Auftragsarten einrichten

Da für jeden Auftrag unterschiedliche Bedingungen gelten, sollten Sie verschiedene Auftragsarten einrichten. Die wichtigsten Auftragsarten, die Sie benötigen könnten, sind im Lieferumfang des Moduls enthalten.

Um die Systemtabelle Auftragsart und das dazugehörige Dialogfenster aufzurufen und die erforderlichen Auftragsarten einzurichten gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Applikationsmenü auf Verwaltung -> Verkauf -> Auftragsarten in der Menüleiste. Die Systemtabelle Auftragsart öffnet sich.
    

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Das Fenster Auftragsart wird aufgerufen.
   
   

3. Sie können folgende Auftragsarten festlegen:

• Sofortauftrag

• Abrufauftrag

• Rahmenauftrag

• Zuzahlauftrag

• Dimensionsauftrag

• Auftragskopf für Unterauftrag, Auftragsteil

• Unterauftrag

• Auftragsteil

• Leergutauftrag

• Konsignationslagerauftrag

• Materialzuschlag

• Service-Dienstleistungsauftrag(sofern das eEvolution® Service Management installiert ist)

4. Im oberen Feld der Feldgruppe Bezeichnung, Auftrag weisen Sie dem Auftrag einen Namen zu, z. B. Standardauftrag

5. Wählen Sie im unteren Feld im Listenfeld eine der folgenden Auftragsarten aus:

• Sofortauftrag

• Abrufauftrag

• Rahmenauftrag

• Zuzahlauftrag

• Auftragskopf für Unterauftrag, Auftragsteil

• Unterauftrag

• Auftragsteil

• Leergutauftrag

• Service-Dienstleistungsauftrag (sofern das eEvolution® Service Management installiert ist)

6. Sie haben die Möglichkeit, durch Setzen der Checkbox Mandantenspezifisch die gewählte Auftragsart einem bestimmten Mandanten zuzuweisen. Beim Setzen der Checkbox wird der Mandant gewählt an dem Sie angemeldet sind

7. In der Feldgruppe Details Auftragsart nehmen Sie zu bestimmten Aufträgen Zusatzeinstellungen vor:

• Dimensionsauftrag

• Konsignationslagerauftrag

• Minderwertzuschlag

• Materialzuschlag

• Rahmenauftrag

• Rahmenabrufauftrag

• Versandkostenzuschlag

8. In der Feldgruppe "Angebote" finden Sie alle Einstellungen zu Angeboten mit Bindefrist.

1. Aktivieren Sie die Option "Angebote mit Bindefrist", wenn allen Angeboten dieser Auftragsart eine Bindefrist hinterlegt werden soll. Nach Ablauf der Bindefrist werden diese Angebote beim Starten der Auftragsverwaltung automatisch auf "Erledigt" gesetzt.
2. Geben Sie in dem Feld "Automatisches eintragen der Bindefrist in Tagen" die gewünschte Anzahl von Tagen ein, die auf das Erstellungsdatum des Angebots addiert werden sollen und als Bindefrist eingetragen werden sollen. Beim Aktivieren dieser Option werden automatisch 30 Tage eingetragen, diese Anzahl von Tagen kann im Anschluss natürlich manuell überschrieben werden. Natürlich können Sie die automatisch eingetragene Bindefrist in jedem Angebot noch nachträglich bearbeiten und bei Bedarf anpassen.

Beispiel:

Ihre Angebote mit Bindefrist sind 90 Tage gültig. Tragen Sie in den Dialog „Auftragsarten“ für die gewünschte Auftragsart in das Feld „Automatisches eintragen der Bindefrist in Tagen“ eine 90 anstelle der voreingestellten 30 ein, dann wird bei der Erstellung von einem Angebot automatisch als Datum für die Bindefrist das 90 Tage in der Zukunft liegende Datum eingetragen. Bei der Erstellung von einem Angebot am 01.12.2015 wird bei dieser Einstellung automatisch die Bindefrist auf den 30.01.2016 gesetzt.

