neben dem Feld "RENr." eine elektronische Rechnung einlesen werden, indem Sie darauf klicken und in dem sich öffnenden Explorer die gewünschte elektronische Rechnung auswählen. Es ist in eEvolution nicht nur möglich elektronische Rechnungen und Gutschriften im PDF-Format zu erzeugen, sondern es können auch elektronische Rechnungen und Gutschriften im ZUGFeRD-Format 1.0 (kurz: ZUGFeRD 1.0) mit dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" oder im Factur-X/ZUGFeRD 2.1.1-Format 1.0.05 (kurz: ZUGFeRD 2.1) mit dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" oder im ZUGFeRD 2.3 / Factur-X 1.0.07 (kurz: ZUGFeRD 2.3) mit dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" als XRechnung nach dem Standard der KoSIT erzeugt werden, nähere Informationen zur XRechnung finden Sie unter XRechnung - Elektronische Rechnungen in eEvolution.
Beim Drucken über das Druckziel „Datei speichern als“ im Dialogfenster „Drucken“ können elektronischen Rechnungen und Gutschriften in den Formaten „ZUGFeRD 1.0“ bzw. " ZUGFeRD 2.1" bzw. "ZUGFeRD 2.3" entweder als PDF ("Dokument in PDF-Datei (*.pdf)“ ), bei dem die XML-Datei in das PDF eingebettet wird oder direkt als XML-Datei ("Dokument in XML-Datei (*.xml)“ ) erzeugt werden.
Beim Export einer elektronischen Rechnung oder Gutschrift in den in den Formaten „ZUGFeRD 1.0“ bzw. " ZUGFeRD 2.1" bzw. "ZUGFeRD 2.3" über die Export-Steuerung kann über den Eintrag in der Spalte "Exportdokument" festgelegt werden, ob beim Export ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei ("ZUGFeRD PDF Export | 1.0" und "ZUGFeRD 2.1 PDF Export | 1.0" und "ZUGFeRD 2.3 PDF Export | 1.0") oder nur die XML-Datei (""ZUGFeRD XML Export | 1.0" und "ZUGFeRD 2.1 XML Export | 1.0" und "ZUGFeRD 2.3 XML Export | 1.0") erzeugt und erzeugt und exportiert werden soll. Möchten Sie automatisch das beim Kunden im Dialogfenster "Diverses - Kunde" hinterlegte Format für die elektronische Rechnung verwenden, wählen Sie das Export-Dokument "E-Rechnung nach Vorbelegung Report | 1.0" aus, wo Sie in der Spalte "Exportdokument-Konfiguration" für das jeweilige ZUGFeRD-Format ("ZUGFeRD 1.0", ZUGFeRD 2.1 und "ZUGFeRD 2.3")festlegen können, ob ein PDF mit eingehängten XML oder nur ein XML in diesem Format erzeugt werden soll.
Neben der Erzeugung von elektronischen Rechnungen und Gutschriften im ZUGFeRD-Format, bietet eEvolution auch die Möglichkeit elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format im Rechnungseingangsbuch einzulesen, um so die Erfassung von Eingangsrechnungen zu vereinfachen. Natürlich wird für das Einlesen, genau wie beim Erzeugen von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format 1.0 wieder das ZUGFeRD-Profil "Comfort" als Basis verwendet, d.h. es können durchaus auch Rechnungen mit den ZUGFeRD-Profilen "Basis" oder "Extended" eingelesen werden, nur sind in diesem Fall die folgenden Einschränkungen zu beachten:
Beim Einlesen von elektronischen Rechnungen im Factur-X/ZUGFeRD 2.1.1-Format 1.0.05 / Factur-X/ZUGFeRD 2.3-Format 1.0.0.7 wird daher natürlich das ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" als Basis verwendet, d.h. es können durchaus auch Rechnungen mit den ZUGFeRD-Profilen "Minimum", "Basic", "Basic WL"oder "Extended" eingelesen werden, nur sind in diesem Fall die folgenden Einschränkungen zu beachten:
Im folgenden erhalten Sie eine kurze Übersicht darüber, wo und wie das Erzeugen (Export) und das Einlesen (Import) von ZUGFeRd-Rechnungen in eEvolution möglich ist.
