Kunden-Retouren neu anlegen

Nachdem Sie sich am Modul Retoure angemeldet haben, startet das Programm mit der Hauptmaske.

 

Hinweis:

Für eine Retoure müssen die Basisdaten immer mitinstalliert sein!

 

  1. Über das Menü <Start> oder die Tastenkombination Ctrl.+N kann eine neue Retoure angelegt werden.
  2. Legen Sie als nächstes fest, dass es sich um eine Kunden-Retoure handelt, indem Sie das Kontrollkästchen Kunde aktivieren. Alle kundenspezifischen Felder stehen somit in der Erfassungsmaske zur Verfügung.
  3. Das Feld RetourNr.: ist grau hinterlegt, da hier nach dem ersten Speichern automatisch die vom System vergebene Retoure-Nummer eingetragen wird. Diese Nummer kann nicht editiert werden.
  4. Das Erfassdatum wird mit dem aktuellen System-Datum vorbelegt, kann jedoch geändert werden.
  5. Für die Erfassung der Retoure spielen die nächsten Felder erledigt und Erledigt am noch keine Rolle und sind daher auch nicht editierbar. Diese Felder werden automatisch vom System gefüllt, sobald eine Retoure als erledigt gekennzeichnet wurde.
  6. Zusätzliche Informationen (bis zu 50 alphanumerischen Zeichen) können unter Bemerkung eingetragen werden.
  7. In der Feldgruppe Retoure aus... kann auf Daten aus dem Warenwirtschaftssystem (Auftrags Nr.:, Lieferschein Nr.: und Rechnungs Nr.:) bzw. aus dem System (Auftrags Nr.:) zurückgegriffen werden. Über die DDE-Buttons bzw. kann direkt zur Auftragsverwaltung bzw. zum Serviceauftrag verzweigt werden. Die Suche kann ebenfalls nach einer Seriennummer erfolgen. Generell erfolgt die Suche im jeweiligen Feld über die Funktionstaste F2 oder das Symbol  . In einem weiteren Dialogfenster werden Ihnen alle Aufträge oder Lieferscheine etc. angezeigt. Markieren Sie den gewünschten Datensatz und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Alle weiteren Felder, wie die Adressdaten werden automatisch gefüllt. Hinweis: Wählen Sie zuerst den Kunden aus, dann werden in der Suchauswahl nur die relevanten Auftrags-, Lieferschein- und Rechnungs-Informationen zu diesem Kunden angezeigt. Wurde ein Vorabtausch aus dem Serviceauftrag angelegt, wird die Nummer des Service-Auftrags, aus dem die Retoure angelegt wurde, zusätzlich angezeigt.

Hinweis: Haben Sie einen konkreten Auftrag/Lieferschein oder eine Rechnungsnummer ausgewählt, stehen Ihnen  in der Artikelauswahl der Positionserfassung nur die in diesem Auftrag enthaltenen Artikel über die F2-Auswahl zur Verfügung. In den Feldern Auftr. Datum von und Auftr. Datum bis kann per Datumsauswahl eine Zeitspanne definiert werden, in der die Auftrags-, Lieferschein- oder Rechnungsnummer gesucht wird. Wird keine weitere Benutzereinstellung vorgenommen, wird rückwirkend auf ein Jahr eingeschränkt.

Hinweis: Wenn im Feld Auftrags Nr. mit F8 statt mit F2 gesucht wird, stehen in der Suchmaske automatisch die Minipositionen zur Verfügung. Das Navigieren innerhalb der Maske erfolgt sowohl mit der Maus als auch über die Tastatur; die Positionen werden automatisch aktualisiert.

  1. Im Bereich Adressdaten sind folgende Informationen und Such-Kriterien verfügbar, wobei die Such-Kriterien durch das Symbol gekennzeichnet sind:

    Kunden Nr.:

    Kundennummer des Kunden - hier besteht die Möglichkeit, über das Symbol direkt in die Kundenverwaltung zu verzweigen

    Anrede:

    Anrede des Kunden

    Name:

    Kunden-Name

    Name 2:

    Kunden-Name 2 - ergänzende Kunden-Bezeichnung

    Name 3:

    Kunden-Name 3 - ergänzende Kunden-Bezeichnung

    Name 4:

    Kunden-Name 4 - ergänzende Kunden-Bezeichnung

    Straße:

    Straße des Kunden

    Ortsteil:

    Ortsteil der Kunden-Adresse

    Land/PLZ/Ort:

    Länder-Kürzel, Postleitzahl und Ort der Kunden-Anschrift

    Ansprechpartner:

    Ansprechpartner des Kunden zu dieser Retoure

    Hinweis: Falls der Ansprechpartner über die F2-Suche nicht gefunden werden konnte, kann er als neuer Datensatz über das Symbol angelegt werden (sofern der Benutzer dieses Berechtigung hat)

    Telefon/Fax:

    Telefon- und Fax-Nummer des Ansprechpartners

    Email:

    Email-Adresse des Ansprechpartners

    SNNR-Info

    Geben Sie hier eine gültige Seriennummer an, werden Ihnen der Artikel und die zu dieser Seriennummer generierten Historien-Einträge  angezeigt.

    ChargNr.-Info

    Möchten Sie Informationen zu einer konkreten Chargen-Nummer, geben Sie hier eine gültige Chargen-Nummer ein und Ihnen werden der Artikel und die zu dieser Chargen-Nummer generierten Historien-Einträge  angezeigt.

