Sollten Sie eine ERP-Software kaufen, leasen oder mieten?

ERP steht für Enterprise Resource Planning. ERP-Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zentral zu steuern und schneller, effizienter und transparenter abzuwickeln. Die ERP-Software vernetzt alle Abteilungen und Vorgänge miteinander zu einem einheitlichen System. Der klassische Kauf von ERP-Software wird von einzelnen Herstellern zwar noch angeboten, doch der Trend geht im Zuge der Digitalisierung deutlich zu flexiblen Miet- und Subscription-Modellen. Welche Option für Ihre IT-Strategie die richtige ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wenn Sie sich für eine ERP-Lösung entschieden haben, stellt sich recht schnell die Frage nach den Anschaffungsmöglichkeiten. Die Unterschiede zwischen Kauf, Leasing oder Miete liegen auf der Hand, wenn es um Büroräume oder ein Auto geht. Aber wie sieht das bei der Anschaffung einer ERP-Software aus? Hier ist es sinnvoll, die Unterschiede sowohl aus technologischer Sicht, als auch aus der Investitions- und Finanzperspektive zu betrachten.

Kaufen

Der klassische Ansatz zum Erwerb von ERP-Software ist der Kauf einer unbeschränkten Nutzungslizenz. Der Lizenzkauf war lange Zeit der Standard. Allerdings bindet dieser Ansatz viel Kapital und verlagert das gesamte Risiko für Updates, Security und technologische Veralterung komplett auf Ihre eigene IT-Abteilung. Ein Vorteil ist jedoch Ihre Unabhängigkeit vom ERP-Anbieter. Sie können das Software-Produkt zeitlich unbegrenzt nutzen, auch wenn Support oder Updates auslaufen.

Bei einem reinen Kaufmodell ist das Hosting der ERP-Lösung nicht inbegriffen. Das bedeutet, dass Sie Software On-Premises auf lokalen Servern sowie Client-Rechnern in Ihrem Unternehmen betreiben oder sich um ein eigenverantwortliches Hosting kümmern müssen. Sie haben die Kontrolle über Ihre Daten, da die Anwendung auf Ihrer IT-Infrastruktur ausgeführt wird. So gelangen keine Daten an Dritte außerhalb Ihres Unternehmens, sofern Sie Ihre Umgebung ausreichend sicher gestalten. Darüber hinaus können Sie Ihre Systeme nach Ihren eigenen unternehmensspezifischen Bedürfnissen einrichten.

Genau wie beim Kauf eines Bürogebäudes sind die Anschaffungskosten für Ihre ERP-Software hoch und erfordern in der Regel eine langfristige Kapitalinvestition. Unternehmen mit schwankenden Nutzerzahlen, die vorübergehend weniger Lizenzen benötigen, können die Lizenzkosten über diesen Zeitraum nicht reduzieren. Hinzu kommen Folgekosten, wie Personal-, Anschaffungs- und Betriebs-Kosten für die Server-Umgebung sowie für regelmäßige Updates um gesetzliche Änderungen zu berücksichtigen und keinen technologischen Rückstand aufzubauen. Denn dieser wird nach ein paar Jahren Untätigkeit schnell so groß, dass Updates organisatorisch und finanziell schmerzhaft werden.

Der Kauf ist vor allem dann sinnvoll, wenn Unternehmen langfristig unveränderliche Anforderungen haben und bewusst in eigene IT-Kapazitäten investieren möchten.

Miete / Subscription

Bei Miet- bzw. Subscription-Modellen wird die ERP-Software meistens beim Anbieter des ERP-Systems auf seiner eigenen Infrastruktur bzw. zusammen mit einem Hosting-Provider in der Public Cloud zur Verfügung gestellt. Sie greifen über das Internet „On-Demand“ auf Ihre ERP-Software zu. Sie haben in diesem Fall kein unbefristetes Nutzungsrecht, sondern einen Vertrag mit einer bestimmten Laufzeit, der sowohl verlängert als auch gekündigt werden kann.

In diesem Szenario gibt es unterschiedliche Ausgestaltungsmöglichkeiten für den Betrieb und die Anmietung der Software. Ein beliebtes Modell ist die Nutzung der ERP-Software als Software as a Service (SaaS). Dieses Konzept entspricht der Anmietung einer möblierten Büroumgebung. Sie mieten die Hardware sowie die ERP-Software. Dafür zahlen Sie in der Regel eine monatliche, vierteljährliche oder jährliche Gebühr für die Nutzung. Sie greifen über das Internet auf die Software zu und tragen keine Verantwortung für die IT-Infrastruktur. Ihr Anbieter ist dafür verantwortlich, die Systemumgebung stets auf einem aktuellen technologischen und gesetzlichen Stand zu halten und die Ressourcen bei steigenden Anforderungen zu erweitern.