Bei dem ZUGFeRD-Format handelt es sich um ein vom "Forum für elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) " gemeinsam entwickeltes Format für den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern, welches den Anforderungen der internationalen Standardisierung entspricht und den einfachen Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungserstellung und Rechnungsempfänger ermöglichen soll. Bereits 2014 erschien das ZUGFeRD 1.0-Format, welches unter Berücksichtigung der EU Richtline 2014/55/EU vom 16. April 2014 und der Europäischen Norm EN 16931 im Juni 2017 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit den französischen Spezialisten des Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques weiterentwickelt wurde und als Factur-X /ZUGFeRD 2.1-Format im März 2020 veröffentlicht wurde. Die Formate Factur-X und ZUGFeRD 2.1 sind technisch identische und vollständig miteinander kompatible Formate, weshalb diese seit dem dem 24. 03. 2020 intern die Kennung Factur-X verwenden.
Das ZUGFeRD 1.0-Format (gemäß dem Dokument "Das ZUGFeRD-Format - Spezifikation und Umsetzungsregeln zum branchenübergreifenden Kern-Rechnungsformat des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)" in der Version 1.0 vom 25.06.2014) enthält drei verschiedene ZUGFeRd-Profile, die einen unterschiedlichen Umfang von strukturierten Daten auf unterschiedliche Art und Weise abbilden:
Bei den aktuellen Factur- X/ZUGFeRD 2.1 und 2.3-Formaten gibt es im Moment (gemäß dem Dokument "ZUGFeRD 2.1 Spezifikation" vom 24.03.2020 und "Factur-X Version 1.0.07 (ZUGFeRD v. 2.3)" vom 18.09. 2024) fünf verschiedene ZUGFeRd-Profile, die einen unterschiedlichen Umfang von strukturierten Daten auf unterschiedliche Art und Weise abbilden:
Weitere und detaillierte Informationen zum Thema ZUGFeRD 1.0 und Factur-X / ZUGFeRD 2.1 erhalten Sie auf der offiziellen Seite zum ZUGFeRD-Format:
Allen Zahlungsarten muss der dazugehörige "UNTDID 4461 Payment Means Code" in der Spalte "Code für ZUGFeRd /X-Rechnung" hinterlegt sein, welcher im Infopaket zu ZUGFerD 2.1 bzw. ZUGFeRD 2.3 unter https://www.ferd-net.de/ oder bei den XÖV-Standards und Codelisten unter https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:xrechnung:codeliste:untdid.4461_1 zu finden ist.
Hinweis:
Es werden nicht alle Zahlungsarten von eEvolution unterstützt, es kann daher ggf. bei der Verwendung von einigen Codes in einer elektronischen Rechnung zu Validierungsfehlern kommen.
Bitte prüfen Sie bei Problemen die von der KoSIT bereitgestellten Codelisten und aktualisieren Sie ggf. die Codes bei Ihren Zahlungsarten. Die Codes
In einer Rechnung dürfen keine Positionen mit der Menge 0 enthalten sein. Beim Validieren einer solchen Rechnung kann es zu der Meldung "Die Preisbasismenge darf nicht Null (0.0000) betragen." kommen, da sich die Informationen im PDF und im ZUGFeRD-Format inhaltlich nicht unterscheiden dürfen, ist eEvolution aber gezwungen diese Positionen mit einer Preisbasismenge von 0,00000 zu übergeben.
Die Option "0-Positionsmengen in Lieferschein und Rechnung eintragen" auf dem Reiter "AngAuf4" bei der auch die noch nicht berechneten/ bereits komplett berechneten Mengen beim Erzeugen einer Rechnung berücksichtigt werden und im Anschluss auf der Rechnung erscheinen, darf daher nicht verwendet werden.
Bei der Verwendung von Auftragsrabatten ist zu beachten, dass diese nur gemäß den Vorgaben von ZUGFeRD berücksichtigt werden können, wenn die Option "Auftragsrabatt fibugerecht" aktiviert ist.