  2. Wichtig: Sofern in den System-Einstellungen <Einstellungen - Kunde> das Flag Kunden anlegen aktiviert wurde, können Sie in Retoure den neuen Kunden direkt erfassen. Geben Sie die Kunden-Adresse ein und bestätigen Sie die Eingaben mit <OK>, ein weiterer Dialog wird geöffnet, in dem nun die Anrede, die Kundengruppe, die Währung und die Umsatzsteuer hinterlegt werden. Handelt es sich um einen Debitor, muss das Flag Debitoranlage aktiviert werden. Im nächsten Dialogfenster wird entsprechend der Kundengruppen-Definition die Debitoren-Nummer vorgeschlagen. Die Ust-Id., das Sprachsymbol, die Zahlungsbedingung und die Zahlungsart können definiert werden. Mit <OK> werden die Eingaben gespeichert und die neue Kundennummer wird in der Retoure eingetragen.
  3. Nachdem die Eingaben mit <OK> bestätigt wurden, werden rechts die Reiter Details, Lieferanschrift und Rechnungsanschrift aktiviert.
  4. In der Registerkarte Details können Sie neben einer Wareneingangs-Nummer das Datum hinterlegen, welches mit dem Systemdatum vorbelegt ist aber geändert werden kann. Analog dazu kann eine Eingangslieferschein-Nummer und das entsprechende Datum erfasst werden. In der Groupbox stehen Ihnen alle Lieferarten zur Verfügung. Eine Versandnummer / Trackingnummer des jeweiligen Versand-Unternehmens und das Datum können in den folgenden Feldern hinterlegt werden.
  5. Hinterlegen Sie, ob die Retoure frei oder unfrei versendet wurde. Zusätzlich kann der Paketzustand angeben werden.
  6. Im Feld Bearbeiter wird das Login des Mitarbeiters angezeigt, der diese Retoure erzeugt hat.
  7. Alle Optionalfelder, die unter <Opt.-Felder-Retourkopf> definiert wurden, können mit den für diese Retoure spezifischen Merkmalen gefüllt werden.
  8. Durch Anklicken des Feldes Memo kann ein Langtext mit zusätzlichen ausführlichen Beschreibungen der Retoure hinterlegt werden.
  9. Soll eine Lieferantengebühr für alle Positionen eingetragen werden, hinterlegen Sie bitte die entsprechende Summe. Die hier eingetragene Gebühr gilt für die gesamte Retoure und wird von der Gutschrift abgezogen. Hinweis: Für die Lieferantengebühr lassen sich verschiedene Artikel im Installationsmodul unter System Einstellungen setzen. Die Variablen müssen mit „LiefGebuehrArt_%“ beginnen, wobei % durch eine beliebige Zahl zu ersetzbar ist. Hier wird die Artikelnummer als Wert der Variablen angegeben. Dadurch ist es möglich angelegte Artikel mit diesen Artikelnummern als Lieferantengebührartikel zu hinterlegen.
  10. Die Registerkarte Lieferanschrift wird automatisch gefüllt, wenn in der Kundenverwaltung dem Kunden bereits eine (oder mehrere) Lieferanschriften zugeordnet wurden. Möchten Sie eine neue abweichende Lieferanschrift, dann erfassen Sie alle Adress-Informationen und speichern Ihre Eingabe mit <OK>. Diese Daten werden dann auch in der Kundenverwaltung eingetragen und steht Ihnen ab sofort zur Verfügung. Über F2 stehen Ihnen alle abweichenden Lieferanschriften, die in der Kundenverwaltung erfasst sind, zur Verfügung. Über die Tastenkombination Shift + F2 kann auf alle Kundendaten zugegriffen werden.
  11. Wurde dem Kunden ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, wird im Reiter Rechnungsanschrift die Kundennummer/Debitorennummer automatisch angezeigt. Ein manueller Eintrag neuer Daten ist hier nicht möglich, dieser muss zwingend in der Kundenverwaltung erfolgen. Über F2 stehen Ihnen alle abweichenden Rechnungsanschriften, die in der Kundenverwaltung erfasst sind, zur Verfügung. Über die Tastenkombination Shift + F2 kann auf alle Kundendaten zugegriffen werden.
  12. Hinweis: Über den Menüpunkt <Aktion> <Neue Adresse zuordnen> oder die Tastenkombination Shift+F2 kann sowohl für die Liefer- als auch für die Rechnungsadresse auf bestehende Kundendaten zurückgegriffen werden. Wurde die Lieferanschrift vorher manuell erfasst, wird diese bei Durchführung der Aktion wieder gelöscht, da sie nicht in der Kundenverwaltung hinterlegt ist.
  13. Möchten Sie der Retoure weiter Informationen, Datenblätter, Dokumente oder ähnliches hinterlegen, können Sie diese Daten über das Menü <Start> zuordnen. Klicken Sie dort im Menü Datei auf Hinzufügen. Es erscheint ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie die gewünschte Datei (über F2 im Feld Pfad)auswählen können. Übernehmen Sie die Daten mit Öffnen in das Dialogfenster Weitere Informationen zu <..........>. Wählen Sie im Informationsfenster im Menüpunkt <Datei> den Punkt <Schnellansicht>. Im rechten Feld des Fensters  wird das Dokument geöffnet, wenn es über den Viewer angezeigt werden kann, im anderen Fall wird das entsprechende Programm aufgerufen. Das Symbol Akte wird nun wie folgt dargestellt: .

 

Nachdem alle Informationen zum Kunden und zur Retoure allgemein erfasst wurden, können nun die Retoure-Positionen eingegeben werden.

Hinweis:

Bei der Anlage einer neuen Kunden-Retoure wird in der Kundenhistorie des Standortes (in der Kundenverwaltung) automatisch ein Termineintrag vorgenommen. Somit ist eine bessere Nachverfolgung gewährleistet.

 

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