Zu den großen Vorteilen gehören die geringen Investitionskosten. SaaS-Provider rechnen Anwendungen in der Regel anhand bestimmter Nutzungsparameter ab, wie zum Beispiel der Anzahl der Personen, die die Anwendungen nutzen oder der Anzahl der Transaktionen. So ist die Lösung jederzeit skalierbar. Der Bedarf an eigenem IT-Personal für Betrieb und Wartung reduziert sich erheblich.

Datenschutz, Datensicherheit und Compliance bleiben zentrale Entscheidungsfaktoren. Unternehmen sollten daher genau prüfen, wo ihre Daten verarbeitet werden und ob regulatorische Anforderungen erfüllt sind – insbesondere bei Anbietern außerhalb der EU.

Aus technologischer Sicht gehen viele ERP-Anbieter inzwischen denselben Weg: Moderne ERP-Funktionen, wie etwa KI-gestützte Analysen oder automatisierte Belegerfassung werden fast nur noch in den Cloud-Versionen ausgerollt. Wer als Anwender hier nicht mitgeht, wird technologisch auf lange Sicht abgehängt.

Beim reinen Vergleich der Lizenzgebühren wird oft ein rechnerischer Break-even nach einigen Jahren angeführt. Lässt man jedoch die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) einfließen – inklusive Server-Hardware, Energie, IT-Personal für Wartung und den Kosten für spätere Groß-Updates beim Kaufmodell – schneidet das Subscription-Modell auch langfristig oft wirtschaftlicher ab.

Unterschied Subscription und Software as a Service

Auch wenn Subscription und SaaS häufig im Kontext genannt werden, gilt es, eine feine Unterscheidung zu treffen: Subscription bezeichnet ausschließlich den regelmäßigen Bezug der Nutzungsrechte an der Software und beinhaltet noch keinen Betrieb der Software. So ist etwa bei eEvolution auch der selbstverwaltete Betrieb der ERP-Software in einer Public Cloud oder in einer eigenen Private Cloud Umgebung möglich. Software as a Service (SaaS) bedeutet hingegen den vollständigen Betrieb der Lösung durch den Anbieter, sodass sich Nutzer keine Gedanken um Sicherheit, Infrastruktur, Updates usw. machen müssen. Je nach Anbieter bzw. Angebot beinhaltet dies auch die Software-Lizenz. Bei eEvolution können Sie i.d.R. die Subscription einzeln beziehen und auf Wunsch das SaaS Angebot einfach hinzubuchen.

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Leasing

Fast alle Kauf- und Mietmodelle für ERP-Software lassen sich auch auf das Leasing übertragen. Dabei können Projekte ab 30.000 EUR mit einer Dauer von bis zu 10 Jahren finanziert werden. Allerdings bleibt der Leasinggeber Eigentümer der Software. Je nach Vertragsmodell sind die Kosten bis zur vollständigen Inbetriebnahme oder auch Aktualisierungen der Software bereits in der Leasingrate enthalten. Der Leasingnehmer erhält nur die Nutzungsrechte an der Software. In der Regel ist zwischen Softwareanbieter und Leasingnehmer eine Leasinggesellschaft als Vertragspartner des Softwareanbieters zwischengeschaltet. Dafür wird eine zusätzliche Leasinggebühr berechnet. Bevor die Entscheidung für die Finanzierung mit Leasing fällt, sollte eine Kosten-Nutzen-Analyse mit einem umfassenden Blick auf die Stakeholder erfolgen, die auch andere Finanzierungsmöglichkeiten wie den klassischen Kredit betrachtet.

Mietkauf

Beim Mietkauf räumt der Software-Anbieter dem Nutzer das Recht ein, innerhalb einer bestimmten Zeitspanne die gemietete Software zu einem vorher vereinbarten Preis käuflich zu erwerben. Bereits gezahlte Mietbeträge werden angerechnet. Im Unterschied zum Leasing ist der Mietkäufer in der Regel bereits mit der ersten Mietzahlung auch Eigentümer der Software. Aktualisierungs- und Supportbedingungen müssen meist separat ausgehandelt werden, da sie oft nicht oder nur für einen begrenzten Zeitraum in der Mietgebühr enthalten sind. Dennoch sollte man prüfen, ob ein herkömmlicher Kredit nicht günstiger ist als der Ratenkauf beim Software-Anbieter.