Für alle Mandanten mit denen eine elektronische Rechnung im Format im Format Factur-X/ZUGFeRD 2.1.1-Format 1.0.05 (kurz: ZUGFeRD 2.1) oder Factur-X/ZUGFeRD 2.3-Format 1.0.07 (kurz: ZUGFeRD 2.3) mit dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" erstellt werden soll, muss in den Mandantenstammdaten auf dem Reiter "Bankdaten" exakt eine Bankverbindung für die elektronische Rechnung hinterlegt sein, da in einer elektronischen Rechnung im Format ZUGFeRD 2.1/ZUGFeRD 2.3 mit dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" nur eine Bankverbindung für den Verkäufer enthalten sein darf. Aktivieren Sie die Option "E-Rechnung" für die Bankverbindung, welche im XML der elektronischen Rechnung ausgegeben werden soll.
Hinweis:
Auf dem PDF werden in diesem Zusammenhang wiederum weiterhin alle Bankverbindungen aufgedruckt bei denen die Option "Kein Report" nicht aktiviert ist. Ist die Option "E-Rechnung" für KEINE Bankverbindung aktiviert, dann werden im XML der elektronischen Rechnung alle Bankverbindungen ausgegeben, bei denen die Option "Kein Report" nicht aktiviert ist.
Da sich die im ZUGFeRD-Format hinterlegten Informationen rechtlich nicht signifikant von denen im PDF unterscheiden dürfen, kann es ggf. beim Einlesen oder Validieren von ZUGFeRD-Rechnungen zu Warnungen kommen, weil die im PDF angegebenen Informationen auch in im ZUGFeRD-Format angegeben werden müssen.
Für alle Mandanten mit denen eine elektronische Rechnung im Format im Format Factur-X/ZUGFeRD 2.1.1-Format 1.0.05 (kurz: ZUGFeRD 2.1) oder Factur-X/ZUGFeRD 2.3-Format 1.0.07 (kurz: ZUGFeRD 2.3) mit dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" erstellt werden soll, muss in den Mandantenstammdaten auf dem Reiter "Bankdaten" exakt eine Bankverbindung für die elektronische Rechnung hinterlegt sein, da in einer elektronischen Rechnung im Format ZUGFeRD 2.1/ZUGFeRD 2.3 mit dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" nur eine Bankverbindung für den Verkäufer enthalten sein darf. Aktivieren Sie die Option "E-Rechnung" für die Bankverbindung, welche im XML der elektronischen Rechnung ausgegeben werden soll.
Hinweis:
Auf dem PDF werden in diesem Zusammenhang wiederum weiterhin alle Bankverbindungen aufgedruckt bei denen die Option "Kein Report" nicht aktiviert ist. Ist die Option "E-Rechnung" für KEINE Bankverbindung aktiviert, dann werden im XML der elektronischen Rechnung alle Bankverbindungen ausgegeben, bei denen die Option "Kein Report" nicht aktiviert ist.
Für eine Rechnung im Format ZUGFeRD-Format 1.0 (kurz: ZUGFeRD 1.0) mit dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" kann die Option "E-Rechnung" ebenfalls aktiviert werden, um nur eine Bankverbindung unabhängig von den Bankverbindungen auf dem Report im XML auszugeben.
Über die Option "Sachbearbeiter anstelle des Betreuers in der elektronischen Rechnung als Ansprechpartner verwenden“ auf dem Reiter "Datenbank 4“ in der Systemkonfiguration wird gesteuert, ob bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format "ZUGfeRD 1.0" oder „ZUGFeRD 2.1“ oder "ZUGFeRD 2.3" die Kontaktinformationen (Name, E-Mailadresse und Telefonnummer) von Betreuer oder Sachbearbeiter der Rechnung unter "DefinedTradeContact" ausgegeben werden soll:
Ist die Option "Sachbearbeiter anstelle des Betreuers in der elektronischen Rechnung als Ansprechpartner verwenden“ nicht aktiviert, dann wird unter "DefinedTradeContact" der Name, die E-Mailadresse und die Telefonnummer des Mitarbeiters ausgegeben, welcher als Betreuer bei der Rechnung hinterlegt wurde.