Auch beim Kopieren von Angeboten greift diese Einstellung, so dass die Bindefrist automatisch auf der Grundlage des aktuellen Datums neu berechnet wird.

Achtung:

Das Feld "Automatisches eintragen der Bindefrist in Tagen" muss zwingend mit einem Wert größer oder gleich 0 befüllt werden, tragen Sie 0 Tage ein, dann wird automatisch das aktuelle Datum beim Erstellen von einem neuen Angebot als Datum für die Bindefrist eingetragen.

Hinweis:

Beim Wechseln der Auftragsart wird nur dann die Bindefrist automatisch berechnet und eingetragen, wenn das Feld vorher NICHT befüllt war.

 

3. Die Option "Automatisches Erzeugen von Lagerreservierungen" wird automatisch beim Aktivieren von "Angebote mit Bindefrist" aktiviert und bedeutet, dass beim Drucken von einem Angebot für die auf einem Lager geführten Angebotspositionen eine Lagerreservierung vorgenommen wird. Beim Erledigen (sei es manuell oder nach automatisch durch das System nach Ablauf der Bindefrist) von diesem Angebot werden diese Lagerreservierungen wieder rückgängig gemacht.
   Sie können diese Option aber deaktivieren, wenn Sie auch bei Angeboten mit Bindefrist grundsätzlich keine Lagerreservierung der auf einem Lager geführten Angebotspositionen wünschen.

9. Hinterlegen Sie im Feld Minimaler Deckungsbeitrag im Auftrag in % den minimalen Deckungsbeitrag in %, der nicht unterschritten werden kann. Wird dieser Unterschritten, erhalten Sie eine Warnmeldung.

10. Nehmen Sie in der Feldgruppe Minderwertzuschlag folgende Einstellungen vor, nachdem Sie zuvor die Auftragsart Sofortauftrag ausgewählt haben und in der Feldgruppe Details Auftragsart die Option Minderwertzuschlag aktiviert haben:

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Pauschalzuschlag, wenn bei Unterschreitung des minimalen Deckungsbeitrages eine pauschale Abschlagssumme berechnet werden soll.

2. Legen Sie im Feld Zuschlagspauschale die Zuschlagspauschale fest, die berechnet werden soll, wenn der minimale Auftragswert unterschritten wird. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Kontrollkästchen Pauschalzuschlag markiert wurde.

3. Hinterlegen Sie im Feld Auftragswert f. Mind.Mg.zuschlag einen minimalen Auftragswert (in Mandantenwährung), der nicht unterschritten werden darf. Wird dieser unterschritten, erhalten Sie eine Warnmeldung. Danach wird der definierte Artikel für Mindermengenzuschlag automatisch im Auftrag angelegt. Den Artikel legen Sie als Dummyartikel für Mindermengenzuschlag an (siehe Register Nummernkreise, Bereiche).

4. Wählen Sie die Option Gestaffelter Zuschlag, um den Minderwertzuschlag nach der Höhe der Unterschreitung des minimalen Auftragswerts zu staffeln. Klicken Sie auf das Symbol , um in das Feld F2: Minderwertzuschlag zu gelangen und dort die entsprechend hinterlegte Staffelung (unter System - Minderwertzuschlag festzulegen) einzusehen.

5. Legen Sie im Feld Minderwertzuschlag durch folgenden Artikel darstellen den Artikel fest, über den der Minderwertzuschlag berechnet werden soll. Klicken Sie auf das Symbol , um in die Tabelle F2: Artikel zu gelangen und dort einen entsprechenden Artikel auszuwählen. Dieser muss so angelegt werden, dass keine Rabatte mehr abgezogen werden.

Hinweis

Es ist nicht sinnvoll, im System hinterlegte Pauschalen und Staffelpreise in der generierten Auftragsposition zu überschreiben.

10. Nehmen Sie in der Feldgruppe Versandkostenzuschlag folgende Einstellungen vor, nachdem Sie zuvor die Auftragsart Sofortauftrag, Rahmenauftrag, Dimensionsauftrag, Auftrag mit Versandkosten, Auftrag mit Materialzuschlag oder Leergutauftrag ausgewählt und in der Feldgruppe Details Auftragsart die Option Versandkostenzuschlag aktiviert haben.

