Es ist in eEvolution nicht nur möglich, zu einem Beleg eine E-Mail erzeugen zu lassen, sondern auch den Export dieser Datei als PDF-Dokument zu veranlassen.
Ein PDF-Export besteht dabei auch aus einem Dokument, einem Modul und einer zugehörigen Konfiguration. Die Exportmodule werden über die Export-Steuerung konfiguriert, welche über den Menüpunkt "Export- Steuerung" unter "System" in der Verwaltung zu erreichen ist.
Hinweis
Um diese Funktion nutzen zu können, wird eine Lizenz für das ABizI-Modul benötigt!
Die Einrichtung des PDF-Exports ist der Einrichtung des automatischen E-Mailversands sehr ähnlich, daher gleichen sich die Schritte in einigen Punkten. Im folgenden werden die einzelnen Schritte noch einmal vorgestellt, angefangen bei den Einstellungen in der ABiZi bis hin zur konkreten Verwendung des PDF-Exports.
In der Systemkonfiguration muss das grundsätzliche Verhalten bei Problemen mit dem Export von Daten festgelegt werden.
Hinweis
Wurden diese Einstellungen bereits bei der Einrichtung des automatischen E-Mailversand oder des DMS getroffen, dann kann das hier übersprungen werden.
Rufen Sie in der System-Konfiguration den Reiter ABizI auf und gehen auf Pfade und Sonstiges.
BITTE BEACHTEN SIE:
Bei der Verwendung von Schattenbelegen können zahlreiche Funktionen der Export-Module nicht mehr verwendet werden, da die tatsächliche Abarbeitung über den Applikationsserver und einen anderen Report erfolgt. Diese werden unter "Einschränkungen von Schattenbelegen" näher erläutert.
Öffnen Sie die Verwaltung unter 
und wählen Sie den Menüpunkt "System" und den Unterpunkt "Export-Steuerung" aus. Es öffnet sich der Bildschirm "Export-Steuerung":
fügen Sie einen neuen Eintrag in die Tabelle ein, der mit 
gekennzeichnet ist, bis erfolgreich gespeichert wurde.Als Empfängerart kann über eine Liste zwischen diesen Varianten ausgewählt werden:
Wichtig:
Für die Erzeugung von Rechnungen und Gutschriften mit den Export-Dokumenten "XRechnung PDF Report | 1.0" und "XRechnung XML Report | 1.0" muss das Modul 1113 "XRechnung" installiert und lizenziert sein.
Wichtig:
Für die Erzeugung von Rechnungen und Gutschriften mit den Export-Dokumenten "ZUGFeRD 2.1 PDF Report | 1.0" und "ZUGFeRD 2.1 XML Report | 1.0" muss das Modul 1112 "Factur-X / ZUGFeRD 2.1" installiert und lizenziert sein.
Wichtig:
Für die Erzeugung von Rechnungen und Gutschriften mit den Export-Dokumenten "ZUGFeRD 2.3 PDF Report | 1.0" und "ZUGFeRD 2.3 XML Report | 1.0" muss das Modul 1112 "Factur-X/ZUGFeRD 2.1" installiert und lizenziert sein.
In der Regel wird der "eEvolution PDF-Report |1.0" für alle Belege, die keine Rechnungen sind (Bestellungen, Auftragsbestätigungen usw) und "E-Rechnung nach Vorbelegung Report | 1.0" für alle Rechnungsbelege die richtige Wahl sein, in beiden Fällen wird beim automatischen E-Mailversand der ausgewählte Beleg automatisch als PDF oder XML erzeugt und an die E-Mail angehangen. Der Unterschied zwischen diesen beiden Möglichkeiten ist, dass beim "eEvolution PDF-Report | 1.0" ein normales PDF erzeugt wird, während beim "E-Rechnung nach Vorbelegung Report | 1.0" ggf. ein PDF oder XML in dem beim Kunden hinterlegten Rechnungsformat erzeugt wird.
Weitere Informationen zum Thema "elektronische Rechnungen in eEvolution" finden Sie finden Sie unter "ZUGFeRD - Elektronische Rechnungen in eEvolution" und "XRechnung - Elektronische Rechnungen in eEvolution".
Klicken Sie nun doppelt in die Spalte "Exportmodul-Konfiguration" und es öffnet sich der Bildschirm "FileSystem-Exportfunktion", wo die Einstellungen für den Export einer PDF-Datei konfiguriert werden können:
Pfad:
In dieses Feld können Sie eintragen, wo bei einem Export die entstandene PDF-Datei gespeichert werden soll. Sie können an dieser Stelle auch die @Model-Platzhalter für den Aufbau von diesem Ablagepfad verwenden.
Alternativ kann über 
ein Dialog geöffnet werden, mit dem Sie direkt aus ihren Ordnern nach einem passenden Speicherplatz suchen und auch neue Ordner anlegen können. Markieren Sie den gewünschten Ort, an dem gespeichert werden soll und nach der Bestätigung mit OK wird der Pfad automatisch erzeugt werden.
Dateiname:
In dieses Feld tragen Sie ein, welchen Namen die automatisch generierten Dateien erhalten sollen.