Ist die Ist die Option "Sachbearbeiter anstelle des Betreuers in der elektronischen Rechnung als Ansprechpartner verwenden“ aktiviert, dann wird unter "DefinedTradeContact" der Name, die E-Mailadresse und die Telefonnummer des Mitarbeiters ausgegeben, welcher als Sachbearbeiter bei der Rechnung hinterlegt wurde.
Im Service wird i.d.R. der Ersteller einer Rechnung automatisch als Sachbearbeiter für die Rechnung eingetragen, während im ERP-Bereich der beim Auftrag hinterlegte Sachbearbeiter in die Rechnung übernommen wird. Sollte bei einem Auftrag im ERP-Bereich kein Sachbearbeiter hinterlegt sein, so wird auch in diesem Fall i.d.R. der Ersteller der Rechnung automatisch als Sachbearbeiter eingetragen.
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „ZUGFeRD 2.1“ oder "ZUGFeRD 2.3" wird pro Position der Beginn des Leistungszeitraumes unter „BillingSpecifiedPeriod“ ausgegeben. Der Beginn des Leistungszeitraumes („StartDateTime“ ) wird dabei durch das älteste Lieferdatum eines Lieferscheins bestimmt, der dieser Position in der aktuellen Rechnung durch das System automatisch zugeordnet werden kann.
Die Ermittlung des Leistungszeitraums pro Position ist dabei identisch zur Ermittlung der Lieferscheine zu einer Rechnung pro Position auf den (Standard-) Reports, wobei pro Position immer älteste Lieferdatum von allen dieser Position zugeordneten Lieferscheinen als Beginn des Leistungszeitraums verwendet wird.
Bitte beachten Sie:
Es wird nicht empfohlen die alte Ermittlung von Lieferscheinen zu Rechnungen zu verwenden, da diese ihre Zuordnung nicht archiviert und in bestimmten Fällen daher keine korrekte Zuordnung zwischen Lieferschein und Rechnung vornehmen kann. Insbesondere bei einem Nachdruck einer vorhandenen Rechnung können sich in diesem Zusammenhang unerwünschte Unterschiede zwischen dem Erstdruck ergeben.
Es wird daher dringend empfohlen die neue Ermittlung von Lieferscheinen zu Rechnungen zu verwenden, welche diese Zuordnung archiviert und auf diese Informationen auch bei einem Nachdruck problemlos zurückgreifen kann.
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „ZUGFeRD 2.1“ wird pro Position der Beginn des Leistungszeitraumes unter „BillingSpecifiedPeriod“ ausgegeben. Der Beginn des Leistungszeitraumes („StartDateTime“ ) wird dabei durch das "Einsatzdatum" bestimmt, welches einer Position hinterlegt ist.
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „ZUGFeRD 2.1“ oder "ZUGFeRD 2.3" wird pro Vertragsposition der Beginn und das Ende des Leistungszeitraumes unter „BillingSpecifiedPeriod“ ausgegeben. Der Beginn des Leistungszeitraumes („StartDateTime“ ) und das Ende („EndDateTime“) des Leistungszeitraumes wird dabei durch den einer Vertragsposition hinterlegten Vertragszeitraum bestimmt.
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „ZUGFeRD 2.1"oder "ZUGFeRD 2.3" können weitere Dateien als "Rechnungsbegründende Unterlagen“ in das entstehende PDF eingebettet werden. Die Festlegung der einzubettenden Dateien wird dabei über die Akte zum Auftrag oder zur Gutschrift die Spalte „eRechnung“ im Dialogfenster „Weitere Informationen zu Auftrag/Gutschrift“ durch die Aktivierung oder Deaktivierung der Option „eRechnung“ vorgenommen:
Ist die Option „eRechnung“ aktiviert, wird die Datei in das PDF eingebettet
Damit die als „eRechnung“ markierten Dateien eingebettet werden können, müssen diese beim Erzeugen der elektronischen Rechnung im Format „ZUGFeRD 2.1“ auf dem in der Akte Pfad und Dateinnamen durch den Ersteller erreichbar sein und dürfen nicht in der Zwischenzeit verschoben oder umbenannt worden sein.
