Es ist in eEvolution nicht nur möglich elektronische Rechnungen und Gutschriften im PDF-Format zu erzeugen, sondern es können auch elektronische Rechnungen und Gutschriften im ZUGFeRD-Format 1.0 mit dem ZUGFeRD-Profil "Comfort" oder im ZUGFeRD-Format 2.1/2.3 mit dem ZUGFeRD-Profil "EN 16931 (Comfort)" oder als XRechnung nach dem Standard der KoSIT erzeugt werden, nähere Informationen zum ZUGFeRD-Format finden Sie unter ZUGFerD - Elektronische Rechnungen in eEvolution.
Beim Drucken über das Druckziel „Datei speichern als“ im Dialogfenster „Drucken“ können elektronische Rechnungen und Gutschriften im Format „XRechnung“ entweder als PDF ("Dokument in PDF-Datei (*.pdf)“ ), bei dem die XML-Datei in das PDF eingebettet wird oder direkt als XML-Datei ("Dokument in XML-Datei (*.xml)“ ) erzeugt werden.
Beim Export einer elektronischen Rechnung oder Gutschrift im Format „XRechnung“ über die Export-Steuerung kann über den Eintrag in der Spalte "Exportdokument" festgelegt werden, ob beim Export ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei ("XRechnung PDF Export | 1.0" ) oder nur die XML-Datei ("XRechnung XML Export | 1.0") erzeugt und erzeugt und exportiert werden soll. Möchten Sie automatisch das beim Kunden im Dialogfenster "Diverses - Kunde" hinterlegte Format für die elektronische Rechnung verwenden, wählen Sie das Export-Dokument "E-Rechnung nach Vorbelegung Report | 1.0" aus, wo Sie in der Spalte "Exportdokument-Konfiguration" für das Format "XRechnung" festlegen können, ob ein PDF mit eingehängten XML oder nur ein XML in diesem Format erzeugt werden soll.
WICHTIG:
Für die Erzeugung einer XRechnung ist eine zusätzliche, kostenpflichtige Lizenz notwendig.
Im folgenden erhalten Sie eine kurze Übersicht darüber, wo und wie das Erzeugen (Export) von XRechnungen in eEvolution möglich ist.
Bei der XRechnung handelt es sich um ein Datenaustauschformat für elektronische Rechnungen, welches von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“, kurz "KoSIT", bereitgestellt wird und im Rahmen des Steuerungsprojekts eRechnung von Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen für den Austausch von elektronischen Rechnungen mit deutschen Verwaltungen entwickelt wurde.
Bei der XRechnung handelt es sich um rein strukturiertes Datenformat, in dem die Inhalte einer Rechnung spezifiziert sind und dadurch automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden können.
Nähere Informationen zur XRechnung finden Sie bei der „Koordinierungsstelle für IT Standards" unter https://xeinkauf.de/xrechnung/ (ehemals https://www.xoev.de/de/xrechnung)
| Version XRechnung | Version eEvolution | Anmerkungen |
|---|---|---|
|
Version 1.2.2 |
10.1 |
Wird automatisch beim Update auf die Version 10.1 verwendet. |
|
Version 2.0 |
10.1 Feature Update 1 (10.1.0.01) | 2023 |
Wird automatisch ab dem 01.01.2020 statt Version 1.2.2 verwendet.
|
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Version 2.2 |
10.1 Feature Update 13 | 2023 Feature Update 1 |
Wird automatisch mit dem Update auf die aktuelle Version statt Version 2.0 verwendet.
|
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Version 2.3 |
10.1 Feature Update 13 | 2023 Feature Update 1 |
Wird automatisch ab dem 01.08.2023 statt Version 2.2 verwendet.
|
|
Version 3.0.1 |
10.1 Feature Update 16| 2023 Feature Update 4 |
Wird automatisch ab dem 01.02.2024 statt Version 2.3 verwendet.
