Akten zum Auftrag

Weisen Sie Ihrem Auftrag über diese Funktion Zusatzinformation in Form von Dateien zu, die dann in einem separaten Fenster aufgelistet werden. Im Hauptfenster der Serviceauftrag muss zuerst der entsprechende Auftrag aufgerufen werden. Im Ribbon findet sich unter Details der Bereich "Akte" :

Hier stehen die Icons , , , bzw. undfür die verschiedenen Arten an Akten. Es stehen aber nur die Akten zur Verfügung, die auch zu diesem Auftrag passen, ansonsten wird das jeweilige Icon ausgegraut. Dabei stehen die Akten Auftrag, Inventar und Vertrag bei jedem Auftrag zur Verfügung. Die Akte Modellkonfiguration oder Artikelkonfiguration ist nur vorhanden, wenn der Auftrag auf ein Modell oder einen Artikel außer dem Hauptmodell angelegt wurde. Außerdem steht diese Akte auch nicht zur Verfügung, wenn die aktuelle Konfiguration des Kunden nicht gänzlich bekannt ist. Die Retoure als letzte Akte ist nur bei Aufträgen aus der Retoure befüllbar.

 

Nach Auswahl der gewünschten Akte können die erforderlichen Dateien wie folgt zugeordnet werden:

  1. Sie gelangen zunächst in das Dialogfenster Weitere Informationen, hier am Beispiel Auftrag.
  2. Klicken Sie auf Datei - Hinzufügen; der Cursor springt automatisch in das Feld Pfad
  3. Drücken Sie die F2-Taste und der Windows Explorer öffnet sich
  4. Wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Datei abgelegt ist und übernehmen die Daten mit Öffnen
  5. Der Dateiname sowie der Pfad werden automatisch in der tabellarischen Übersicht eingetragen

    6. Tipp:

    Alternativ können Dateien auch via Drag & Drop in den Dialog gezogen werden, wodurch automatisch ein Eintrag mit dem zugehörigen Pfad generiert wird.

  6. Klicken Sie auf Datei - Speichern und Ihr Eintrag wird gesichert
  7. Klicken Sie auf Datei - Löschen und der Eintrag wird wieder entfernt
  8. Über das Menü Datei - Schnellansicht wird auf der rechten Seite eine Vorschau angezeigt
  9. Im Menüpunkt System - Dokumenttyp können die zulässigen Dokument-Typen definiert werden

Nachdem eine Datei hinzugefügt sieht der Dialog bei aktivierter Schnellansicht beispielsweise so aus:

Nachdem ein oder mehrere Dokumente in der Akte hinterlegt wurden, ändern sich im Ribbon die Symbole der entsprechenden Akten in, , , bzw. oder , sodass auf den ersten Blick erkennbar ist, welche Akte zu diesem Auftrag bereits noch weitere Informationen enthält.

 

Hinzufügen einer E-Mail oder eines E-Mailanhangs zu einem Auftrag:

Bei einem bestehenden Serviceauftrag kann eine E-Mail via Drag & Drop auf die Hauptmaske gezogen werden, um diese E-Mail oder den Anhang der E-Mail in die Akte "Auftrag" zu übernehmen. Nach dem Loslassen der E-Mail auf der Hauptmaske öffnet sich eine Abfrage, in welcher der Benutzer entscheiden kann, ob

a) Nur der Anhang der E-Mail in die Akte "Auftrag" übernommen werden soll, was durch die Wahl der Aktion "Anhang einfügen" erreicht werden kann.

Hinweis:

Sollte die E-Mail keinen Anhang haben, steht diese Möglichkeit nicht zur Verfügung.

b) Die komplette E-Mail (inklusive Anhang, falls vorhanden) in die Akte "Auftrag" übernommen werden soll, was durch die Wahl der Aktion "E-Mail einfügen" erreicht werden kann.

Um diese Funktion zu nutzen, muss die E-Mail auf einen freien Bereich in der Hauptmaske gezogen werden, d.h. es darf sich um kein Eingabefeld, Icon oder Beschriftung handeln.

Tipp

Hat man einen freien Bereich erreicht, wo man die E-Mail ablegen ("droppen") könnte, verändert sich das Mausicon und es wird i.d.R. zusätzlich ein kleines Pluszeichen angezeigt.

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