Kann eine als „eRechnung“ markierte Datei bei der Erzeugung der elektronischen Rechnung im Format „XRechnung“ nicht unter dem in der Akte angegebenen Pfad und/oder Dateinnamen gefunden werden, so wird diese ohne Warnung nicht eingebettet.
Ist die Option „eRechnung“ nicht aktiviert, wird die Datei nicht in das PDF eingebettet
Die als „eRechnung“ markierten Dateien werden bei der Erzeugung der elektronischen Rechnung im Format ZUGFeRD 2.1 oder ZUGFeRD 2.3 direkt in das PDF eingebunden und zusätzlich im XML referenziert, wobei nur die folgenden MIMECodes/Dateiformate in einer elektronischen Rechnung im Format zulässig sind:
application/pdf (.pdf)
image/png (.png)
image/jpeg (.jpg|.jpeg)
text/csv (.csv)
application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods)
Hinweis:
Der MimeCode für Excel-Dokumente „application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx)“ ist grundsätzlich auch zulässig, sorgt aber derzeit für Validierungsfehler auf Seiten der XRechnungs-Prüfung. Um eine Zurückweisung der XRechnungen vorzubeugen, können Excel-Tabellen aktuell noch nicht eingebettet werden.
Im XML werden die im PDF eingebetteten Dokumente wie folgt referenziert:
IssuerAssignedID =Auftragsnummer
URIID = #ef=Name der Datei
TypeCode = 916
<ram:AdditionalReferencedDocument>
<ram:IssuerAssignedID>1001038</ram:IssuerAssignedID>
<ram:URIID>#ef=Akte zu Rechnung 1.PDF</ram:URIID>
<ram:TypeCode>916</ram:TypeCode>
</ram:AdditionalReferencedDocument>
Wird die Option „eRechnung“ für andere Dateiformate gesetzt, so wird der Benutzer auf seinen Fehler hingewiesen und die Kennzeichnung rückgängig gemacht.
Bitte beachten Sie:
Durch das Einbetten von zusätzlichen Dateien wächst die Dateigröße des erzeugten PDFs jeweils um die Größe eingebetteten Dateien, was zu Problemen bei der Erzeugung, dem Versand und dem Empfang führen kann. Achten Sie darauf, dass das PDF durch die eingetteten Dateien nicht zu groß für den Versand bzw. Empfang als E-Mail wird.
Die maximal zulässige Größe bei einer elektronischen Rechnung ist dabei abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. bei ZRE: 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung),weiterführende Informationen zu diesem Thema sind unter: https://www.e-rechnung-bund.de/faq/koennen-einer-e-rechnung-anlagen-hinzugefuegt-werden zu finden.
Für Aufträge mit den Zahlungsmodalitäten "Var" (Abschlagsrechnung mit individueller Leistungsverteilung) und "Pausch" (Abschlagsrechnung mit pauschaler Leistungsverteilung) kann eine elektronische (Storno-)Rechnung erzeugt werden. Für alle anderen Aufträge mit Zahlungsmodalitäten, wie z.B. "Fix" (Abschlagsrechnung ohne Leistungsverteilung) oder "333433" (Drittelrechnung) ist die Erzeugung einer elektronischen (Storno-)Rechnung nicht möglich, da diese nicht die formalen Vorgaben für die Abbildung in einer elektronischen Rechnung erfüllen.
