Voraussetzungen für die Ablage von externen Dokumenten
Mit der "Ablage externer Dokumente" ist die Ablage von zusätzlichen Dokumenten zu einem Vorgang oder einem Stammdatensatz in einem Modul von eEvolution gemeint, die nicht in eEvolution selbst erzeugt worden sind. Dabei kann es sich um unterschiedliche Arten von Dokumenten handelt, wie z.B. PDFs, E-Mails oder Bilder, die man zu einem bestimmten Vorgang, wie z.B. einem Angebot, Auftrag, Bestellung, Lieferschein oder Rechnung bzw. einem Stammdatensatz, wie z.B. Artikel, Kunde oder Lieferant, ablegen möchte. Dabei handelt es sich um einen Dialog, die "ELO Ablage" , mit verschiedenen Konfigurationen für die verschiedenen Vorgänge bzw. Stammdatensätze, die in der Export-Steuerung konfiguriert für das Export-Modul "eEvolution ELO Dokumentexport | 1.0" worden sind. Sobald ein Vorgang oder ein Stammdatensatz geladen wurde, werden alle dazu passenden Konfigurationen für die Ablage externer Dokumente als Ablageziele geladen und dem Benutzer angeboten.
Dabei kann pro Ablageziel in der Exportsteuerung konfiguriert werden, ob bei der Übergabe externer Dokumente VOR dem Import der Dateien automatisch die Verschlagwortungsmaske "Verschlagwortung" des ELO-Java-Clients geöffnet, durch den Benutzer geprüft, bearbeitet und mit "OK" bestätigt werden soll, oder die Übergabe externer Dokumente an ELO ohne Benutzerinteraktion erfolgen soll.
Hinweis:
Soll die Verschlagwortungsmaske angezeigt werden, so wird ein installierter ELO-Java-Client benötigt, um dieses Ablageziel verwenden zu können.
In eEvolution bieten die folgenden Module die Möglichkeit eine oder mehrere Konfigurationen für die Konfiguration von Ablagezielen zu hinterlegen und so aus eEvolution heraus Dokumente zu einem Vorgang oder Stammdatensatz abzulegen und diese Dokumente nach ELO zu importieren:
- Artikelverwaltung - Bei der Auswahl folgenden Exportmoduldaten wird die dazugehörige Konfiguration für die Ablage der externen Dokumente als Ablageziel in der Artikelverwaltung angeboten:
Das Ablageziel wird erst angeboten, wenn ein Artikel in die Hauptmaske geladen wird.
- Auftragsfakturierung - Bei der Auswahl folgenden Exportmoduldaten wird die dazugehörige Konfiguration für die Ablage der externen Dokumente als Ablageziel in der Auftragsfakturierung angeboten:
Serviceauftrag|1.0
Steht zur Verfügung, sobald ein Datensatz (egal ob Serviceauftrag oder Einsatz) geladen wurde.
Service-Gutschrift|1.0
Steht nur im Archiv-Modus zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem bereits mindestens eine Gutschrift erzeugt wurde.
Service-Rechnung|1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem bereits mindestens eine Service-Rechnung (Einzel- oder Sammelrechnung) erzeugt wurde.
- Service-Stornorechnung|1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem bereits mindestens eine Service-Rechnung storniert wurde.
- Auftragsverwaltung - Bei der Auswahl folgenden Exportmoduldaten wird die dazugehörige Konfiguration für die Ablage externer Dokumente als Ablageziel in der Auftragsverwaltung angeboten:
- Abschlagsrechnung |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Auftrag mit der Zahlungsmodalität "Fix" geladen ist und mindestens eine Abschlagsrechnung bereits erzeugt wurde. - AngAufGut | 1.0
Steht zur Verfügung, sobald ein Angebot ,Auftrag oder eine Gutschrift geladen wurde. - Angebot |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem es sich um ein Angebot handelt. - Auftrag |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem es sich um einen Auftrag handelt. - Gutschrift |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem es sich um einen Gutschrift handelt. - Lieferschein |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem bereits mindestens ein Lieferschein erzeugt wurde. - Rechnung |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem bereits mindestens eine Rechnung (Rechnung oder Ratenrechnung) erzeugt wurde. Bei Sammelrechnungen steht dieses Exportmodul nur zur Verfügung, wenn es sich um den Auftrag handelt, der den Kopf der Sammelrechnung bildet und steht bei den untergeordneten Aufträgen nicht zur Verfügung. - Storno-Lieferschein |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem bereits mindestens ein Lieferschein storniert wurde. - Storno-Rechnung |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem bereits mindestens eine Storno-Rechnung (Rechnung oder Ratenrechnung) erzeugt wurde. Bei Sammelrechnungen steht dieses Exportmodul nur zur Verfügung, wenn es sich um den Auftrag handelt, der den Kopf der Sammelrechnung bildet und steht bei den untergeordneten Aufträgen nicht zur Verfügung.