Exkurs: Kaufmännische Betrachtung

Kauf, Finanzierung oder Miete – welche Auswirkungen hat das auf Bilanz und Liquidität?

Die Entscheidung für ein ERP-System ist nicht nur eine technische, sondern auch eine betriebswirtschaftliche Frage. Je nach Beschaffungsmodell unterscheiden sich die Auswirkungen auf Liquidität, Bilanz und laufende Kosten deutlich.

Grundsätzlich lassen sich die verschiedenen Modelle in zwei Gruppen einteilen:

Investition in ein Anlagegut

Bei diesen Modellen erwerben Sie ein dauerhaft nutzbares Wirtschaftsgut für Ihr Unternehmen. Die Software wird in der Regel aktiviert und über mehrere Jahre abgeschrieben.

Klassischer Kauf: Sie zahlen die Lizenzkosten einmalig zu Projektbeginn. Die Software wird als Vermögensgegenstand in der Bilanz erfasst und über die vorgesehene Nutzungsdauer abgeschrieben. Dafür ist zu Beginn eine entsprechend hohe Investition erforderlich.
Mietkauf: Die Lizenz wird nicht sofort vollständig bezahlt, sondern über fest vereinbarte Raten finanziert. Wirtschaftlich handelt es sich jedoch häufig ebenfalls um einen Kauf. Die Software wird aktiviert und abgeschrieben, während sich die Zahlungen auf mehrere Jahre verteilen. Der Vorteil liegt vor allem in der Schonung der Liquidität zu Projektbeginn.

Laufende Nutzungs- und Betriebskosten

Bei diesen Modellen steht nicht der Erwerb der Software, sondern deren Nutzung im Vordergrund. Die anfallenden Kosten werden in der Regel direkt als laufender Aufwand berücksichtigt.

Software-Leasing: Anstelle eines Kaufs zahlen Sie regelmäßige Leasingraten über eine fest vereinbarte Laufzeit. Diese werden üblicherweise als laufender Aufwand erfasst. Gleichzeitig ist die Vertragslaufzeit meist langfristig angelegt und bietet nur begrenzte Flexibilität, wenn sich der Lizenzbedarf verändert.
Software-Miete / SaaS: Bei Software as a Service (SaaS) zahlen Sie ausschließlich für die Nutzung der Lösung. Die monatlichen oder jährlichen Gebühren werden direkt als laufender Aufwand verbucht. Dadurch bleiben hohe Anfangsinvestitionen aus und finanzielle Mittel können für andere Unternehmensbereiche genutzt werden. Zusätzlich lassen sich Benutzerzahlen oder Funktionsumfänge häufig einfacher an veränderte Anforderungen anpassen als bei langfristigen Finanzierungs- oder Leasingmodellen.

Was bedeutet das für die Praxis?

Für viele mittelständische Unternehmen steht weniger die Frage der Bilanzierung im Vordergrund als vielmehr die Planungssicherheit und die Verteilung der Kosten. Während Kauf und Mietkauf auf langfristigen Vermögensaufbau setzen, ermöglichen Leasing und insbesondere SaaS einen geringeren Kapitalbedarf zu Projektbeginn und sorgen für besser kalkulierbare laufende Aufwendungen.

Besitzen, leasen oder mieten? Es kommt darauf an…

In der Praxis zeigt sich: Während der klassische Kauf zunehmend zum Modell für Bestandssysteme oder hochspezifische Legacy-Umgebungen wird, setzen moderne, zukunftsorientierte Unternehmen fast ausschließlich auf flexible Subscription-Modelle, um agil auf Marktveränderungen reagieren zu können. Viele Faktoren wie Unternehmensgröße, Geschäftsmodell, Personalkapazitäten, technische Infrastruktur, Flexibilitätsanforderungen und interne Datenschutzvorgaben sind bei einer Entscheidung zu berücksichtigen. Die Analyse Ihrer spezifischen Bedürfnisse wird Ihnen helfen, eine sinnvolle Entscheidung zu treffen. Gerne unterstützen wir Sie dabei, das passende Modell für Ihre Anforderungen zu identifizieren und wirtschaftlich zu bewerten.