|
Damit eine Rechnung oder Gutschrift in eEvolution als XRechnung erfolgreich erzeugt werden kann, sind mindestens die folgenden Bedingungen zu erfüllen:
Hinweis:
Es werden nicht alle Zahlungsarten von eEvolution unterstützt, bei den folgenden Codes kommt es daher bei der Verwendung in einer XRechnung zu Validierungsfehlern:
Code Kurzbeschreibung Langbeschreibung 48 Bank card Payment by means of a card issued by a bank or other financial institution. 49 Direct debit The amount is to be, or has been, directly debited to the customer's bank account. 54 Credit card Payment made by means of credit card. 55 Debit card Payment made by means of debit card. 58 SEPA credit transfer Credit transfer inside the Single Euro Payment Area (SEPA) system. Bitte prüfen Sie bei Problemen die von der KoSIT bereitgestellten Codelisten und aktualisieren Sie ggf. die Codes bei Ihren Zahlungsarten. Die Codes
Das Format XRechnung unterstützt keine Rechnungen für sogenannte "Bruttoaufträge", d.h. die Erzeugung einer XRechnung ist nicht möglich, wenn in der Auftragsart die Option "Artikelpreise brutto fakturieren" aktiviert ist.
Auf dem Reiter „Bedingungen“ in der Auftragsverwaltung muss zum Zeitpunkt der Erstellung einer neuen Rechnung die „Leitweg-ID“ des Kunden oder Rechnungsempfängers hinterlegt sein.
Ist kein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, muss im Auftrag auf dem Reiter "Kundendaten" mindestens die Postleitzahl und der Ort für die Adresse oder das Postfach hinterlegt sein, da diese Informationen für eine XRechnung zwingend benötigt werden.
Für alle Mandanten mit denen eine XRechnung erstellt wird, muss in den Mandantenstammdaten auf dem Reiter "Bankdaten" exakt eine Bankverbindung für die elektronische Rechnung hinterlegt sein, da in einer XRechnung nur eine Bankverbindung für den Verkäufer enthalten sein darf. Aktivieren Sie die Option "E-Rechnung" für die Bankverbindung, welche im XML der elektronischen Rechnung ausgegeben werden soll.
Auf dem PDF werden in diesem Zusammenhang wiederum weiterhin alle Bankverbindungen aufgedruckt bei denen die Option "Kein Report" nicht aktiviert ist. Ist die Option "E-Rechnung" für KEINE Bankverbindung aktiviert, dann werden im XML der elektronischen Rechnung alle Bankverbindungen ausgegeben, bei denen die Option "Kein Report" nicht aktiviert ist.
Für alle Mandanten mit denen eine XRechnung erstellt wird, muss auf dem Reiter "Stammdaten" mindestens die Postleitzahl und der Ort für die Adresse oder das Postfach hinterlegt sein, da diese Informationen für eine XRechnung zwingend benötigt werden.
Bei dem im Auftrag auf dem Reiter "Kundendaten" hinterlegten Betreuer bzw. Sachbearbeiter (siehe "Sachbearbeiter statt Betreuer als Ansprechpartner (DefinedTradeContact) verwenden") müssen mindestens Name 1, E-Mailadresse und Telefonnummer in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt sein, da in der XRechnung diese Informationen für den "DefinedTradeContact" des Verkäufers, d.h. den Ansprechpartner beim Verkäufer, zwingend angegeben werden müssen. Die E-Mailadresse Betreuer bzw. Sachbearbeiter wird in diesem Zusammenhang auch als "Seller electronic address " verwendet.
Es muss eine gültige E-Mailadresse beim Empfänger der Rechnung hinterlegt sein, welche als "Buyer electronic address" des Käufers verwendet werden kann, siehe "Ermittlung der "Buyer electronic address" des Käufers".
Wichtig:
In der Auftrags - und Vertragsfakturierung wird grundsätzlich die E-Mailadresse beim Empfänger der Rechnung verwendet.
In der Auftragsverwaltung wird ggf. die E-Mailadresse des beim Rechnungsempfänger hinterlegten Ansprechpartners verwendet.