1. Markieren Sie das Kontrollkästchen Pauschalzuschlag, legen Sie einen pauschalen Versandkostenzuschlag fest.

2. Markieren Sie das Kontrollkästchen gestaffelter Zuschlagen, legen Sie einen gestaffelten Zuschlag fest. Klicken Sie dafür auf das Symbol und Sie gelangen in die Tabelle F2: Versandkostenzuschlag. Dort können Sie die gestaffelten Versandkosten (unter System - Versandkostenzuschlag festzulegen) einsehen.

Hinweis

Es ist nicht sinnvoll, im System hinterlegte Pauschalen und Staffelpreise in der generierten Auftragsposition zu überschreiben.

3. Legen Sie im Feld Versandkostenzuschlag durch folgenden Artikel darstellen den Artikel fest, über den der Versandkostenzuschlag berechnet werden soll. Klicken Sie auf die Lupe, um in die Tabelle F2: Artikel zu gelangen und dort einen entsprechenden Artikel auszuwählen. Dieser muss so angelegt werden, dass keine Rabatte mehr abgezogen werden.

11. Legen Sie in der Feldgruppe Aktionen folgende Einstellungen fest:

1. Damit Aufträge mit der obig gewählten Auftragsart nicht bei den statistischen Auswertungen berücksichtigt werden, markieren Sie das Kontrollkästchen Keine Statistik mit einem Häkchen.

Hinweis

Diese Funktionalität ist nicht im Standard enthalten und muss erst in den Standardauswertungen implementiert werden.

Achtung:

Auf Positionsebene wird zusätzlich die Option "Verkaufsübersicht" berücksichtigt, so dass sich für die Spalte nostatistic in der Tabelle AAGFAKTPOS folgendes Schema ergibt: Ist für den Artikel die "Verkaufsübersicht" nicht aktiviert oder für die Auftragsart "Keine Statistik" aktiviert, dann ist nostatistic immer 1 und es wird KEINE Statistik erstellt. Konkret sind z.B. die folgenden Szenarien denkbar: 

• Artikel Verkaufsübersicht = deaktiviert, Auftragsart "Keine Statistik" = deaktiviert => Keine Statistik wird erstellt
• Artikel Verkaufsübersicht = deaktiviert, Auftragsart "Keine Statistik" = aktiviert => Keine Statistik wird erstellt
• Artikel Verkaufsübersicht = aktiviert, Auftragsart "Keine Statistik" = deaktiviert => Statistik wird erstellt
• Artikel Verkaufsübersicht = aktiviert, Auftragsart "Keine Statistik" = aktiviert => Keine Statistik wird erstellt

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine Teillieferung mit einem Häkchen, damit keine Teillieferungen durchgeführt werden.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine Reservierung, um keine Reservierungen in eEvolution®- Artikel vorzunehmen.

4. Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen Artikelpreise brutto fakturieren, um alle Positionen im Auftrag brutto zu fakturieren.

   ACHTUNG:

   Haben Sie zusätzlich die Leergutverwaltung installiert & lizenziert, so müssen Sie die Bruttofakturierung für Aufträge über die globale Option "Ermöglicht es trotz Leerguteinstellung im Artikel Brutto-Fakturierung im Auftrag zu nutzen" freischalten.

5. Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen Zusätzl Pos.nr., damit für Artikelpositionen eine weitere Positionsnummer editiert werden kann.

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine Teilrechnung, damit für Aufträge mit der gewählten Auftragsart keine Teilrechnungen erstellt werden.

7. Markieren Sie das Kontrollkästchen Keine Übergabe an FiBu, damit Aufträge mit der obig gewählten Auftragsart nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

8. Die Checkbox BDE-Auftrag erzeugen betrifft das Modul Betriebsdatenerfassung

9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungsstellung via Sammeldruck, um für die in den Sammeldruck gestellten Aufträge, Rechnungsaktionen bzw. Rechnungsdrucke zu generieren.

10. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungsstellung via Sammelrechnung, um alle Aufträge dieser Auftragsart als Sammelrechnung für einen Kunden abzuwickeln.

11. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Setartikel: auf Positionsebene Fibuübergabe, um Setartikel bei der Übergabe an die Fibu aufzulösen. Bei Warenbestandsbuchungen kann dann jede Position einzeln mit getrennter Kontensteuerung übergeben werden.

12. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen HSL-Artikel: auf Positionsebene Fibuübergabe mit einem Häkchen,um Handelsstücklisten bei der Übergabe an die Fibu aufzulösen. Bei Warenbestandsbuchungen kann dann jede Position einzeln mit getrennter Kontensteuerung übergeben werden.

    Hinweis:

    Sind die Optionen  Setartikel: auf Positionsebene Fibuübergabe und " HSL: auf Positionsebene Fibuübergabe für eine Auftragsart aktiviert, dann besteht die Möglichkeit direkt die Einzelpreise der Set-/ HSL-Bestandteile in den Positionen anzupassen, die Anpassung muss in diesem Fall nicht wie in jedem anderen Fall zwingend über den Set-/HSL-Kopf erfolgen.

13. eines Auftrags nicht in Kunden- und Artikelstatistiken zu berücksichtigen.

14. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Teilmenge nach Sys.aktionen auf Komplettmenge setzen, wenn Sie die Restmenge einer Teillieferung als Liefermenge in die Spalte Liefermenge setzen wollen.

15. Ist die Checkbox Positionsrabatte auf Positionseinzelpreis beziehengesetzt, dann werden für die Berechnung einer Positionsgesamtsumme bei Angeboten, Aufträgen und Gutschriften die Positionsrabatte auf die Einzelpreise bezogen. Damit ist es möglich, rabattierte Einzelpreise auf Belegen, ohne die damit verbundenen Rundungsfehler, auszuweisen. Die verwendeten Berichte müssen allerdings angepasst sein.

    Hinweis:

    Sind die Optionen "Setartikel: auf Positionsebene Fibuübergabe" und "HSL-Artikel: auf Positionsebene Fibuübergabe" aktiviert, dann wird die Aktivierung der Option " Positionsrabatte auf Positionseinzelpreis beziehen" für diese Auftragsart empfohlen. Bei der Verwendung von Rabatten kann es in dieser Kombination ansonsten zu unerwünschten Rundungsdifferenzen zwischen Auftrag und Rechnung kommen.

16. Durch die Einstellung "Bezug zwischen LS und RE sicherstellen" wird vor der Erstellung einer Rechnung mit Leistungsbezug geprüft, ob die zu berechnende Menge bereits geliefert worden ist und gleichzeitig beim Stornieren eines Lieferscheins, ob dieser Lieferschein einer oder mehreren Rechnungen zugeordnet ist.
    Sobald diese Option aktiviert ist, kann nur dann eine Rechnung erzeugt werden, wenn die berechnende Menge kleiner oder gleich der gelieferten Menge ist und ein Lieferschein nur dann storniert werden, wenn er bisher KEINER nicht stornierten Rechnung zugeordnet worden ist. Der Lieferschein kann erst dann storniert werden, wenn ALLE diesem Lieferschein zugeordneten Rechnungen storniert worden sind.

ACHTUNG:

Diese Einstellung findet KEINE Anwendung bei dem Abschlags- und Ratenrechnungen, da für diese i.d.R. besondere Regeln im Hinblick auf den Leistungsbezug gelten. Konkret bedeutet das, dass diese Einstellung keine Anwendung findet, sobald auf dem Reiter "Bedingungen" das Feld "Zahl. Mod." befüllt worden ist.

12. Legen Sie in der Feldgruppe Aktionen für Kommission folgende Einstellungen fest:

    1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen" Nicht lagergeführte Artikel an Kommission übergeben", damit auch nicht lagergeführte Artikel an die Kommission übergeben werden.
    2. Aktivieren Sie" Vollautomatik der Kommissionierung. Hierbei wird automatisch die Pickliste gedruckt und die Kommission mit den Sollmengen gleich zurückgemeldet. Somit sind keinerlei Eingaben im Kommissionierungsmodul nötig.", um die Kommissionierung direkt über die Auftragsverwaltung auszuführen, so dass keine Eingaben in der Kommissionierung notwendig sind. Dabei wird automatisch die Pickliste gedruckt und anschließend die Kommission automatisch abgeschlossen und ins Archiv verschoben. Der Lieferschein und die Rechnung kann anschließend direkt über die Auftragsverwaltung gedruckt werden.

