oder die Funktionstaste F3. Das
System zeigt die gewünschten Auftragsdaten in der Hauptmaske
des Rechnungs-Archivs an. Nach Betätigen der Schaltfläche 
kann die Art der zu erstellenden Gutschrift gewählt werden. Eine Gutschrift kann nur im Rechnungs-Archiv
erstellt werden. Suchen Sie
den gewünschten Archiv-Auftrag über das Icon oder die Funktionstaste F3. Das
System zeigt die gewünschten Auftragsdaten in der Hauptmaske
des Rechnungs-Archivs an. Nach Betätigen der Schaltfläche kann die Art der zu erstellenden Gutschrift gewählt werden.
Zusätzlich kann im oberen Bereich des Dialogs das Datum der Gutschrift angegeben werden. Beim ersten Öffnen wird das Systemdatum bzw. das unter System-Einstellungen hinterlegte Fakturierungsdatum eingetragen. Sobald die Option bis zum Programmende gewählt und eine der beiden unteren Schaltflächen angeklickt wird, wird das ausgewählte Datum beim erneuten Öffnen dieses Dialogs vorgeblendet (auch wenn die Erstellung der Gutschrift in einem der nachfolgenden Schritte abgebrochen wird). Wird die Option nur für diese Gutschrift gewählt, wird nach dem Generieren der Gutschrift das Datum entsprechend zurückgesetzt.
Bei einer Vollgutschrift erstellt das System nach einer Sicherheitsabfrage automatisch eine Gutschrift für alle Rechnungspositionen und teilt der Gutschrift eine Nummer zu.
Anders verhält es sich bei einer freien Gutschrift oder einer Teilgutschrift. Es wird ein weiteres Fenster angezeigt, in dem berechnete (Rechnungspositionen) bzw. zusätzliche Artikel (für freie Gutschriften) selektiert werden können.
Über den Button "Neu Rech.-Pos" können einzelne Positionen der ursprünglichen
Rechnung über das Symbol 
selektiert werden, für die eine
Teilgutschrift erstellt werden soll. Bei einer Teilgutschrift können weder
die Menge noch der Preis des Artikels geändert werden. Diese Daten werden
von der Rechnung übernommen und vollständig gutgeschrieben.
Über den Button "Neu Artikel-Pos"können Sie freie Gutschriften erstellen.
Mit Hilfe der Funktionstaste F2
oder via den kann ein Fenster aufgerufen werden, das alle
im System gespeicherten Artikel enthält. Dadurch ist es möglich, dass
eine Gutschrift mehr Positionen enthalten kann als die Rechnung.
Mit Hilfe des Button "Neu Bew.-Pos" und dem anschließenden Betätigen
der Funktionstaste F2 oder
via das Symbol können aus den Positionen diejenigen ausgewählt
werden, die in der entsprechenden Rechnung mit K(ulanz),
G(ewährleistung) oder I(ntern)
bewertet
wurden.
Soll eine eingefügte Position wieder gelöscht werden, markieren Sie diese und klicken auf den Button Löschen.
Mit Hilfe des Symbols können die Kostendaten für die Gutschriftspositionen zugeordnet werden.
Sofern Sie eine Teilgutschrift bzw. Freie Gutschrift erstellen möchten,
kann über das Symbol 
ein Vor- bzw. Nachtext zugeordnet
bzw. definiert werden. An dem veränderten Symbol 
ist zu
erkennen, dass ein Text für diese Gutschrift hinterlegt wurde.
Der Ausdruck der Gutschrift kann direkt im Anschluss erfolgen. Ein späterer Einzel- oder Sammeldruck ist analog zu den Rechnungen möglich.