Dokumentenverwaltung allgemein
Dies ist die Verwaltungszentrale für Ihre Dokumente.
Die wichtigste Neuerung zur Wordintegration ist die "Ansicht eines Suchergebnisses".
In der Dokumentenverwaltung werden nur die Dokumente angezeigt, die auch Ihren
Suchparametern entsprechen.
Ordner werden hier nur angezeigt, wenn sie auch Dokumente enthalten die der Suchanfrage
entsprechen.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Es wird nur noch das angezeigt, was der Benutzer sehen will.
- Es werden weniger Daten geladen, daher ist die Ansicht schneller aufbereitet, der Benutzer
kann schneller arbeiten. Die Suche kann über alle Adressen erfolgen! Ein immer wieder angefragter Punkt in der
Wordintegration.
Beispiel:
Eine Suche welche Dokumente heute erstellt wurden, bringt ein
schnelles und übersichtliches Ergebnis.
Schaltfläche neues Dokument
Mit dieser Schaltfläche rufen Sie die Maske Neues Dokument erstellen auf.
Wenn Sie vorher einen Ordner im Baum auswählen, wird die zugehörige Adresse und der
Ordner in der Maske neues Dokument erstellen verwendet.
Schaltfläche Suchen
.. öffnet die Dokumentensuchmaske.
Schaltfläche aktualisieren
Lädt die Baumstruktur neu.
Die aktuelle Suchabfrage wird verwendet.
Neue und aktualisierte Dokumente und Ordner werden angezeigt.
Schaltfläche Vorlagenverwaltung
.. öffnet die Vorlagenverwaltung.
Schaltfläche Information
.. zeigt die Details zum aktuell gewählten Dokument.
Schaltfläche neuer Ordner
.. erstellt einen neuen Ordner. Beachten Sie bitte das neue Ordner nur in gültigen Ordnern erstellt
werden können.
Schaltfläche Ordnerstruktur
.. öffnet die, aus der Maske neues Dokument erstellen, bekannte Maske Ordnerverwaltung.
In der Maske können vorhandene Ordner verwaltet werden.
Leere Ordner können hier endgültig gelöscht werden.
Über das Kontextmenü können Sie die oben bereits beschrieben und weitere Funktionen
aufrufen. Die Funktionen sind je nach dem aktuell gewählten Baumeintrag aktiv oder inaktiv.
Erweitern / Reduzieren
Klappt den aktuellen Ordner auf oder zu.
Bearbeiten
Öffnet das aktuell gewählte Dokument zur Bearbeitung in Word, Excel, ... .
Löschen
Löscht das ausgewählte Dokument bzw. den ausgewählten Ordner mit allen enthaltenen Dokumenten.
Achtung
Es werden alle Dokumente im Ordner mit gelöscht, auch die, die
derzeit nicht angezeigt werden.
Vor dem Löschen von ganzen Ordnern empfiehlt es sich eine Suche nach allen Dokumenten
einer Adresse auszuführen.
Über das Löschen-Recht regeln Sie, welche Benutzer löschen dürfen.
Eine Abtrennung des Ordner lösch rechts ist derzeit nicht in Planung.Es wird aber bei ausreichender Nachfrage mit implementiert.
neuer Ordner
.. erstellt einen neuen Ordner, wenn es an der aktuellen Stelle möglich ist.
