Die Erstellung der Schlussrechnung unterscheidet sich zwischen Aufträgen mit fester Zahlungsvereinbarung und Aufträgen mit den Zahlungsmodaliäten für fixe, pauschale oder variable Abschlagsrechnungen.
Abschlussrechnung bei der Rechnungsstellung mit fester Zahlungsvereinbarung
Abschlussrechnung bei der Rechnungsstellung für fixe, pauschale oder variable Abschlagsrechnungen
Bei einem Auftrag mit einer festen Zahlungsvereinbarung, d.h. es werden bereits bei der Auftragserteilung feste Zahlungsvereinbarungen getroffen, wie z.B. 30% bei Auftragserteilung, 30% bei Lieferung, 30% bei Fertigstellung und 10% bei Abnahme wird die Abschlussrechnung automatisch mit der letzten Rechnung erzeugt.
Beispiel:
Bei einem Auftrag wird die Zahlungsmodalität "30-30-30-10" hinterlegt, d.h. mit bei Erzeugung der letzten Rechnung über 10% des Auftragsvolumens wird automatisch die Schlussrechnung erzeugt.
Bei einem Auftrag mit den Zahlungsmodalitäten "Fix", Pausch" oder "Var" kann mit der Schaltfläche "Abschlussrechnung" in den Dialogfenstern "Erzeugen von variablen Abschlagsrechnungen" und "Fixe Abschlagsrechnung erstellen" sehr einfach die Schlussrechnung erstellt werden. Hierbei wird die „Rest-Auftragssumme“ gleichmäßig auf alle Positionen verteilt. Ob eine Rechnung eine Schlussrechnung ist, kann automatisch über die Beträge oder ausschließlich manuell durch die Schaltfläche „Abschlussrechnung“ festgelegt werden:
Soll die Abschlussrechnung automatisch über die Beträge festgelegt werden, so darf die Option „Manuelle Erstellung der Schlussrechnung, auch wenn alle Positionen zu 100% berechnet werden.“ auf dem Reiter „Angauf3“ in der Systemkonfiguration nicht aktiviert sein.
Man kann also in diesem Fall den Restbetrag auch manuell in die Felder eintragen. Wird dadurch der Auftrag komplett berechnet, so ist diese Rechnung eine Schlussrechnung.
Soll die Abschlussrechnung manuell über den Button „Abschlussrechnung“ festgelegt werden, so muss die Option „Manuelle Erstellung der Schlussrechnung, auch wenn alle Positionen zu 100% berechnet werden.“ auf dem Reiter „Angauf3“ in der Systemkonfiguration aktiviert sein.
Der Restbetrag kann in diesem Fall also auch 0,00 sein und eine Rechnung wird nur zu einer Schlussrechnung, wenn zuvor der Button „Abschlussrechnung“ betätigt wurde und darüber der Restbetrag eingetragen wurde.
Die Option "Abschlagsrechnung direkt buchen" bei pauschalen und variablen Abschlagsrechnungen steht für Schlussrechnungen grundsätzlich nicht zur Verfügung. Bei Erstellung der Schlussrechnung wird normalerweise der Betrag der erstellten Anzahlungsrechnungen dem betroffenen Anzahlungskonto wieder gutgeschrieben und es erfolgt eine normale Verbuchung der Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnung. Die Anzahlungsrechnungen (oder Teilschlussrechnungen), für die bereits eine steuerlich wirksame Buchung direkt auf die Erlöskonten erfolgt ist, werden bei der Erzeugung der Schlussrechnung natürlich ebenfalls entsprechend berücksichtigt.
Ausprägungen der eEvolution Zahlungsmodalitäten
Dialogfenster Erzeugen von variablen Abschlagsrechnungen
Dialogfenster Fixe Abschlagsrechnung erstellen
Rechnungsstellung mit fester Zahlungsvereinbarung
Rechnungsstellung mit fixen Abschlagsrechnungen