Vertragsarten können die Leistungsmerkmale definieren, die Sie bei Ihren Kunden erbringen. Über die Vertragsart werden bestimmte Funktionen in den Modulen gesteuert (z.B. Vertragsfakturierung, Auftragsfakturierung und Auftragsbearbeitung). Bevor Sie mit der Arbeit im System beginnen, müssen die Vertragsarten unter <eEvolution> <Verwaltung> <Inventar> <Vertragsarten>definiert werden.
V.Art: Geben Sie in diese Spalte ein Kennzeichen für die Vertragsart ein, das aus bis zu fünf alphanumerischen Zeichen bestehen darf.
Die Vertragsart 00 sollte für die Einstellung Kein Vertrag reserviert werden.
Beschreibung: Hinterlegen Sie hier die Bezeichnung der Vertragsart. Die Bezeichnung kann aus bis zu 65 alphanumerischen Zeichen bestehen.
Langtext: In diese Spalte können Sie Zusatzinformationen für die Vertragsart eingeben. Sie können beliebig viele, alphanumerische Zeichen verwenden. Diese Spalte dient lediglich zur Information. Für die Eingabe des Textes klicken Sie auf dieses Feld oder bewegen den Cursor mit dem Tabulator in die Spalte. Das System zeigt dann ein Fenster an, in das der Text eingegeben werden kann.
Wenn Sie den Cursor mit dem Tabulator in eine dieser Spalten bewegen oder in eine der Spalten klicken, wird ein Fenster angezeigt, in das Sie die Berechnungskennzeichen für Arbeitszeit, Fahrzeit, Fahrkilometer, Kosten und Material eingeben können.
Ihnen stehen folgende Kennzeichen zur Verfügung, die bei der Fakturierung berücksichtigt werden:
Zusätzlich können Sie in diesem Fenster eine Farbe
auswählen, in der diese Vertragsart angezeigt wird. Über den Button 
rechts neben Vertragsart können Sie neue Farben definieren.
Die Priorität eines Auftrages kann in
dem Serviceauftrag anhand der Farbe des Vertrages schnell eingeschätzt
werden. Anhand der farblichen Darstellung lassen sich Verträge zudem besser
unterscheiden.
Zeitplan: Wenn Sie den Cursor in diese Spalte bewegen, öffnet sich das Fenster Zeitplan der Vertragsart, in der Sie den Zeitplan auswählen können, der bei der Fakturierung in Auftragsfakturierung verwendet werden soll.
Die Zeitpläne, die in der Drop-Down-Liste zur Verfügung stehen, werden im Menü <eEvolution> <Verwaltung> <Servicezeiten> <Zeitpläne> definiert.
Nachdem Sie den gewünschten Zeitplan ausgewählt und mit Ok bestätigt haben, wird nicht der Zeitplan an sich sondern dessen interne laufende Nummer im Fenster Vertragsarten angezeigt.
SLA: SLAs (Service Level Agreements) lassen sich nicht ausschließlich nur Inventaren hinterlegen. Die Möglichkeit einer Vorbelegung aufgrund der Vertragsart definieren Sie hier in der Systemtabelle der Vertragsarten. Nur in einzelnen Bedarfsfällen ist eine individuelle Hinterlegung der SLAs bei den Inventaren noch notwendig.
Im Reiter Auftragsfakturierung der Vertragsdetails finden Sie die Angabe des SLA, der automatisch bei der Zuordnung der Vertragsart vorbelegt wird. Eine Änderung dieses Eintrags wirkt sich hier nur auf den aktuellen Vertrag aus.
In dem Serviceauftrag findet dabei eine Vererbung der Einträge in folgender Reihenfolge statt:
1. SLA-Zuordnung bei der Vertragsart
2. SLA-Zuordnung beim (Haupt-) Vertrag eines Inventars (übersteuert 1.)
3. SLA-Zuordnung beim Inventar (übersteuert 2.)
4. SLA-Zuordnung beim Artikelkonfigurator (übersteuert 3.)
Ist die Änderung eines SLAs in dem Serviceauftrag notwendig, muss keine gleichzeitige Änderung der Vertragsart erfolgen, sondern kann vom Benutzer manuell für diesen speziellen Auftrag/Vorgang vorgenommen werden.
WVL in Tagen: Geben Sie in diese Spalte die Anzahl von Tagen ein, nach denen eine Wiedervorlage erfolgen soll. Bei Vertragsangeboten wird dann das errechnete Datum (Letzter Druck des Angebots plus Wiedervorlage-Tage) angezeigt. Eine automatische Erinnerung erfolgt jedoch nicht.
Texte: Klicken Sie in diese Spalte öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Textbausteine auswählen können, die in den Vertragsangeboten zum Einsatz kommen und dort am Ende des Vertragsangebotsreports zum Beispiel als Vertragsbedingung angedruckt werden.
In der Groupbox Langtext wird der "Inhalt" des oben markierten Textbausteins angezeigt.
Fahrtpauschale: Für die Vertragsart können Sie festlegen, wie die Fahrtpauschale ermittelt werden soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
Über die Fahrtpauschale kann bei Bedarf hinterlegt werden, ob bei der Berechnung in der Auftragsfakturierung die Pauschale aufgrund der am Kunden bzw. Standort hinterlegten km vorgenommen wird oder ob die Information aus den zurückgemeldeten Service-Einsätzen die Berechnungsgrundlage bildet.
Verlängerung: Dieses Feld gibt an, ob für diese Vertragsart eine Automatische Vertragsverlängerung vorgesehen ist. Dabei steht 1 für aktivierte automatische Vertragsverlängerung und 0 für keine automatische Verlängerung.
Laufzeit: Dieses Feld zeigt die Laufzeit an, um die ein Vertrag bei der automatischen Verlängerung verlängert wird.
Kündigungsfrist: Dieses Feld gibt die Kündigungsfrist in Monaten an, wie lange vor Vertragsende eine Kündigung eingegangen sein muss, um den Vertrag wirksam zu kündigen.
Die Bearbeitung aller Werte zur Automatischen Vertragsverlängerung findet in folgendem Dialog statt, der sich öffnet, nachdem eines dieser Felder angeklickt wurde:
Automatische Vertragsverlängerung: Durch das Setzen dieser Checkbox kann eine automatische Vertragsverlängerung aktiviert werden. Durch die Aktivierung werden die folgenden Monatsangaben freigeschaltet.
Laufzeit der automatischen Verlängerung in Monaten: Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn die automatische Vertragsverlängerung aktiviert ist. Hier wird eine Zahl eingegeben, die für die Monate steht, um die sich der Vertrag verlängert, wenn dieser nicht bis zur Kündigungsfrist gekündigt wurde.
Kündigungsfrist des Vertrags in Monaten: Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn die automatische Vertragsverlängerung aktiviert ist. Es wird eine Zahl angegeben, die für die Kündigungsfrist in Monaten steht. Also wie viel vor Ende des Vertrags (siehe Gekündigt Zum) eine Kündigung eingegangen sein muss, damit die automatische Verlängerung nicht mehr greift.
Wird der Vertrag erst nach Ablauf dieser Frist gekündigt, so verlängert er sich noch ein weiteres Mal.
Wichtig
Die Automatische Vertragsverlängerung erfordert den Betrieb des eEvolution Applikationsservers!