    Achtung:

    Die manuelle Übergabe an die Kommissionierung ist dadurch nicht mehr möglich!

    3. Aktivieren Sie zusätzlich "Vollautomatik der Schnellproduktion, wenn die Vollautomatik der Kommissionierung aktiv ist", dann können auch die Schnellproduktionsartikel automatisiert über die Auftragsverwaltung kommissioniert und produziert werden. Bitte lesen Sie für weitere allgemeine Informationen zur Schnellproduktion die Hilfe in der Kommissionierung.
13. Nehmen Sie in der Feldgruppe Druckvoreinstellung folgende Einstellungen vor:

1. Über die Option Ang wählen Sie für den Ausdruck eines Angebotes über den Menüpunkt Details Drucken die folgenden Voreinstellungen für die ausgewählte Auftragsart:

2. Über die Option AB wählen Sie für den Ausdruck einer Auftragsbestätigung über den Menüpunkt Details Drucken die folgenden Voreinstellungen für die ausgewählte Auftragsart :

3. Über die Option LS wählen Sie für den Ausdruck eines Lieferscheines die folgenden Voreinstellungen für die ausgewählte Auftragsart:

Hinweis

Wollen Sie die Ausgabe der Lieferscheine unterdrücken, sollten Sie in den Einstellungen über den Menüpunkt SystemEinstellungen im Register Erweiterte Einstellungen die Funktion Lieferscheinaktion, wenn nur Rechnung gedruckt wird kennzeichnen, so dass bei Rechnungsdruck die Lieferscheinaktionen mit durchgeführt werden.

4. Über die Option RE wählen Sie für den Ausdruck einer Rechnung über den Menüpunkt DetailsDrucken die folgenden Voreinstellungen für die ausgewählte Auftragsart:

5. Über die Option Gut wählen Sie für den Ausdruck einer Gutschrift über den Menüpunkt DetailDrucken die folgenden Voreinstellung für die ausgewählte Auftragsart:

6. Über die Option Storno wählen Sie für den Ausdruck eines Stornos über die Schaltfläche Storno im Hauptdialogfeld die folgenden Voreinstellungen für die ausgewählten Auftragsart:

13. Nehmen Sie in der Feldgruppe Versand folgende Einstellungen vor:

1. Geben Sie in das Feld Versandkosten die Kosten für den Transport des Auftrages ein, die der Kunde zahlen muss, wenn er bei der Erstellung eines Auftrages den Grenzbetrag im Feld Versandkosten bis nicht überschreitet.
   Die hier hinterlegten Versandkosten werden bei der entsprechenden Auftragsart als Voreinstellung im Feld Vers.K Netto auf dem Register Bedingungen übernommen.

Die Versandkosten werden dann beim Rechnungsausdruck mit berücksichtigt. Versandkosten werden nicht als Artikel behandelt, sondern als Aufschlag zur Gesamtsumme. D. h. die Versandkosten werden nicht als Auftragsposition, sondern als Aufschlag zum Aufschlagswert betrachtet. Diese Funktionalität ist jedoch nur vorhanden, wenn das Modul Kostenrechnung Plus nicht installiert ist.

Hinweis:

Beachten Sie bitte, dass in diesem Fall der direkt beim Kunden hinterlegte Mehrwertsteuerschlüssel für die Mehrwertsteuer der Versandkosten herangezogen wird und maximal drei verschiedene Mehrwertsteuerschlüssel in einem Angebot, einem Auftrag oder einer Gutschrift vorkommen dürfen.