Die jeweilige Konfiguration für die Ablage externer Dokumente wird nur als Ablageziel angeboten, wenn die dazugehörige Bedingung für einen Datensatz erfüllt ist. Gleichzeitig werden immer alle zu einem Datensatz passenden Konfigurationen als Ablageziele angezeigt, egal welche Entität (Angebot, Auftrag oder Gutschrift) gerade aktiv ist.
- Basisdaten - Bei der Auswahl folgenden Exportmoduldaten wird die dazugehörige Konfiguration für die Ablage der externen Dokumente als Ablageziel in den Basisdaten angeboten:
- Inventar | 1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn in der Hauptmaske ein Inventardatensatz geladen wurde und die Daten des Inventars aktuell angezeigt werden
- Vertrag | 1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn in dem Dialog "Verträge" ein Vertragsdatensatz geladen wurde und die Daten des Vertrags aktuell angezeigt werden. Die jeweilige Konfiguration für die Ablage externer Dokumente wird nur als Ablageziel angeboten, wenn die dazugehörige Bedingung für einen Datensatz erfüllt ist.
- Artikelkonfiguration | 1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn in dem Dialog "Modell- und Artikelkonfiguration" eine Artikelkonfiguration geladen wurde und die Daten der Artikelkonfiguration aktuell angezeigt werden.
- Modellkonfiguration | 1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn in dem Dialog "Modell- und Artikelkonfiguration" eine Modellkonfiguration geladen wurde und die Daten der Modellkonfiguration aktuell angezeigt werden.
- CRM - Für die Leads und Verkaufschancen gibt es individuelle Exportmoduldaten, die jeweils nur für die Dialoge mit den Leads bzw. nur für die Dialoge mit den Verkaufschancen angeboten werden. Bei der Auswahl der folgenden Exportmoduldaten wird die dazugehörige Konfiguration für die Ablage externer Dokumente in den Dialogen "Offene Leads gesamt", "Offene Leads persönlich", "Alle Leads", "Offene Verkaufschancen gesamt", "Offene Verkaufschancen persönlich" und "Alle Verkaufschancen" angeboten, wenn exakt EIN Lead oder EINE Verkaufschance ausgewählt wurde:
- Interessent | 1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn in den Dialogen,"Offene Leads gesamt", "Offene Leads persönlich" oder "Alle Leads" exakt EIN Lead in der Tabelle auf der linken Seite selektiert wurde. - Kunde | 1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn in den Dialogen "Offene Verkaufschancen gesamt", "Offene Verkaufschancen persönlich" oder "Alle Verkaufschancen" exakt EINE Verkaufschance in der Tabelle auf der linken Seite selektiert wurde. - Lead |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn in den Dialogen "Offene Leads gesamt", "Offene Leads persönlich"oder "Alle Leads" exakt EIN Lead in der Tabelle auf der linken Seite selektiert wurde. - Verkaufschance | 1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn in den Dialogen "Offene Verkaufschancen gesamt", "Offene Verkaufschancen persönlich" oder "Alle Verkaufschancen" exakt EINE Verkaufschance in der Tabelle auf der linken Seite selektiert wurde.
Die jeweilige Konfiguration für die Ablageziele wird nur angeboten, wenn die dazugehörige Bedingung für diesen Datensatz erfüllt ist. Sollten mehrere Bedingungen erfüllt sein, dann werden alle dazu passenden Konfigurationen als Ablageziele angeboten.
WICHTIG:
Jedes Ablageziel bezieht sich im CRM immer exakt auf EINE Bestellung. Es ist nicht möglich mehrere Leads oder Verkaufschancen gleichzeitig zu markieren und Dokumente zu diesen Leads oder Verkaufschancen in einem Rutsch abzulegen.
- Einkaufsverwaltung - Bei der Auswahl der folgenden Exportmoduldaten wird die dazugehörige Konfiguration für die Ablage externer Dokumente in der Einkaufsverwaltung im Status "Wareneingang" angeboten, wenn exakt EINE Bestellung selektiert wurde:
- Liefermahnung |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn eine Bestellung markiert wurde, zu der eine Liefermahnung erzeugt wurde. - Sammelbestellung |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn eine Bestellung markiert wurde, zu der bereits eine Sammelbestellung erzeugt wurde.
Die jeweilige Konfiguration für die Ablageziele wird nur angeboten, wenn die dazugehörige Bedingung für diesen Datensatz erfüllt ist. Sollten mehrere Bedingungen erfüllt sein, dann werden alle dazu passenden Konfigurationen als Ablageziele angeboten.