In einer XRechnung dürfen keine Positionen mit der Menge 0 enthalten sein. Die Option "0-Positionsmengen in Lieferschein und Rechnung eintragen" auf dem Reiter "AngAuf4" bei der auch die noch nicht berechneten/ bereits komplett berechneten Mengen beim Erzeugen einer Rechnung berücksichtigt werden und im Anschluss auf der Rechnung erscheinen, darf daher nicht verwendet werden.
In eEvolution wird die Erzeugung von Gutschriften mit einer Zahlungsart für SEPA-Lastschriften nicht unterstützt, sondern behandelt diese seit jeher wie jede andere Zahlungsart. Das hat zur Folge, dass es zu Validierungsfehlern bei einer Gutschrift mit der Zahlungsart „SEPA“ für das Format „XRechnung“ kommt.
Ist eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, kann keine gültige XRechnung erstellt werden.
Wird eine XRechnung direkt als Datei über den Dialog „Drucken“ durch die Auswahl von "XRechnung" als "Format für E-Rechnung" erzeugt, wird bei Fehlern eine Übersicht der festgestellten Mängel auf Basis der festgelegten Geschäftsregeln der XRechnung angezeigt und es wäre möglich durch „Fortfahren“ trotzdem eine XRechnung zu erzeugen. Dieses Vorgehen wird an der Stelle nicht empfohlen, da es sich nicht um eine gültige XRechnung handelt und sie voraussichtlich nicht von deutschen Verwaltungen akzeptiert wird.
Hinweis:
Im Falle einer automatischen Erzeugung über die Export-Steuerung findet keine Validierung statt und die XRechnung wird in jedem Fall erzeugt.
In eEvolution erfolgt die Validierung dabei immer gegen das von der „Koordinierungsstelle für IT Standards" zur Verfügung gestellte Schematron der in eEvolution aktiven Version der XRechnung und daher können sich die Ergebnisse der Validierung zwischen den Versionen verändern. Beispielsweise ändert sich zwischen Version 2.2 und Version 2.3 z.B. die Validierung einer E-Mailadresse, welche ab Version 2.3 genauer validiert wird. So wäre z.B. die E-Mailadresse "de@de" in der Version 2.2 in Ordnung und in Version 2.3 wäre diese nicht mehr gültig (dort wäre nur"de@de.de").
Über die Option "Sachbearbeiter anstelle des Betreuers in der elektronischen Rechnung als Ansprechpartner verwenden“ auf dem Reiter "Datenbank 4“ in der Systemkonfiguration wird gesteuert, ob bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format "XRechnung“ die Kontaktinformationen (Name, E-Mailadresse und Telefonnummer) von Betreuer oder Sachbearbeiter der Rechnung unter "DefinedTradeContact" ausgegeben werden soll:
Ist die Option "Sachbearbeiter anstelle des Betreuers in der elektronischen Rechnung als Ansprechpartner verwenden“ nicht aktiviert, dann wird unter "DefinedTradeContact" der Name, die E-Mailadresse und die Telefonnummer des Mitarbeiters ausgegeben, welcher als Betreuer bei der Rechnung hinterlegt wurde.
Ist die Ist die Option "Sachbearbeiter anstelle des Betreuers in der elektronischen Rechnung als Ansprechpartner verwenden“ aktiviert, dann wird unter "DefinedTradeContact" der Name, die E-Mailadresse und die Telefonnummer des Mitarbeiters ausgegeben, welcher als Sachbearbeiter bei der Rechnung hinterlegt wurde.
Im Service wird i.d.R. der Ersteller einer Rechnung automatisch als Sachbearbeiter für die Rechnung eingetragen, während im ERP-Bereich der beim Auftrag hinterlegte Sachbearbeiter in die Rechnung übernommen wird. Sollte bei einem Auftrag im ERP-Bereich kein Sachbearbeiter hinterlegt sein, so wird auch in diesem Fall i.d.R. der Ersteller der Rechnung automatisch als Sachbearbeiter eingetragen.
