In diesem Fenster werden alle Leads entsprechend der gewünschten Einschränkungen angezeigt. Die Einschränkungen werden durch die Kacheln auf dem Hauptfenster CRM definiert. Dabei werden die folgenden Einschränkungen angewandt:
Der Menüpunkt "Leads suchen" bietet die Möglichkeit nach allen Leads zu suchen, egal wem diese zugewiesen sind und in welchem Status sie sich befinden.
Auf der linken Seite befindet sich eine tabellarische Übersicht mit den wichtigsten Informationen zu einem Lead, wie z.B. Bezeichnung, Kunde, Beschreibung, Ursprung, und Informationen zum aktuellsten Termin einer Leads.
Hinweis:
In den Spalten "Letzter Termin " und "Datum letzter Termin" wird jeweils der aktuellste Termin zu einem Lead angezeigt. Es werden dabei keine Termine aus den verknüpften Verkaufschancen und Angeboten berücksichtigt.
Auf der rechten Seite werden die Informationen zu dem in der Tabelle auf der linken Seite markierten Lead angezeigt, wozu u.a. der Kundenname, die Bezeichnung, die Beschreibung und natürlich die Terminhistorie zu diesem Lead, mit allen bereits stattgefundenen und geplanten Terminen zu diesem Lead.
Außerdem können hier auch neue Leads erstellt werden.
In der Menüleiste unter dem Punkt Start finden sich folgende Aktionen zum Umgang mit den Leads:
| Symbol | Beschreibung |
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Über den Neu-Button kann ein neuer Lead angelegt werden. Ein eventuell geladener Datensatz wird nach Betätigung geschlossen und alle Felder im rechten Bereich sind für die Neueingabe geleert. |
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Der Löschen-Button bewirkt das Entfernen des markierten Leads in der Tabelle im linken Bereich des Fensters.
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Mit dem Aktualisieren-Button wird die gesamte Ansicht neu geladen und mit den aktuellsten Daten befüllt. |
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Der Excel-Button überführt alle markierten Leads aus der Tabelle im linken Bereich des Fensters in eine Excel Tabelle. |
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Mit dem Button In Verkaufschance umwandeln kann der aktuell geladene Lead zu einer Verkaufschance umgewandelt werden.
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| Erledigungsgrund |
Handelt es sich um einen verlorenen Lead, können Sie über diesen Menüpunkt den Dialog "Erledigungsgrund auswählen" öffnen und den bisher hinterlegten Erledigungsgrund einsehen oder verändern. Die Erledigungsgründe können Sie dabei über die Systemtabelle "Erledigungsgrund" hinterlegen, welche Sie in der Verwaltung unter Verkäufe - Erledigungsgründe finden.
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Hier kann direkt der Interessent oder Kunde dessen Lead aktuell in der Tabelle selektiert ist oder ein beim Kunden hinterlegter Ansprechpartner angerufen werden, wenn beim Kunden unter "Telefon" oder "Handy" und bei den Ansprechpartner unter "Telefon", "Telefon mobil" oder "Telefon privat" eine gültige Telefonnummer hinterlegt wurde. Um die Telefonnummern jeweils dem Interessenten, Kunden oder Ansprechpartner zuordnen zu können, werden zusätzlich zur Telefonnummer die folgenden Informationen angezeigt:
Beim Klick auf die gewünschte Telefonnummer wird über die installierte Telefonsoftware ein Anruf gestartet, wodurch sich die Beschriftung von „Anrufen“ in "Auflegen“ ändert. Sobald der Anruf durch die Telefonsoftware oder einen Klick auf „Auflegen“ im CRM beendet wurde, ändert sich die Beschriftung wieder in „Anrufen“.
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Hier werden die beim Interessenten bzw. Kunden und Ansprechpartner im Feld "E-Mail-Adresse" hinterlegten E-Mailadressen des in der Tabelle selektierten Leads angezeigt, wenn man diesen Menüpunkt öffnet. Um die E-Mailadresse jeweils dem Interessenten, Kunden oder Ansprechpartner zuordnen zu können, werden zusätzlich zur E-Mailadresse die folgenden Informationen angezeigt:
Bei einem Klick auf die gewünschte E-Mailadresse wird das E-Mailprogramm gestartet und die gewählte E-Mailadresse automatisch als Empfänger eingetragen. |
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Über die Akte können Sie einem Lead beliebige Dateien zuordnen. |
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Über den Button Quicklinks öffnen sich die möglichen Verlinkungen zu anderen Modulen. In diesem Fall kann über den Punkt Kulimi der Interessent des geladenen Leads in der Kundenverwaltung aufgerufen werden. |
Im Folgenden werden die einzelnen Felder des rechten Teil dieses Fensters erläutert:
Dieses Feld enthält einen Interessenten aus der Kundenverwaltung. Der Interessent bildet die Basis eines jeden Leads.
In diesem Feld wird eine Bezeichnung mit bis zu 100 Zeichen für den Lead eingegeben.
In diesem Feld kann eine ausführliche Beschreibung des Leads als Freitext eingegeben werden.