WICHTIG:
Jedes Ablageziel bezieht sich in der Einkaufsverwaltung immer exakt auf EINE Bestellung. Es ist nicht möglich mehrere Bestellungen gleichzeitig zu markieren und Dokumente zu diesen Bestellungen in einem Rutsch abzulegen.
- KuLiMi - Bei der Auswahl folgenden Exportmoduldaten wird die dazugehörige Konfiguration für die Ablage externer Dokumente in der Kundenverwaltung angeboten:
- Kunde |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Kundendatensatz geladen wurde und die Kundendaten aktuell angezeigt werden. - Lieferant |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Lieferantendatensatz geladen wurde und die Lieferantendaten aktuell angezeigt werden.
Die jeweilige Konfiguration für die Ablage externer Dokumente wird nur als Ablageziel angeboten, wenn die dazugehörigen Bedingungen erfüllt ist.
- Produktion - Bei der Auswahl folgenden Exportmoduldaten wird die dazugehörige Konfiguration für die Ablage externer Dokumente in der Produktion angeboten
Produktionsauftrag|1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein oder mehrere Datensätze aus den Tabellen "Produktionsvorschläge", "Disponierte Produktionsaufträge", "In Produktion", "Qualitätssicherung", "Alle Aufträge" und "Alle aktiven Aufträge" in der Produktion markiert wurden, bei denen es sich um einen Produktionsauftrag handelt. Für jeden Produktionsauftrag wird eine eigene Kachel angezeigt über die zu dem Produktionsauftrag Dokumente abgelegt werden können.
Produktionsstückliste|1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn eine Stückliste in dem Dialogfenster "Stückliste" geladen ist.
Die jeweilige Konfiguration für die Ablage externer Dokumente wird nur als Ablageziel angeboten, wenn die dazugehörige Bedingung für einen Datensatz erfüllt ist..
- Retoure - Bei der Auswahl folgenden Exportmoduldaten wird die dazugehörige Konfiguration für die Ablage der externen Dokumente als Ablageziel in der Retourenverwaltung angeboten:
- Retoure Kunde |1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem es sich um eine Kundenretoure handelt. - Retoure LIeferant | 1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn ein Datensatz geladen wurde, bei dem es sich um eine Lieferantenretoure handelt.
Die jeweilige Konfiguration für die Ablage externer Dokumente wird nur als Ablageziel angeboten, wenn die dazugehörige Bedingung für einen Datensatz erfüllt ist.
- Rechnungseingangsbuch - Für die Eingangsrechnungen aus den Bestellungen der Einkaufsverwaltung und für die manuell über den Dialog "Manuelle Rechnungen / Gutschriften erfassen" erfassten Rechnungen und Gutschriften gibt es jeweils individuelle Exportmoduldaten, zu denen die dazugehörige Ablage externer Dokumente unter folgenden Bedingungen angeboten wird:
- Manuelle Eingangsrechnung|1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn in dem Dialog "Manuelle Rechnungen / Gutschriften erfassen" exakt EIN Datensatz in der Tabelle selektiert wurde. - Rechnungseingangsbuch|1.0
Steht nur zur Verfügung, wenn in der Tabelle "Lieferungen im Zeitraum" im Hauptfenster des Rechnungseingangsbuchs exakt EIN Datensatz selektiert wurde.
Jede Kombination aus Modul und Entität kann beliebig viele Konfigurationen für die Ablage externer Dokumente haben, die jeweils eine eindeutige Bezeichnung haben und dann auf der Dropzone den jeweiligen Benutzern mit eben dieser Bezeichnung als Ablageziel zur Verfügung gestellt werden.
Einem Benutzer stehen immer die folgenden Konfigurationen für die Ablage externer Dokumente in der Dropzone als Ablageziel zur Verfügung:
- Alle Konfigurationen für die Ablage externer Dokumente, denen er als Benutzer zugeordnet wurde.
- Alle globalen Konfigurationen für die Ablage externer Dokumente, die keinem Benutzer zugeordnet sind.
Daher können natürlich verschiedenen Benutzer, unterschiedliche Ablageziele zur Verfügung stehen, die auf deren jeweiligen Bedürfnisse und Zugriffsrechte abgestimmt sind.
Sobald die Option "Verschlagwortungsmaske beim Ablegen externe Dokumente öffnen, um die Verschlagwortung manuell zu bearbeiten" wird bei der Übergabe externer Dokumente VOR dem Import der Dateien automatisch die Verschlagwortungsmaske "Verschlagwortung" des ELO-Java-Clients geöffnet und kann von dem Benutzer überarbeitet werden. Bevor die Dokumente in ELO hochgeladen werden können, muss der Benutzer die Pflichtfelder befüllen und mit "OK" bestätigen, auch wenn er keine Änderungen vorgenommen hat, muss die vorgeschlagene Verschlagwortung mit "OK" bestätigt werden.
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