In eEvolution wird "urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:NN:1.0" mit der Prozessnummer 1 als Geschäftsprozesstyp übergeben.
Hinweis:
Über den internen Parameter "XRECHNUNGPROCESSNUMBER" kann die Prozessnummer global geändert werden
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „XRechnung“ muss eine "Buyer electronic address", d.h. die E-Mailadresse des Ansprechpartners auf der Seite des Käufers ausgegeben werden. Dabei wird in der Auftrags- und Vertragsfakturierung für die "Buyer electronic address" grundsätzlich die E-Mailadresse des Rechnungsempfängers verwendet, während in der Auftragsverwaltung die E-Mailadresse des Rechnungsempfängers ODER die E-Mail-Adresse des beim Rechnungsempfänger hinterlegten Ansprechpartners verwendet wird:
Ist kein abweichende Rechnungsempfänger hinterlegt und es ist auf dem Reiter "Kundendaten" kein Ansprechpartner hinterlegt, wird die in den Kundenstammdaten beim Kunden hinterlegte E-Mailadresse aus dem Feld "E-Mail-Adresse "als "Buyer electronic address" verwendet.
Ist kein abweichende Rechnungsempfänger hinterlegt und es ist auf dem Reiter "Kundendaten" ein Ansprechpartner hinterlegt, wird die bei diesem Ansprechpartner in den Kundenstammdaten hinterlegte E-Mailadresse aus der Spalte "E-Mail" des Reiters "Ansprechpartner" als "Buyer electronic address" verwendet. Hat der Ansprechpartner keine E-Mailadresse hinterlegt, wird ebenfalls auf die E-Mailadresse des Kunden zurückgegriffen.
Ist ein abweichende Rechnungsempfänger hinterlegt und es ist auf dem Reiter "Rechnung" kein Ansprechpartner hinterlegt, wird die in den Kundenstammdaten beim abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegte E-Mailadresse aus dem Feld "E-Mail-Adresse "als "Buyer electronic address" verwendet.
Ist ein abweichende Rechnungsempfänger hinterlegt und es ist auf dem Reiter "Rechnung" ein Ansprechpartner hinterlegt, wird die bei diesem Ansprechpartner in den Kundenstammdaten hinterlegte E-Mailadresse aus der Spalte "E-Mail" des Reiters "Ansprechpartner" als "Buyer electronic address" verwendet. Hat der Ansprechpartner keine E-Mailadresse hinterlegt, wird ebenfalls auf die E-Mailadresse des abweichenden Rechnungsempfängers zurückgegriffen.
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „XRechnung“ wird pro Position der Beginn des Leistungszeitraumes unter „BillingSpecifiedPeriod“ ausgegeben. Der Beginn des Leistungszeitraumes („StartDateTime“ ) wird dabei durch das älteste Lieferdatum eines Lieferscheins bestimmt, der dieser Position in der aktuellen Rechnung durch das System automatisch zugeordnet werden kann.
Die Ermittlung des Leistungszeitraums pro Position ist dabei identisch zur Ermittlung der Lieferscheine zu einer Rechnung pro Position auf den (Standard-) Reports, wobei pro Position immer älteste Lieferdatum von allen dieser Position zugeordneten Lieferscheinen als Beginn des Leistungszeitraums verwendet wird.
Bitte beachten Sie:
Es wird nicht empfohlen die alte Ermittlung von Lieferscheinen zu Rechnungen zu verwenden, da diese ihre Zuordnung nicht archiviert und in bestimmten Fällen daher keine korrekte Zuordnung zwischen Lieferschein und Rechnung vornehmen kann. Insbesondere bei einem Nachdruck einer vorhandenen Rechnung können sich in diesem Zusammenhang unerwünschte Unterschiede zwischen dem Erstdruck ergeben.