2. Geben Sie in das Feld Versandkosten bis den Grenzbetrag ein, bis zu dem der Kunde den Versandbetrag im Feld Versandkosten zu zahlen hat. Der hier hinterlegte Grenzbetrag wird bei der entsprechenden Auftragsart als Voreinstellung im Feld Vers.K bis auf dem Register Bedingungen übernommen.

14. Nehmen Sie in der Feldgruppe Nummernkreise, Zwangsartikel folgende Einstellungen vor:

1. Legen Sie in den Feldern unter Auftr. Nr. von - bis den Auftragsnummernkreis fest. In das obere Feld geben Sie die erste Nummer und in das untere Feld die letzte Nummer des Nummernkreises ein. Sie haben hier die Möglichkeit, jeder Auftragsart einen eigenen Auftragsnummernkreis zuzuweisen.

2. Legen Sie in den Feldern unter RENr von - bis den Rechnungsnummernkreis fest. In das obere Feld geben Sie die erste Nummer und in das untere Feld die letzte Nummer des Nummernkreises ein. Sie haben hier die Möglichkeit, Rechnungsnummern in Rechnungsnummernkreise, entsprechend z.B. den Auftragsnummernkreisen, zu splitten.

3. Legen Sie in den Feldern unter Gut.Nr. von - bis den Gutschriftennummernkreis fest. In das obere Feld geben Sie die erste Nummer und in das untere Feld die letzte Nummer des Nummernkreises ein. Sie haben hier die Möglichkeit, Gutschriften in Gutschriftennummernkreise, entsprechend z.B. den Auftragsnummernkreisen, zu splitten.

15. Legen Sie über die Felder der Feldgruppe Zwangsartikel, in denen bis zu zwei Zwangsartikel der gewählten Auftragsart zugeordnet werden können, die jeweilige Artikelnummer fest.

Hinweis

Nach dem Speichern der Positionserfassungsmaske über den Menüpunkt DetailsPositionen erscheint eine Abfragedialog, ob der Zwangsartikel als Position mit angefügt werden soll.
 

16. Setzen Sie zusätzlich ein Häkchen vor Abs. Eing.zwang, um den Zwangsartikel automatisch anzulegen, ohne dass eine Auswahl getroffen werden kann. D. h., der Zwangsartikel ist immer im Auftrag enthalten.

17. Bestätigen Sie Ihre Eingaben jetzt mit Enter.

Es erscheint wieder die Systemtabelle Auftragsart, in der Sie jetzt die vorgenommen Einstellungen sehen können.

1. In der Spalte Nr. sehen sie die laufende Nummer der Auftragsart

2. In der Spalte Bezeichnung sehen Sie die Auftragsart, wie in der Feldgruppe Bezeichnung, Auftragsart zuvor eingerichtet.

3. In der Spalte Auftr.Nr. Von sehen Sie die in der Feldgruppe Nummernkreise, Zwangsartikel im oberen Feld Auftr.Nr. von - bis zuvor eingerichteten ersten Auftragsnummern.

4. In der Spalte Auftr.Nr. Bis sehen Sie die in der Feldgruppe Nummernkreise, Zwangsartikel im unteren Feld Auftr.Nr. von - bis zuvor eingerichteten letzten Auftragsnummern.

5. In der Spalte RENr. Von sehen Sie die in der Feldgruppe Nummernkreise, Zwangsartikel im oberen Feld RENr. von - bis zuvor eingerichteten ersten Rechnungsnummern.

6. In der Spalte RENr. Bis sehen Sie die in der Feldgruppe Nummernkreise, Zwangsartikel im unteren Feld RENr. von - bis zuvor eingerichteten letzten Rechnungsnummern.

7. In der Spalte Gut.Nr. Von sehen Sie die in der Feldgruppe Nummernkreise, Zwangsartikel im oberen Feld Gut.Nr. zuvor eingerichteten ersten Gutschriftennummern.

8. In der Spalte Gut.Nr. Bis sehen Sie die in der Feldgruppe Nummernkreise, Zwangsartikel im unteren Feld Gut.Nr. zuvor eingerichteten letzten Gutschriftennummern.

9. In der Spalte Mandant wird der Mandant angezeigt, für den Sie diese Auftragsart angelegt haben

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