Vorüberlegungen
Wie auch in anderen Modulen, ist es notwendig, vor Beginn der Arbeit einige Systemdaten und grundlegende Einstellungen der Basisdaten zu definieren:
- Festlegen der Systemdaten. Diese Daten sind grundlegende, von Ihnen zu definierende Parameter, mit denen das System arbeiten soll.
- Eingeben der Basisdaten wie Kunden, Lieferanten, Debitoren, Techniker usw. Diese Daten sind die Haupt-Daten des Systems.
- Ergänzen zusätzlicher Detail-Daten für die Arbeit mit den Kunden, Lieferanten, Debitoren, Technikern, usw. (Ansprechpartner, Funktionen, Ausbildung und Qualifikation und vieles andere mehr.
- Erfassen und Bearbeiten der Inventare
- Verwaltung und Zuordnung von Verträgen
Bevor Sie mit der Einrichtung der Basisdaten beginnen, sollten Sie jedoch vorab die nachfolgenden Fragen aus der Checkliste beantworten:
Wenn Sie mehrere Mandanten mit gleichen/ähnlichen Grundeinstellungen verwenden möchten:
- Welche Daten sollen mandantenabhängig im System geführt werden?
(Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Artikel, Modelle, Inventare, Verträge,
Bewegungsdaten: Aufträge, Bestellungen)
- In welche Gruppen sollen Artikel und Modelle unterteilt und gelagert werden?
- Welcher Lieferant liefert welchen Artikel?
- Wer ist Ansprechpartner beim jeweiligen Lieferant?
- In welche Abteilungen ist Ihre Unternehmung gegliedert?
- In welche Technikerklassen sollen die Techniker unterteilt werden?
- Welche Basisfirmendaten werden benötigt?
Für die Basisdaten in Zusammenhang mit dem Vertragswesen:
- Lagerverwaltung: sollen eigene Technikerlager oder Sammellager verwendet werden?
- Wie sollen verkaufte Geräte in die Basisdaten übernommen werden?
- Wie komplex sollen die Inventare strukturiert sein: 1-stufig, 2-stufig, 3-stufig, n-stufig?
- Wie sollen Vertragspauschalen abgerechnet werden: welche Zahlungsintervalle, Sammel- und/oder Einzelberechnungen
- Welche Vertragsarten finden aktuell Verwendung?
- Welche Leistungen sind durch Vertragspauschalen abgegolten, welche werden nach Zeit und Aufwand berechnet?
- Gibt es Einsatzpauschalen oder wird generell stundenweise berechnet?
- Welche Berechnungskennzeichen existieren für Arbeitszeit, Fahrtzeit, Fahrt-Kilometer, Spesen, Ersatzteile?
- Welche Kundenstruktur gibt es im Service Management: Standorte, Debitoren, fallweise Auftraggeber
- Gibt es regelmäßige Wartungen / Arbeitspläne?
- Sind hierbei einzelne Arbeitsplanschritte abzuarbeiten?
- Ist ein Automatismus bei der Wartungs- /Arbeitsplanfortschreibung gewünscht?
- Existiert eine Struktur für Bezirke, die abgebildet werden soll?
- Welche Vererbung von Kostendaten ist gewünscht: Kostenstellen, Kostenträger, Kostenarten, Projekte
Für die Auftragsbearbeitung und Abwesenheitsverwaltung:
- Nach welcher Methode / welchen Methoden werden Techniker disponiert: zum Beispiel nach Qualifikation, Entfernung, Bezirk, Ersatzteilverfügbarkeit
- Gibt es ein festes Vertretungsschema?
- Sind den Inventaren bzw. Standorten ein oder mehrere Techniker fest zugeordnet?
- Welche Feiertage gibt es in welchen Bezirken? Sollen Feiertagskalender verwendet werden?
Bitte beachten Sie auch unsere Hinweise im Kapitel Erläuterung der Begrifflichkeiten und Zusammenhänge.