Es wird daher dringend empfohlen die neue Ermittlung von Lieferscheinen zu Rechnungen zu verwenden, welche diese Zuordnung archiviert und auf diese Informationen auch bei einem Nachdruck problemlos zurückgreifen kann.
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „XRechnung“ wird pro Position der Beginn des Leistungszeitraumes unter „BillingSpecifiedPeriod“ ausgegeben. Der Beginn des Leistungszeitraumes („StartDateTime“ ) wird dabei durch das "Einsatzdatum" bestimmt, welches einer Position hinterlegt ist.
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „XRechnung“ wird pro Vertragsposition der Beginn und das Ende des Leistungszeitraumes unter „BillingSpecifiedPeriod“ ausgegeben. Der Beginn des Leistungszeitraumes („StartDateTime“ ) und das Ende („EndDateTime“) des Leistungszeitraumes wird dabei durch den einer Vertragsposition hinterlegten Vertragszeitraum bestimmt.
Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung im Format „XRechnung" können weitere Dateien als "Rechnungsbegründende Unterlagen“ in das entstehende XML eingebettet werden. Die Festlegung der einzubettenden Dateien wird dabei über die Akte zum Auftrag oder zur Gutschrift die Spalte „eRechnung“ im Dialogfenster „Weitere Informationen zu Auftrag/Gutschrift“ durch die Aktivierung oder Deaktivierung der Option „eRechnung“ vorgenommen:
Ist die Option „eRechnung“ aktiviert, wird die Datei in das XML eingebettet
Damit die als „eRechnung“ markierten Dateien eingebettet werden können, müssen diese beim Erzeugen der elektronischen Rechnung im Format „XRechnung“ auf dem in der Akte Pfad und Dateinnamen durch den Ersteller erreichbar sein und dürfen nicht in der Zwischenzeit verschoben oder umbenannt worden sein.
Kann eine als „eRechnung“ markierte Datei bei der Erzeugung der elektronischen Rechnung im Format „XRechnung“ nicht unter dem in der Akte angegebenen Pfad und/oder Dateinnamen gefunden werden, so wird diese ohne Warnung nicht eingebettet.
Ist die Option „eRechnung“ nicht aktiviert, wird die Datei nicht in das XML eingebettet
Direkt vor dem Drucken einer XRechnung in der Auftragsverwaltung kann über den Button 
hinter „Format für eRechnung“ das Dialogfenster „Rechnungsbegründende Unterlagen“ aufgerufen werden, in dem kontrolliert und festgelegt werden kann, welche in der Akte hinterlegten Dateien in die zu erstellende XRechnung eingebettet werden sollen. Die Festlegung der einzubettenden Dateien erfolgt wie in der Akte durch die Aktivierung oder Deaktivierung der Option „eRechnung“ und jede Änderung wird in die Akte zurückgeschrieben.
Hinweis:
Es werden im Dialogfenster „Rechnungsbegründende Unterlagen“ nur die MIMECodes/Dateiformate aus der Akte angezeigt, welche in eine XRechnung gemäß der Definition eingebettet werden dürfen.
Die ausgewählten Dokumente werden beim Erstellen einer XRechnung folgendermaßen in das XML eingebettet:
IssuerAssignedID = Dateiname
TypeCode = 916
Name = Bezeichnung des gewählten Dokumenttyps in der Akte
AttachmentBinaryObject = MIMECode des Dateiformats (mimeCode ) + Dateiname (filename) + Datei im Byte-Format
<ram:AdditionalReferencedDocument>
<ram:IssuerAssignedID>Test xRechnung.pdf</ram:IssuerAssignedID>
<ram:TypeCode>916</ram:TypeCode>
<ram:Name>Standard-Dokument</ram:Name>
<ram:AttachmentBinaryObject mimeCode="application/pdf"
filename="Test xRechnung.pdf">gghjghjhgjY</ram:AttachmentBinaryObject>
</ram:AdditionalReferencedDocument>
Die unterschiedlichen Dateiformate werden über im Anschluss über MIMECodes im Byte-Format in die XRechnung eingebunden, wobei nur die folgenden MIMECodes/Dateiformate in einer XRechnung zulässig sind:
application/pdf (.pdf)
image/png (.png)
image/jpeg (.jpg|.jpeg)
text/csv (.csv)
application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods)
Hinweis:
Der MimeCode für Excel-Dokumente „application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx)“ ist grundsätzlich auch zulässig, sorgt aber derzeit für Validierungsfehler auf Seiten der XRechnungs-Prüfung. Um eine Zurückweisung der XRechnungen vorzubeugen, können Excel-Tabellen aktuell noch nicht eingebettet werden.