Da es keine Möglichkeit gibt, die Abschlagsrechnungen direkt im Format als "Anzahlungsrechnungen" zu kennzeichnen, werden die einzelnen Abschlagsrechnungen als eigenständige und vollwertige Rechnungen abgebildet. Die Information zu den vorangegangenen, noch nicht stornierten Abschlagsrechnungen wird als zusätzlicher Hinweis unter "IncludedNote" eingefügt, während jeweils die vorherige Rechnung als "InvoiceReferencedDocument" enthalten ist. Bei den einzelnen Positionen wird dagegen jeweils als "IncludedNote" die Information über den prozentualen Abschlag dieser Position in der aktuellen Abschlagsrechnung hinterlegt. Bei stornierten Abschlagsrechnungen wird dagegen nur die ursprüngliche Rechnung als ""InvoiceReferencedDocument" hinterlegt, auf die Angabe von weiteren Informationen zu anderen Abschlagsrechnungen wird in diesem Fall verzichtet.
Beim Einlesen in eine Finanzbuchhaltung müssen Abschlagsrechnungen daher später manuell als Anzahlungsrechnungen (um-)gebucht werden.
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Bisherige Abschläge:
Nr: R26409-1 vom 04.04.2024 15:33:39,
Nr: R26409-2 vom 04.04.2024 15:34:00</ram:Content>
<ram:SubjectCode>SUR</ram:SubjectCode>
</ram:IncludedNote>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Schlussrechnung zu bisherigen Abschlägen:
Nr: R26409-1 vom 04.04.2024 15:33:39,
Nr: R26409-2 vom 04.04.2024 15:34:00,
Nr: R26409-4 vom 04.04.2024 15:34:46</ram:Content>
<ram:SubjectCode>SUR</ram:SubjectCode>
</ram:IncludedNote>
<ram:AssociatedDocumentLineDocument>
<ram:LineID>1</ram:LineID>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Abschlag: 20,00% auf Menge 1,00</ram:Content>
</ram:IncludedNote>
</ram:AssociatedDocumentLineDocument>
<ram:AssociatedDocumentLineDocument>
<ram:LineID>1</ram:LineID>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Ergibt sich aus Abschlussabschlag: 39,99% und bisherige Abschläge 60,01%</ram:Content>
</ram:IncludedNote>
</ram:AssociatedDocumentLineDocument>
Bei einer Rechnung (oder Gutschrift) im ZUGFeRD-Format handelt es sich letztlich um eine PDF /A-Datei in deren eingebetteten XML die entsprechenden Informationen gemäß dem gewählten ZUGFeRD-Profil enthalten sind.
WICHTIG:
Die im ZUGFeRD-Format hinterlegten Informationen dürfen sich rechtlich nicht von denen im PDF unterscheiden. Daher kann es ggf. beim Einlesen oder Validieren von ZUGFeRD-Rechnungen zu Warnungen kommen, weil die im PDF angegebenen Informationen auch in im ZUGFeRD-Format angegeben werden müssen.
So kann in eEvolution die Option "0-Positionsmengen in Lieferschein und Rechnung eintragen" aktiviert werden, bei der auch die noch nicht berechneten/ bereits komplett berechneten Mengen beim Erzeugen einer Rechnung berücksichtigt werden und im Anschluss auf der Rechnung erscheinen. Beim Validieren einer solchen Rechnung kann es zu der Meldung "Die Preisbasismenge darf nicht Null (0.0000) betragen." kommen, da sich die Informationen im PDF und im ZUGFeRD-Format inhaltlich nicht unterscheiden dürfen, ist eEvolution aber gezwungen diese Positionen mit einer Preisbasismenge von 0,00000 zu übergeben.Bei der Verwendung von Auftragsrabatten ist zu beachten, dass diese nur gemäß den Vorgaben von ZUGFeRD berücksichtigt werden können, wenn die Option "Auftragsrabatt fibugerecht" aktiviert ist.
Für die ZUGFeRD-basierte Übermittlung ist es notwendig die Stammdaten im korrekten Format vorzuhalten, damit diese korrekt übermittelt werden können. So ist z.B. in den Stammdaten der Mandanten darauf zu achten, dass in den hinterlegten Bankdaten die IBAN und BIC statt der Kontonummer und Bankleitzahl (BLZ) hinterlegt sind.
Tipp:
Wird in den Stammdaten des Mandanten für ein Konto auf dem Reiter "Bankdaten" die Option "Kein Report" aktiviert, so findet KEINE Übergabe dieses Konto an ZUGFeRD statt.
