Vorüberlegungen
Wie auch in anderen Modulen, ist es notwendig,
vor Beginn der Arbeit einige Systemdaten und grundlegende Einstellungen
der Basisdaten zu definieren:
- Festlegen der Systemdaten. Diese Daten sind grundlegende,
von Ihnen zu definierende Parameter, mit denen das System arbeiten soll.
- Eingeben der Basisdaten
wie Kunden, Lieferanten, Debitoren, Techniker usw. Diese Daten sind die
Haupt-Daten des Systems.
- Ergänzen zusätzlicher
Detail-Daten für die Arbeit mit
den Kunden, Lieferanten, Debitoren, Technikern, usw. (Ansprechpartner,
Funktionen, Ausbildung und Qualifikation und vieles andere mehr.
- Erfassen und Bearbeiten
der Inventare
- Verwaltung und Zuordnung
von Verträgen
Bevor Sie
mit der Einrichtung der Basisdaten beginnen, sollten Sie jedoch vorab
die nachfolgenden Fragen aus der Checkliste beantworten:
Wenn Sie
mehrere Mandanten mit gleichen/ähnlichen Grundeinstellungen verwenden
möchten:
- Welche Daten sollen
mandantenabhängig im System geführt werden?
(Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter,
Artikel, Modelle, Inventare, Verträge,
Bewegungsdaten:
Aufträge, Bestellungen)
- In welche Gruppen sollen
Artikel und Modelle unterteilt und gelagert werden?
- Welcher Lieferant liefert
welchen Artikel?
- Wer ist Ansprechpartner
beim jeweiligen Lieferant?
- In welche Abteilungen
ist Ihre
Unternehmung gegliedert?
- In welche Technikerklassen
sollen die Techniker unterteilt werden?
- Welche Basisfirmendaten
werden benötigt?
Für die Basisdaten
in Zusammenhang mit dem Vertragswesen:
- Lagerverwaltung: sollen
eigene Technikerlager oder Sammellager verwendet werden?
- Wie
sollen verkaufte Geräte in die Basisdaten übernommen werden?
- Wie komplex sollen die
Inventare strukturiert sein: 1-stufig,
2-stufig, 3-stufig, n-stufig?
- Wie sollen Vertragspauschalen
abgerechnet werden: welche Zahlungsintervalle,
Sammel- und/oder Einzelberechnungen
- Welche Vertragsarten
finden aktuell Verwendung?
- Welche Leistungen sind
durch Vertragspauschalen abgegolten, welche werden nach Zeit und Aufwand
berechnet?
- Gibt es Einsatzpauschalen
oder wird generell stundenweise berechnet?
- Welche Berechnungskennzeichen
existieren für Arbeitszeit, Fahrtzeit, Fahrt-Kilometer, Spesen, Ersatzteile?
- Welche Kundenstruktur
gibt es im Service Management: Standorte,
Debitoren, fallweise Auftraggeber
- Gibt es regelmäßige
Wartungen / Arbeitspläne?
- Sind hierbei einzelne
Arbeitsplanschritte
abzuarbeiten?
- Ist ein Automatismus
bei der Wartungs-
/Arbeitsplanfortschreibung
gewünscht?
- Existiert eine Struktur
für Bezirke, die abgebildet werden soll?
- Welche Vererbung von
Kostendaten ist gewünscht: Kostenstellen,
Kostenträger, Kostenarten, Projekte
Für die
Auftragsbearbeitung und Abwesenheitsverwaltung:
- Nach welcher Methode
/ welchen Methoden werden Techniker disponiert: zum Beispiel nach
Qualifikation, Entfernung, Bezirk, Ersatzteilverfügbarkeit
- Gibt es ein festes Vertretungsschema?
- Sind den Inventaren
bzw. Standorten ein oder mehrere Techniker fest zugeordnet?
- Welche Feiertage gibt
es in welchen Bezirken? Sollen Feiertagskalender verwendet werden?
Bitte beachten Sie auch unsere Hinweise im
Kapitel Erläuterung der Begrifflichkeiten
und Zusammenhänge.