Aktualisiert im Juni 2026: Der Beitrag wurde um die ab 2027 geltenden Pflichten zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen im B2B-Bereich ergänzt.
Mit der E-Rechnung beginnt für Unternehmen eine neue Phase der digitalen Rechnungsverarbeitung. Das Wachstumschancengesetz hat die Vorgaben zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG neu gefasst. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können.
Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, kennen diese Pflicht bereits seit 2020. Nun wird die E-Rechnung schrittweise auch im B2B-Geschäft zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend.
Für den Versand gelten Übergangsfristen. Ab dem 1. Januar 2027 betrifft die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen zunächst Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2028 gilt sie grundsätzlich für alle inländischen B2B-Unternehmen
E-Rechnung ab 2027: Was ändert sich konkret?
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung und den Versand gibt es jedoch Übergangsfristen. Diese enden für größere Unternehmen zum Jahreswechsel 2026/2027.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen und übermitteln. Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen sind dann für diese Unternehmen nicht mehr ausreichend, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro können die Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027 nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung dann grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich.
Für Unternehmen ist deshalb jetzt der richtige Zeitpunkt, die eigenen Rechnungsprozesse zu prüfen. Entscheidend ist nicht nur, ob E-Rechnungen empfangen werden können. Auch die Erstellung, der Versand, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung sollten im ERP-System und im Dokumentenmanagement sauber abgebildet sein.
Welche Vorteile haben elektronische Rechnungen?
Auch wenn die digitale Erstellung und Versendung von Rechnungen eine größere Umstellung mit sich bringt, bietet die Digitalisierung und Vereinheitlichung der Rechnungsformate auf lange Sicht eine Entlastung für die Betriebe.
So ist es auch nicht erstaunlich, dass einer der wichtigsten Vorteile einer E-Rechnung die Effizienz in der Buchhaltung steigert. Im Vergleich zur herkömmlichen papierbasierten Rechnungsstellung, ermöglicht die elektronische Variante eine schnellere Verarbeitung von Rechnungsdaten. Dank automatisierter Prozesse können Unternehmen Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeiten, was nicht nur Zeit, sondern auch Geld spart.
Die E-Rechnung hat eine Menge weiterer Vorteile:
- Beschleunigung des Bezahlprozesses durch raschere Durchlaufzeiten
- Reduzierung von Eingabefehlern
- Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten
- Senkung von Materialkosten
- Umweltfreundlich, da weniger Papierverbrauch
- Vereinfachung der Archivierung
- Rechtliche Konformität
E-Rechnungen sind mehr als nur PDF-Dokumente
Viele Unternehmen glauben, wenn sie ihre Rechnungen als PDF versenden, sei das ausreichend. Das stimmt so nicht. Bei einer elektronischen Rechnung werden die Daten als strukturierter Datensatz an den Empfänger übertragen. Der Empfänger der Rechnung kann diese Daten mithilfe geeigneter Software direkt in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten. Bekannte Formate für die E-Rechnung sind in Deutschland die „XRechnung“ und das „ZUGFeRD-Format“. Sie basieren auf der Norm CEN 16931.
Gesetzliche Grundlagen zur E-Rechnung
Die obligatorische Verwendung der E-Rechnung ist eine wesentliche Voraussetzung für die Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich an ein bundeseinheitliches Meldesystem. Grundlage einer obligatorischen Einführung der E-Rechnung für inländische Umsätze im zwischenunternehmerischen Bereich ist Artikel 395 der Richtlinie 2006/112/EG. Die Definition der neuen E-Rechnung wird angelehnt an einen Vorschlag der Kommission im Rahmen der „VAT in the Digital Age“-Initiative und bezieht sich auf die bereits existierenden Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.
Es ist wichtig die wesentlichen Voraussetzungen für einen reibungslosen Empfang von E-Rechnungen zeitnah umzusetzen, da Unternehmen dazu bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen werden Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 zur Ausstellung verpflichtet, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro überschritten hat. Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen an ihre unternehmerischen Kunden elektronischen Rechnungen stellen.
Umstellung auf E-Rechnung
Das Format XRechnung
Die bereits zuvor erwähnte XRechnung ist ein Dateiformat, das auf einem XML-Datensatz basiert. Dieser kann auch automatisiert weiterverarbeitet werden. Dafür sind weder eine manuelle Dateneingabe noch ein Lesegerät notwendig. Entwickelt wurde das Format seit 2016 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen und ist die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (2014/55/EU).
Das Format ZUGFeRD
Eine andere weit verbreitete Methode zur standardisierten Übermittlung von elektronischen Rechnungsdaten ist das E-Rechnungsformat ZUGFeRD. Es basiert auf dem internationalen PDF/A-3-Standard und bietet eine einheitliche Struktur für Rechnungsdaten. Dabei werden die Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form in das PDF-Dokument integriert, was die automatisierte Verarbeitung und Archivierung erheblich erleichtert. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auch auf der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931.
Erfahren Sie mehr über dieses E-Rechnungsformat in unserem Blogbeitrag: Rechnungsaustausch wird einfacher mit ZUGFeRD-Standard.
Elektronische Rechnungen rechtssicher mit dem eEvolution ERP erstellen
Die E-Rechnung ist nicht nur ein neues Rechnungsformat. Sie verändert den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung über den Versand bis zur Archivierung. Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, ob ihr ERP-System E-Rechnungen in zulässigen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, einlesen und weiterverarbeiten kann.
Hier die gute Nachricht: Mit der aktuellen eEvolution ERP-Version sind Sie schon heute auf der sicheren Seite, denn sie bringt alle Voraussetzungen für die Erstellung und das Einlesen von E-Rechnungen mit. So können Unternehmen auf Wunsch sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD als neue Formate nutzen.
Denken Sie auch daran, dass digital erzeugte Rechnungen nach GoBD zwingend revisionssicher gespeichert werden müssen. Mit einer Schnittstelle zum Enterprise Content Management Systems ELO können sämtliche Dokumente GoBD-konform in ELO archiviert werden. So sind Sie jederzeit auf der rechtlich sicheren Seite.
Wann sollte ich mit der Umstellung beginnen?
Warten Sie mit der Umstellung nicht bis kurz vor Ablauf der Übergangsfristen. Besonders bei älteren eEvolution ERP-Versionen kann ein Update auf eine aktuelle Version Vorlauf benötigen.
Planen Sie außerdem Zeit für die Einrichtung des eEvolution Moduls, die Prüfung Ihrer Rechnungsprozesse sowie Anpassungen an Stammdaten, Versandwegen und Archivierung ein. So lässt sich die Umstellung strukturiert und ohne unnötigen Termindruck umsetzen.
Sie haben Fragen zur E-Rechnung, zur passenden ERP-Version oder zum revisionssicheren Dokumentenmanagement? Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei der Vorbereitung und Umsetzung.