In diesem Feld werden die Produkte als Freitext eingegeben, die im zugehörigen Lead von Bedeutung sind.
In diesem Feld wird der Status dieses Leads aus dem Dropdown-Menü ausgewählt. Anhand des Status wird ermittelt, ob ein Lead als Aktiv oder Geschlossen angesehen wird. Zur Auswahl stehen die Möglichkeiten, die in der Systemtabelle Systemtabelle Vorgangsstatus unter Verwaltung -> CRM -> CRM-Vorgangsstatusdefiniert wurden, z.B.:
In diesem Feld kann der Umsatz aus diesem Lead als numerischer Wert hinterlegt werden.
In diesem Feld wird der Besitzer dieses Leads mit F2 oder 
aus allen Mitarbeitern ausgewählt.
In diesem Feld wird der Typ dieses Leads aus dem Dropdown-Menü ausgewählt. Die Möglichkeiten werden dabei über die Systemtabelle Systemtabelle Leadtyp definiert, die in der Verwaltung "CRM " CRM-Leadtypen angepasst werden kann.
In diesem Feld wird über F2 oder der Ursprung dieses Leads ausgewählt. Die Möglichkeiten werden dabei über die Systemtabelle Systemtabelle Vorgangs-Ursprung definiert, die in der Verwaltung " System "Ursprung angepasst werden kann.
In diesem Feld wird die Erfolgswahrscheinlichkeit dieses Leads aus dem Dropdown-Menü ausgewählt. Die Möglichkeiten werden dabei über die Systemtabelle Systemtabelle Wahrscheinlichkeiten definiert, die in der Verwaltung " Verkauf "Wahrscheinlichkeiten angepasst werden kann.
Mit dieser Checkbox kann der aktive Lead als qualifiziert markiert werden. Die Aktivierung bzw. Deaktivierung dieser Checkbox erzeugt nach der Speicherung einen Systemeintrag in der Historie zur Dokumentation dieser Änderung.
Mit dieser Checkbox kann der aktive Lead als verloren gekennzeichnet werden. Im Anschluss muss ein Grund für das Verlieren dieses Leads über den Dialog "Erledigungsgrund auswählen"ausgewählt werden, welcher automatisch beim Speichern der Änderungen geöffnet wird und den in der Systemtabelle "Erledigungsgrund" als "Default" gekennzeichneten Erledigungsgrund automatisch vorausgewählt hat. Sie können diesen aber natürlich direkt in diesem Dialog noch einmal anpassen und einen anderen Erledigungsgrund auswählen.
Hinweis:
Die Erledigungsgründe für Leads und Verkaufschancen sind identisch mit den Erledigungsgründen für Angeboten und werden adher gemeinsam in der Verwaltung unter "Verkäufe" - "Erledigungsgründe" gepflegt.
Solange eine Verkaufschance als "Verloren" markiert ist, kann der Erledigungsgrund über den Menüpunkt "Erledigungsgrund" bearbeitet werden.
Hinweis:
Solange bei einem verlorenen Lead noch ungespeicherte Änderungen vorhanden sind, wird der Menüpunkt "Erledigungsgrund" deaktiviert.
Die Aktivierung bzw. Deaktivierung dieser Checkbox erzeugt nach der Speicherung einen Systemeintrag in der Historie zur Dokumentation dieser Änderung.
Hinweis:
Wenn der aktive Lead als "Verloren" gekennzeichnet wird, öffnet sich eine Nachfrage, mit der Sie den Lead direkt auf "Inaktiv" setzen können.
Wenn Sie die Meldung bestätigen, aktualisiert sich der Status des Leads automatisch auf "Inaktiv". Nach der Bestätigung mit OK wird der Lead, in der Dashboard View, nicht mehr in den Bereich offen mit eingerechnet. Um den Lead erneut zu betrachten, müssen Sie auf Alle Leads klicken.
In diesem Feld kann das Datum hinterlegt werden, an dem der Lead voraussichtlich beendet sein wird. Natürlich kann dieses Datum jederzeit angepasst werden. In der Systemkonfiguration auf dem Reiter "CRM" kann mit der Einstellung " Bei Leads oder Verkaufschancen muss ein Abschlussdatum angegeben werden" pro Mandant gesteuert werden, ob es sich bei der Angabe des Abschlussdatums um eine Pflichteingabe handelt:
In der Groupbox Projekt gibt es die folgender Eingabefelder :
In dieses Feld wird die Bezeichnung für ein Projekt eingegeben, auf das die Abrechnung zu diesem Lead stattfindet. In der Projektverwaltung wird automatisch ein entsprechendes Projekt angelegt.
In diesem Feld wird die Planzeit zum zuvor definierten Projekt angegeben. Es muss sich dabei um einen numerischen Wert größer als 0 handeln.