Um eine Rechnung oder Gutschrift in eEvolution im ZUGFeRD-Format zu erzeugen, stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
Das Format unter "Format für E-Rechnung" kann über den Dialog "Diverses-Kunde" für jeden Kunden definiert werden und beim Drucken einer einzelnen Rechnung oder Gutschrift hier noch einmal verändert werden.Beim Drucken mehrerer Rechnungen in einem Rutsch, wie z.B. beim Auftragssammeldruck wird dagegen immer die Vorbelegung des Kunden verwendet. Es wird dort daher immer die Option „Vorbelegung des Debitoren“ als „Format für E-Rechnung“ eingeblendet, welche nicht verändert werden kann.
Ist dem Auftrag oder Gutschrift ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, so wird das beim abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegte elektronische Rechnungsformat vorbelegt und verwendet.
Hinweis:
Das im Dialog "Drucken" ausgewählte elektronische Rechnungsformat wird nicht bei der Erzeugung von Rechnungen und Gutschriften über die Export-Steuerung, z.B. beim automatischen E-Mailversand oder PDF-Export berücksichtigt.
Beim Drucken über den Dialog "Drucken" mit dem Druckziel" als "Datei speichern" wird bei Fehlern eine Übersicht der festgestellten Mängel auf Basis der festgelegten Geschäftsregeln für das ausgewählte elektronische Rechnungsformat angezeigt und es wäre möglich durch „Fortfahren“ trotzdem eine elektronische Rechnung im Format "ZUGFeRD 1.0" oder "ZUGFeRD 2.1" oder "ZUGFeRD 2.3" zu erzeugen.
Hinweis zur Validierung beim Export über die Export-Steuerung:
Im Falle einer automatischen Erzeugung über die Export-Steuerung findet keine Validierung statt und die elektronische Rechnung wird in jedem Fall erzeugt.
Möchten Sie beim automatischen E-Mailversand das beim Kunden im Dialogfenster "Diverses - Kunde" hinterlegte Format für die elektronische Rechnung verwenden, wählen Sie das Export-Dokument "E-Rechnung nach Vorbelegung Report | 1.0" aus.
Alle Informationen für die Einrichtung des automatischen E-Mailversand finden Sie im gleichnamigen Thema "Einrichtung automatischer E-Mailversand" in dieser Hilfe.
Möchten Sie beim automatischen E-Mailversand das beim Kunden im Dialogfenster "Diverses - Kunde" hinterlegte Format für die elektronische Rechnung verwenden, wählen Sie das Export-Dokument "E-Rechnung nach Vorbelegung Report | 1.0" aus.
Alle Informationen für die Einrichtung des automatischen E-Mailversand finden Sie im gleichnamigen Thema "Einrichtung automatischer E-Mailversand" in dieser Hilfe.
Möchten Sie beim automatischen PDF-Export das beim Kunden im Dialogfenster "Diverses - Kunde" hinterlegte Format für die elektronische Rechnung verwenden, wählen Sie das Export-Dokument "E-Rechnung nach Vorbelegung Report | 1.0" aus.
Alle Informationen für die Einrichtung des automatischen PDF-Exports finden Sie im Thema "Einrichtung eines PDF-Exports" in dieser Hilfe.
Möchten Sie beim Export über ELO das beim Kunden im Dialogfenster "Diverses - Kunde" hinterlegte Format für die elektronische Rechnung verwenden, wählen Sie das Export-Dokument "E-Rechnung nach Vorbelegung Report | 1.0" aus.
Alle Informationen zu Einrichtung eines ELO-Exports finden Sie in der dazugehörigen Hilfe.
Da Abschlagsrechnungen nicht von dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" (ZUGFeRD 1.0) unterstützt werden, kann für Aufträe mit Zahlungsmodalitäten keine ZUGFeRD-Rechnung in diesem Format erzeugt werden. Ab ZUGFeRD 2.1 kann für Aufträge mit den Zahlungsmodalitäten "Var" und "Pausch" eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugt werden, nähere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Abbildung von variablen und pauschalen Abschlagsrechnungen (ab ZUGFeRD 2.1).
