Sobald die Option "Verschlagwortungsmaske beim Ablegen externe Dokumente öffnen, um die Verschlagwortung manuell zu bearbeiten" wird bei der Übergabe externer Dokumente VOR dem Import der Dateien automatisch die Verschlagwortungsmaske "Verschlagwortung" des ELO-Java-Clients geöffnet und kann von dem Benutzer überarbeitet werden. Bevor die Dokumente in ELO hochgeladen werden können, muss der Benutzer die Pflichtfelder befüllen und mit "OK" bestätigen, auch wenn er keine Änderungen vorgenommen hat, muss die vorgeschlagene Verschlagwortung mit "OK" bestätigt werden.
Nur in diesem Fall wird aus den Informationen in der Verschlagwortungsmaske ein XML erzeugt, in dem neben den Informationen zur Verschlagwortung und Ablagepfaden auch die Dateipfade (<UploadDateien>) zu den hochzuladenden Dateien, sowie Name (<AbiziBezeichnung>) und ID (<AbiziLfdNr>)des dazugehörigen Eintrags aus der Export-Steuerung enthalten sind.
Sollte die Verschlagwortungsmaske mit "Abbrechen" verlassen werden, so wird der komplette Vorgang abgebrochen und es findet kein Import statt.
Achtung:
In diesem Fall wird ein installierter ELO-Java-Client benötigt, um dieses Ablageziel verwenden zu können.
Der Inhalt der Verschlagwortungsmaske wird direkt in ELO durch den ELO-Administrator konfiguriert und kann so auf die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden abgestimmt werden. Die Verschlagwortungsmaske kann z.B. wie folgt aussehen:
Voraussetzungen für die Ablage von externen Dokumenten
Ablage für externe Dokumente einrichten
Externe Dokumente über ELO-Postbox mit Client-OCR ablegen
Voraussetzungen für die automatische Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch
Automatische Aktualisierung von externen Dokumenten im Rechnungseingangsbuch einrichten