Wird die Option „eRechnung“ für andere Dateiformate gesetzt, so wird der Benutzer auf seinen Fehler hingewiesen und die Kennzeichnung rückgängig gemacht.
Bitte beachten Sie:
Durch das Einbetten von zusätzlichen Dateien wächst die Dateigröße des erzeugten XMLs jeweils um die Größe eingebetteten Dateien, was zu Problemen bei der Erzeugung, dem Versand und dem Empfang führen kann.
Die maximal zulässige Größe bei einer elektronischen Rechnung ist dabei abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. bei ZRE: 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung),weiterführende Informationen zu diesem Thema sind unter: https://www.e-rechnung-bund.de/faq/koennen-einer-e-rechnung-anlagen-hinzugefuegt-werden zu finden.
Für Aufträge mit den Zahlungsmodalitäten "Var" (Abschlagsrechnung mit individueller Leistungsverteilung) und "Pausch" (Abschlagsrechnung mit pauschaler Leistungsverteilung) kann eine elektronische (Storno-)Rechnung erzeugt werden. Für alle anderen Aufträge mit Zahlungsmodalitäten, wie z.B. "Fix" (Abschlagsrechnung ohne Leistungsverteilung) oder "333433" (Drittelrechnung) ist die Erzeugung einer elektronischen (Storno-)Rechnung nicht möglich, da diese nicht die formalen Vorgaben für die Abbildung in einer elektronischen Rechnung erfüllen.
Da es keine Möglichkeit gibt, die Abschlagsrechnungen direkt im Format als "Anzahlungsrechnungen" zu kennzeichnen, werden die einzelnen Abschlagsrechnungen als eigenständige und vollwertige Rechnungen abgebildet. Die Information zu den vorangegangenen, noch nicht stornierten Abschlagsrechnungen wird als zusätzlicher Hinweis unter "IncludedNote" eingefügt, während jeweils die vorherige Rechnung als "InvoiceReferencedDocument" enthalten ist. Bei den einzelnen Positionen wird dagegen jeweils als "IncludedNote" die Information über den prozentualen Abschlag dieser Position in der aktuellen Abschlagsrechnung hinterlegt. Bei stornierten Abschlagsrechnungen wird dagegen nur die ursprüngliche Rechnung als ""InvoiceReferencedDocument" hinterlegt, auf die Angabe von weiteren Informationen zu anderen Abschlagsrechnungen wird in diesem Fall verzichtet.
Beim Einlesen in eine Finanzbuchhaltung müssen Abschlagsrechnungen daher später manuell als Anzahlungsrechnungen (um-)gebucht werden.