Hinweis:
Bei der Erstellung eines Projektes werden automatisch die Arbeitsschritte, die für den ausgewählten Leadtyp definiert sind, als Unterprojekte angelegt. Die Planzeit wird dabei nach der Einstellung in der Systemtabelle aufgeteilt. Zu finden sind die Arbeitsschritte unter Verwaltung -> CRM -> CRM-Leadtypen ->
. Siehe dazu: Systemtabelle Arbeitsschritte zu Leadtyp
In diesem Feld kann über das Dropdown-Menü aus den verfügbaren Firmen die passende ausgewählt werden. Das Feld wird dabei mit der zuletzt verwendeten Firma vorbelegt.
Dieses Feld wird automatisch mit dem Mitarbeiter befüllt, der diesen Lead erstellt hat. Das Feld ist nicht editierbar.
Dieses Feld wird automatisch mit Zeit der Erstellung dieses Leads mit Datum und Uhrzeit befüllt. Das Feld ist nicht editierbar.
Dieses Feld wird automatisch mit dem Mitarbeiter befüllt, der diesen Lead zuletzt verändert hat. Das Feld ist nicht editierbar.
Dieses Feld wird automatisch mit Zeit der letzten Änderung dieses Leads mit Datum und Uhrzeit befüllt. Das Feld ist nicht editierbar.
In der Groupbox Historie sind folgende Einträge zu finden:
In der Tabelle sind alle Aktionen zu einem Lead enthalten, dabei kann es sich sowohl um manuell erzeugte Termineinträge, wie z.B. Anrufe oder Besuche, als auch vom System automatisch erzeugte Einträge, wie z.B. die Anlage einer Verkaufschance, handeln. Es werden in diesem Zusammenhang, sowohl erledigt, als auch noch nicht erledigte Termineinträge angezeigt.
Mit einem Doppelklick auf kleinen Pfeil 
am Ende des Schriftzugs "Historie" kann die Tabelle in den Vollbildmodus geschaltet werden, um sich einen besseren Überblick zu verschaffen. Mit einem erneuten Klick auf den Pfeil 
am Ende des Schriftzugs "Historie" kehrt man wieder in den normalen Modus zurück.
Ein neuer Eintrag wird mit einem Klick auf den Button "Neu" erstellt, wobei sich automatisch der Dialog Erweiterte Details zu Aktion öffnet, über den der neue Termineintrag erstellt werden muss.
Ein markierter Eintrag kann über den Button "Bearbeiten" bearbeitet werden und dann im Dialog Dialogfenster Erweiterte Details zu Aktionen editiert werden.
Über den Button "Zuweisen an" öffnet sich der Dialog Massenzuweisung mit der die Zuweisung der markierten Termineinträge in einem Rutsch auf den dort ausgewählten Benutzer geändert werden kann.
Hinweis:
Die Änderung der Zuweisung ist nur möglich, wenn der Benutzer über das Recht "Terminhistorieneintrag zuweisen" im Modul "Desktop" verfügt und es sich weder um einen bereits erledigten, noch einen automatisch vom System erzeugten Termineintrag (wie z.B. die Anlage eines Leads oder einer Verkaufschance) handelt.
Über den Button "Löschen" können die markierten Einträge entfernt werden, wenn es sich um keine Systemeinträge handelt.
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, ab welchem Datum die Einträge in der Tabelle angezeigt werden sollen, so dass alle Einträge mit einem älteren Datum ausgeblendet werden.
Hinweis:
Das zuletzt verwendete "Datum von" wird pro Benutzer gespeichert.
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, bis zu welchem Datum die Einträge in der Tabelle angezeigt werden sollen, so dass alle Einträge mit einem neuerem Datum ausgeblendet werden.
Hinweis:
Das "Datum bis" wird beim Verlassen des Bildschirms wieder geleert und nicht gespeichert.
Ist die Option "Erledigte anzeigen" aktiviert, so werden zusätzlich zu den anstehenden Terminen auch die Termine angezeigt, die bereits durchgeführt worden sind und dementsprechend das Erledigt-Flag gesetzt haben.
Ist die Option "Systemaktionen anzeigen" aktiviert, so werden zusätzlich zu den manuellen Einträgen, auch die aus Systemaktionen automatisch erstellten Einträge angezeigt, wie z.B. für die Anlage von einer Verkaufschance.
Wichtig:
Das Anlegen und Löschen eines Leads oder einer Verkaufschance, sowie die Änderung seines Status wird auch in der Historie des zugeordneten Kunden protokolliert. Diese kann in der Kundenverwaltung eingesehen werden.
Ganz unten in diesem Fenster kann der Datensatz mit einem Klick auf "OK" gespeichert werden.
Hinweis:
Wurden in einem oder mehreren Feldern unkorrekte Eingaben gemacht, wird das Speichern nicht ausgeführt. Die betroffenen Felder werden dann mit diesem Symbol markiert:
Fährt man mit der Maus über das Warnsymbol, so erscheint eine Erklärung zur Fehleingabe in Form eines Tooltips.
Das sieht z.B. so aus:
Mit einem Klick auf "Abbrechen" werden alle ungespeicherten Änderungen auf dem Fenster rückgängig gemacht.
Dialogfenster Erweiterte Details zu Aktionen
Alle Leads, offene Leads gesamt und offene Leads persönlich
