird nur der im zugeordneten Artikelsatz veranschlagte Verkaufspreis 1 benutzt
Beispiel Fakturierung nach Tätigkeiten (fest)
Für die Tätigkeit "Reparieren" wurde der Artikel 1003 mit einem Stundensatz von 75€ pro Stunde und für die Tätigkeit "Wartung" der Artikel 1004 mit einem Stundensatz von 90€ hinterlegt.
Bei der Fakturierung eines Einsatzes mit der Tätigkeit "Reparieren", wird der Artikel 1003 mit dem Stundensatz von 75,00€ und unabhängig von der Dauer des Einsatzes die Menge 1,00 mit dem bei der Tätigkeit hinterlegten Berechnungskennzeichenin den Positionen vorgeschlagen.
Bei der Fakturierung eines Einsatzes mit der Tätigkeit "Wartung", wird der Artikel 1004 mit dem Stundensatz von 90,00€ und unabhängig von der Dauer des Einsatzes die Menge 1,00 mit dem bei der Tätigkeit hinterlegten Berechnungskennzeichen in den Positionen vorgeschlagen.
Diese Art der Fakturierung ist eine Kombination zwischen der Fakturierung nach Modellgruppen und Fakturierung nach Tätigkeitscode (variabel). Sie wird benötigt, um bei einer Fakturierung nach Modellgruppe trotzdem noch einzelne Tätigkeiten gesondert bewerten zu können, d.h. es wird die Dauer und das Berechnungskennzeichen der zurückgemeldeten Tätigkeiten bei der Fakturierung berücksichtigt.
Beispiel Fakturierung nach Mod.-Gruppe mit Tätigkeiten variabel :
Für die Modellgruppe "Notebook" wurde der Artikel 1002 mit einem Stundensatz von 95€ pro Stunde hinterlegt.
Bei der Fakturierung eines Einsatzes für ein Inventar mit der Modellgruppe "Notebook", wird der Artikel 1002 mit dem Stundensatz von 95,00€ und der zurückgemeldeten Zeit als Menge in den Positionen mit dem bei der Tätigkeit hinterlegten Berechnungskennzeichen vorgeschlagen.
Auch bei dieser Fakturierungsart handelt es sich um eine Kombinationsmöglichkeit. Hierbei werden die Technikerklasse und Fakturierung nach Tätigkeitscode (variabel) verknüpft. Diese Art wird benötigt, um bei einer Fakturierung nach Technikerklasse trotzdem noch einzelne Tätigkeiten gesondert bewerten zu können, d.h. es wird die Dauer und das Berechnungskennzeichen der zurückgemeldeten Tätigkeiten bei der Fakturierung berücksichtigt.
Beispiel Fakturierung nach Technikerklasse mit Tätigkeiten variabel:
Für die Technikerklasse "Geselle" wurde der Artikel 1000 mit einem Stundensatz von 80€ pro Stunde und für die Technikerklasse "Meister" der Artikel 1001 mit einem Stundensatz von 100€ hinterlegt.
Bei der Fakturierung eines Einsatzes eines Technikers mit der Technikerklasse "Geselle", wird der Artikel 1000 mit dem Stundensatz von 80,00€ und der zurückgemeldeten Zeit als Menge mit dem bei der Tätigkeit hinterlegten Berechnungskennzeichen in den Positionen vorgeschlagen.
Bei der Fakturierung eines Einsatzes eines Technikers mit der Technikerklasse "Meister", wird der Artikel 1001 mit dem Stundensatz von 100,00€ und der zurückgemeldeten Zeit als Menge mit dem bei der Tätigkeit hinterlegten Berechnungskennzeichen in den Positionen vorgeschlagen.
Hinweis:
Entsprechend der gewählten Fakturierungsart ändern sich die Daten in der Hauptmaske.
Bemerkung:
Vom System wird hier automatisch die im Auftrag hinterlegte Bemerkung
vorgeblendet. Dieser Text kann selbstverständlich überschrieben werden.
Klicken Sie auf das Symbol 
, wird automatisch der Kundenname
1 eingetragen.
In der Combobox Re.-Anschrift kann ein abweichender Rechnungsempfänger selektiert werden.
Durch Bestätigen mit OK wird der auf dem Bildschirm angezeigte Auftrag für die Fakturierung vorbereitet.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche 
können sowohl <Vor- als auch Nachtexte>
für diese Rechnung eingegeben werden. Die <Zahlungsbedingungen> lassen mit Hilfe der Schaltfläche 
überprüfen.
Die Positionen der Rechnung können
über den Button 
angezeigt und bearbeitet werden. Aufgrund der Komplexität werden die Möglichkeiten
zur Bearbeitung der Rechnungspositionen in einem separaten Kapitel beschrieben.
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