Im Rechnungseingangsbuch besteht die Möglichkeit elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format sowohl bei der Erfassung von Wareneingangsrechnungen als auch bei der manuellen Rechnungserfassung einzulesen, um so die wichtigsten Informationen direkt aus der Rechnung zu übernehmen und diese nicht mehr manuell erfassen zu müssen. Das Einlesen von Dokumenten ist sowohl im Factur-X/ZUGFeRD 2.1-Format, im Factur-X/ZUGFeRD 2.3-Format, als auch im ZUGFeRD 1.0-Format möglich, wobei für das Einlesen von Rechnungen im Factur-X/ZUGFeRD 2.1-Format und Factur-X/ZUGFeRD 2.3-Format eine zusätzliche (kostenpflichtige) Lizenz notwendig ist.
Für das Einlesen von Rechnungen wird an dieser Stelle das ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" als Basis verwendet, d.h. es können durchaus auch Rechnungen mit den ZUGFeRD-Profilen "Minimum", "Basic", "Basic WL" oder "Extended" eingelesen werden nur sind in diesem Fall die folgenden Einschränkungen zu beachten:
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Hilfe des Rechnungseingangsbuches unter "Einlesen von elektronischen Rechnungen".
Die manuelle Rechnungserfassung findet über den Dialog ""Manuelle Rechnungen / Gutschriften erfassen" statt. Dort können Sie über den Button neben dem Feld "RENr." eine elektronische Rechnung einlesen werden, indem Sie darauf klicken und in dem sich öffnenden Explorer die gewünschte elektronische Rechnung auswählen.
Nach dem Einlesen der Rechnung werden alle dadurch bekannten Felder in der Maske befüllt und anhand der Buchungsbeträge bestimmt, ob es sich um eine Rechnung (positiver Buchungsbetrag) oder eine Gutschrift (negativer Buchungsbetrag) handelt, um den Vorgang der manuellen Rechnungserfassung zu vereinfachen.
Lesen Sie mehr zu diesem Thema in der Hilfe des Rechnungseingangsbuches unter "Einlesen einer Rechnung über die manuelle Rechnungserfassung".
In der Liefertabelle kann über den Button „Elektronische Rechnung einlesen“ direkt zu der aktuell in der Liefertabelle markierten Bestellung eine elektronische Rechnung aus dem sich öffnenden Explorer ausgewählt und eingelesen werden, um die Erfassung der für die zur Verbuchung dieser Einlagerung notwendigen Informationen zu vereinfachen.
Hinweis:
Wird die eEvolution ELO-Integration verwendet, so kann das Einlesen einer elektronischen Rechnung über die Ablage einer Eingangsrechnung auf ein ELO-Ablagezielt vorgenommen werden.
In diesem Fall wird bei der Ablage einer elektronischen Rechnung im ZUGfERD oder XRechnung-Format auf dieses Ablageziel die hier beschriebene Funktion "Elektronische Rechnung einlesen" aufgerufen, um die Aktualisierung von Einkaufspreis, Rabatt und Mehrwertsteuer durch die Zuweisung der Bestellpositionen zu den Rechnungspositionen vorzunehmen, und im Anschluss das Dokument automatisch in ELO gemäß der Konfiguration des Ablageziels abzulegen.
Nach dem Einlesen der Rechnung öffnet sich automatisch der Dialog "Elektronische Rechnung", in dem Sie die Positionen der Rechnung den einzelnen Wareneingangspositionen zuordnen können und dadurch den Einkaufspreis, die Rabatte und die Mehrwertsteuer der einzelnen Wareneingangspositionen aktualisieren können.
Lesen Sie mehr zu diesem Thema in der Hilfe des Rechnungseingangsbuches unter "Einlesen einer Wareneingangsrechnung".
Kundenspezifische Anpassung einer elektronischen Rechnung via Skripting
XRechnung - Elektronische Rechnungen in eEvolution