Verhalten, wenn bereits eine Datei mit gleichem Namen existiert:
Wählen Sie zwischen Ersetzen, sodass die neuere Datei behalten wird, Überspringen, sodass die ältere Datei erhalten bleibt und Beide behalten
WICHTIG
Die hier gesetzte Einstellung für das Andrucken oder nicht Andrucken eines Firmenlogos auf einen Beleg kann nicht im Dialog "Drucken" übersteuert werden!
WICHTIG
Die hier gesetzte Einstellung für das Andrucken oder nicht Andrucken der Kopf-/Fußzeile auf einen Beleg kann nicht im Dialog "Drucken" übersteuert werden!
Klicken Sie in der Spalte "Druckzielfilter" auf F2 und es öffnet sich der Bildschirm "Export bei folgenden Druckzielen". Hier können Sie festlegen, bei welchen Druckzielen im Dialog "Drucken" der automatische E-Mailversand ausgeführt werden soll.
Aktivieren Sie hier die Druckziele, bei denen der Export als PDF durchgeführt werden soll und deaktivieren Sie alle Druckziele, bei denen dies nicht gewünscht ist. Bestätigen Sie ihre Änderungen mit einem Klick auf "OK".
Die Einschränkung auf ein Druckziel wird bei den auf einem "Schattenbeleg" eingerichteten Export-Steuerungseinträge nicht beachtet. Die Einschränkung auf die Druckziele, bei denen ein Export vorgenommen werden soll, wird direkt bei der Zuordnung zwischen Schattenbeleg und Originalbeleg vorgenommen und dann für alle Exporte mit diesem Schattenbeleg verwendet.
. Sollte eine Pflichtspalte nicht korrekt befüllt worden sein, erhalten Sie eine entsprechende Warnung mit dem Hinweis auf die betroffene Spalte und können diese korrigieren. Das Speichern ist nur dann möglich, wenn alle Pflichtspalten mit validen Daten befüllt worden sind.
Für den automatischen PDF-Export sind die folgenden Spalten in der Export-Steuerung relevant:
Das Befüllen von weiteren Spalten kann dazu führen, dass der automatische PDF-Export nicht wie erwartet funktioniert, da die Informationen aus diesen Spalten im automatischen PDF-Export nicht verarbeitet werden können. Die Export-Steuerung dient als zentrale Systemtabelle für alle ABiZi-Exporte, wie z.B. die eEvolution ELO-Integration und bietet daher auch noch andere Spalten, die für den automatischen PDF-Export nicht notwendig sind.
Neben dem Eintrag in der Export-Steuerung muss für jeden verwendeten Report in der Export-Steuerung auch ein XML Lookup Eintrag erzeugt werden.
Hinweis
Wurden diese Einstellungen für den benutzten Report schon bei der Einrichtung des automatischen E-Mailversands getroffen, dann kann das hier ebenfalls übersprungen werden.
Bei der Konfiguration wird auch hier die bereits aus dem automatischen E-Mailversand bekannte Form erwartet, also z.B. für die Auftragsbestätigung aus dem Standard würde die Abfrage wie folgt aussehen:
SELECT 0, 0, AUFNR INTO :nEmpfaengerart, :nKndnr, :saAPxmlParams[0] FROM ANGAUFPOS INNER JOIN AUFTRAG ON ANGAUFPOS.LFDANGAUFGUTNR = AUFTRAG.LFDANGAUFGUTNR WHERE 1=1
Es ist dabei zwingend darauf zu achten, dass in saAPxmlParams[0] später der korrekte Wert steht, da dieExportmodule genau diese Information verwenden um später die Daten, wie z.B. Kundennummer oder Kundenname für die Templates nachzuladen.
Eine kurze Übersicht, wie saAPxmlParams[0] bei den verschiedenen Belegarten gefüllt sein muss:
Für die Standardbelege werden die Export-Lookups bereits mitgeliefert und bei der Aktualisierung der Reports in die Datenbank eingelesen. Für kundenspezifische Belege müssen die Export-Lookups allerdings noch hinzugefügt werden.
Wichtig:
Sollten die Export-Lookups fehlen oder fehlerhaft sein, dann kann der Export der Dokumente nicht durchgeführt werden.
Ein Beispiel für einen Export einer Auftragsbestätigung, die Sie auch nach dem Druck noch auf Ihrem Rechner gespeichert haben möchten, könnte dabei so aussehen:
Zuerst der Tabelleneintrag in der Export-Steuerung:
Nun druckt man im Angauf für einen Kunden eine Auftragsbestätigung, wie hier:
Wird das Drucken mit OK bestätigt, wird das Dokument automatisch exportiert und man bekommt diese Meldung:
Der Druck wird daraufhin weiter ausgeführt. Im Explorer findet sich nun an dem Pfad aus der Konfiguration eine Datei mit dem definierten Namen:
Einrichtung automatischer E-Mailversand
Einrichtung von Schattenbelegen
Tipps & Tricks für die eEvolution Exportmodule
Schlüsselworte für die Exportmoduldaten der Exportmodule