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Bisherige Abschläge:
Nr: R26409-1 vom 04.04.2024 15:33:39,
Nr: R26409-2 vom 04.04.2024 15:34:00</ram:Content>
<ram:SubjectCode>SUR</ram:SubjectCode>
</ram:IncludedNote>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Schlussrechnung zu bisherigen Abschlägen:
Nr: R26409-1 vom 04.04.2024 15:33:39,
Nr: R26409-2 vom 04.04.2024 15:34:00,
Nr: R26409-4 vom 04.04.2024 15:34:46</ram:Content>
<ram:SubjectCode>SUR</ram:SubjectCode>
</ram:IncludedNote>
<ram:AssociatedDocumentLineDocument>
<ram:LineID>1</ram:LineID>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Abschlag: 20,00% auf Menge 1,00</ram:Content>
</ram:IncludedNote>
</ram:AssociatedDocumentLineDocument>
<ram:AssociatedDocumentLineDocument>
<ram:LineID>1</ram:LineID>
<ram:IncludedNote>
<ram:Content>Ergibt sich aus Abschlussabschlag: 39,99% und bisherige Abschläge 60,01%</ram:Content>
</ram:IncludedNote>
</ram:AssociatedDocumentLineDocument>
Bei einer als XRechnung erzeugten Rechnung oder Gutschrift handelt es sich letztlich um ein XML oder um eine PDF /A-Datei in deren eingebetteten XML die entsprechenden Informationen gemäß der von der KoSIT bereitstellten Datenstruktur für die XRechnung enthalten sind. Ist eine der unter "Voraussetzungen für das Erzeugen einer XRechnung in eEvolution" genannten Bedingungen nicht erfüllt, kann keine gültige XRechnung erzeugt werden.
Um eine Rechnung oder Gutschrift als XRechnung in eEvolution zu erzeugen, stehen die folgenden drei Möglichkeiten zur Verfügung:
Das Format unter "Format für E-Rechnung" kann über den Dialog "Diverses-Kunde" für jeden Kunden definiert werden und beim Drucken einer einzelnen Rechnung oder Gutschrift hier noch einmal verändert werden.Beim Drucken mehrerer Rechnungen in einem Rutsch, wie z.B. beim Auftragssammeldruck wird dagegen immer die Vorbelegung des Kunden verwendet. Es wird dort daher immer die Option „Vorbelegung des Debitoren“ als „Format für E-Rechnung“ eingeblendet, welche nicht verändert werden kann.
Ist dem Auftrag oder Gutschrift ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, so wird das beim abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegte elektronische Rechnungsformat vorbelegt und verwendet.
Hinweis:
Das im Dialog "Drucken" ausgewählte elektronische Rechnungsformat wird nicht bei der Erzeugung von Rechnungen und Gutschriften über die Export-Steuerung, z.B. beim automatischen E-Mailversand oder PDF-Export berücksichtigt
Beim Drucken über den Dialog "Drucken" mit dem Druckziel" als "Datei speichern" wird bei Fehlern eine Übersicht der festgestellten Mängel auf Basis der festgelegten Geschäftsregeln für das ausgewählte elektronische Rechnungsformat angezeigt und es wäre möglich durch „Fortfahren“ trotzdem eine elektronische Rechnung im Format "XRechnung"zu erzeugen.
Hinweis zur Validierung beim Export über die Export-Steuerung:
Im Falle einer automatischen Erzeugung über die Export-Steuerung findet keine Validierung statt und die elektronische Rechnung wird in jedem Fall erzeugt.
Möchten Sie beim automatischen E-Mailversand das beim Kunden im Dialogfenster "Diverses - Kunde" hinterlegte Format für die elektronische Rechnung verwenden, wählen Sie das Export-Dokument "E-Rechnung nach Vorbelegung Report | 1.0" aus.
Alle Informationen für die Einrichtung des automatischen E-Mailversand finden Sie im gleichnamigen Thema "Einrichtung automatischer E-Mailversand" in dieser Hilfe.
Möchten Sie beim automatischen PDF-Export das beim Kunden im Dialogfenster "Diverses - Kunde" hinterlegte Format für die elektronische Rechnung verwenden, wählen Sie das Export-Dokument "E-Rechnung nach Vorbelegung Report | 1.0" aus.
Alle Informationen für die Einrichtung des automatischen PDF-Exports finden Sie im Thema "Einrichtung eines PDF-Exports" in dieser Hilfe.
Möchten Sie beim Export über ELO das beim Kunden im Dialogfenster "Diverses - Kunde" hinterlegte Format für die elektronische Rechnung verwenden, wählen Sie das Export-Dokument "E-Rechnung nach Vorbelegung Report | 1.0" aus.
Alle Informationen zu Einrichtung eines ELO-Exports finden Sie in der dazugehörigen Hilfe.
Es kann nur für Aufträge mit den Zahlungsmodalitäten "Var" und "Pausch" eine XRechnung erzeugt werden, nähere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Abbildung von variablen und pauschalen Abschlagsrechnungen
Im Rechnungseingangsbuch besteht die Möglichkeit elektronische Rechnungen im Format XRechnung sowohl bei der Erfassung von Wareneingangsrechnungen als auch bei der manuellen Rechnungserfassung einzulesen, um so die wichtigsten Informationen direkt aus der Rechnung zu übernehmen und diese nicht mehr manuell erfassen zu müssen. Beim Einlesen einer XRechnung werden nur die Pflichtangaben bei der XRechnung berücksichtigt, optionale Angaben und nicht in der Spezifikation als Pflichtangaben gekennzeichnete Angaben werden ignoriert.
Bitte beachten Sie:
Für das Einlesen von Rechnungen oder Gutschriften im Format XRechnung nach dem Standard der Kosit sind zusätzliche (kostenpflichtige) Lizenzen notwendig.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Hilfe des Rechnungseingangsbuches unter "Einlesen von elektronischen Rechnungen".
Die manuelle Rechnungserfassung findet über den Dialog ""Manuelle Rechnungen / Gutschriften erfassen" statt. Dort können Sie über den Button neben dem Feld "RENr." eine elektronische Rechnung einlesen werden, indem Sie darauf klicken und in dem sich öffnenden Explorer die gewünschte elektronische Rechnung auswählen.
Nach dem Einlesen der Rechnung werden alle dadurch bekannten Felder in der Maske befüllt und anhand der Buchungsbeträge bestimmt, ob es sich um eine Rechnung (positiver Buchungsbetrag) oder eine Gutschrift (negativer Buchungsbetrag) handelt, um den Vorgang der manuellen Rechnungserfassung zu vereinfachen.
Lesen Sie mehr zu diesem Thema in der Hilfe des Rechnungseingangsbuches unter "Einlesen einer Rechnung über die manuelle Rechnungserfassung".
In der Liefertabelle kann über den Button „Elektronische Rechnung einlesen“ direkt zu der aktuell in der Liefertabelle markierten Bestellung eine elektronische Rechnung aus dem sich öffnenden Explorer ausgewählt und eingelesen werden, um die Erfassung der für die zur Verbuchung dieser Einlagerung notwendigen Informationen zu vereinfachen.
Hinweis:
Wird die eEvolution ELO-Integration verwendet, so kann das Einlesen einer elektronischen Rechnung über die Ablage einer Eingangsrechnung auf ein ELO-Ablagezielt vorgenommen werden.
In diesem Fall wird bei der Ablage einer elektronischen Rechnung im ZUGfERD oder XRechnung-Format auf dieses Ablageziel die hier beschriebene Funktion "Elektronische Rechnung einlesen" aufgerufen, um die Aktualisierung von Einkaufspreis, Rabatt und Mehrwertsteuer durch die Zuweisung der Bestellpositionen zu den Rechnungspositionen vorzunehmen, und im Anschluss das Dokument automatisch in ELO gemäß der Konfiguration des Ablageziels abzulegen.
Nach dem Einlesen der Rechnung öffnet sich automatisch der Dialog "Elektronische Rechnung", in dem Sie die Positionen der Rechnung den einzelnen Wareneingangspositionen zuordnen können und dadurch den Einkaufspreis, die Rabatte und die Mehrwertsteuer der einzelnen Wareneingangspositionen aktualisieren können.
Lesen Sie mehr zu diesem Thema in der Hilfe des Rechnungseingangsbuches unter "Einlesen einer Wareneingangsrechnung".
Kundenspezifische Anpassung einer elektronischen Rechnung via Skripting
ZUGFeRD - Elektronische Rechnungen in eEvolution