Um Zeit zu sparen, haben Sie die Möglichkeit, mehrere Aufträge zu einem Druckauftrag zusammenzufassen und für diese Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung oder eine Gelangensbestätigung zu drucken. Sie erreichen diesen Dialog über den Menüpunkt Drucken " Auftragssammeldruck.
In der Feldgruppe Auftragsbestätigung haben Sie die Möglichkeit über die Radiobuttons Ja oder Nein auszuwählen, ob die Auftragsbestätigungen für die selektierten Aufträge gedruckt werden sollen.
In der Feldgruppe Lieferschein haben Sie die Möglichkeit über die Radiobuttons Ja oder Nein auszuwählen, ob die Lieferscheine für die selektierten Aufträge gedruckt werden sollen
In der Feldgruppe Gelangensbestätigung haben Sie die Möglichkeit über die Radiobuttons Ja oder Nein auszuwählen, ob Gelangensbestätigungen für die selektierten Lieferscheine gedruckt werden sollen.
Bitte beachten Sie:
Im Unterschied zu den anderen Belegen ist es beim Ausdruck einer Gelangensbestätigung nicht möglich gleichzeitig eine andere Belegart, wie z.B. Rechnungen zu drucken.
Sobald in der Feldgruppe "Gelangensbestätigung" der Radiobutton auf "Ja" gestellt wird, werden daher die Radiobuttons in den Feldgruppen "Auftragsbestätigung", "Lieferschein" und "Rechnung" automatisch auf "Nein" gestellt.
In der Feldgruppe Rechnung haben Sie die Möglichkeit über die Radiobuttons Ja oder Nein auszuwählen, ob die Rechnungen für die selektierten Aufträge gedruckt werden sollen
Über die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten in der Feldgruppe Weitere Auswahlkriterien kann die in das Tabellenfenster zu ladende Auswahl von Aufträgen eingeschränkt werden. Es stehen dort die folgenden Felder zur Verfügung:
Schränken Sie im Feld Auftr.Art die Aufträge nach der gewünschten Auftragsart ein.
Schränken Sie im Feld Auftr.Nr die Aufträge nach der gewünschten Auftragsnummer ein, indem Sie diese bearbeiten. Voreingestellt ist hier der Nummernbereich von der ersten bis zur neuesten, also zuletzt bearbeiteten Nummer. Falls Sie eine entsprechende Auftragsart ausgewählt haben, bezieht sich der voreingestellte Nummernbereich auf die erste und neueste Auftragsnummer dieser Auftragsart.
Klicken Sie auf das Symbol 
, um einzelne Auftragsnummern durch Komma
getrennt einzugeben. Es besteht hierbei auch die Möglichkeit, Textbausteine
mit oft benötigten Nummern zu führen, die Sie in diesem Dialogfenster auswählen.
Hinweis:
Klicken Sie auf das Symbol rechts neben der Lupe Auftr. Nr., übernehmen Sie die eventuell eingegrenzten Positionen in die Tabelle auf der rechten Seite. Sie können hier nun noch eine Feinselektion durchführen, wobei Ihnen die Schaltflächen Keiner und Alle die Vorauswahl bei der Selektion erleichtern.
Bitte beachten Sie:
Komplett stornierte Aufträge werden bei der Suche nicht berücksichtigt und stehen daher nicht zur Auswahl. Ein Auftrag gilt als komplett storniert, wenn er erledigt ist und Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung storniert sind.
Schränken
Sie im Feld RENr. die Aufträge nach der gewünschten Rechnungsnummer ein, indem Sie
diese bearbeiten. Sie können die Aufträge aber auch nach Rechnungsnummernkreisen
einschränken.
Klicken Sie auf das Symbol , um einzelne Rechnungsnummern durch Komma
getrennt einzugeben. Es besteht hierbei auch die Möglichkeit, Textbausteine
mit oft benötigten Nummern zu führen, die Sie in diesem Dialogfenster auswählen.
Hinweis:
Stornierte Rechnungen werden bei der Suche nicht berücksichtigt.
Schränken
Sie im Feld LSNr. die Aufträge nach der gewünschten Lieferscheinnummer ein, indem Sie
diese bearbeiten. Sie können die Aufträge aber auch nach Rechnungsnummernkreisen
einschränken.
Klicken Sie auf das Symbol , um einzelne Lieferscheinnummern durch Komma
getrennt einzugeben. Es besteht hierbei auch die Möglichkeit, Textbausteine
mit oft benötigten Nummern zu führen, die Sie in diesem Dialogfenster auswählen.
Hinweis:
In der Feldgruppe "Gelangensbestätigung" muss die Option "Ja" aktiviert sein, damit die Einschränkung nach Lieferscheinen möglich ist. Diese Möglichkeit steht in den anderen Modi nicht zur Verfügung.
Schränken Sie im Feld Knd.Nr. die Aufträge nach der gewünschten Kundennummer ein, indem Sie diese bearbeiten.
Schränken Sie im Feld REKnd.Nr. die Aufträge nach der gewünschten Kundennummer des Rechnungsempfängers ein, indem Sie diese bearbeiten.
Hinweis
Um auf bestimmte Auftragsnummern, Kundennummern bzw. Rechnungsnummern einzuschränken, verwenden Sie auch die Zeichen und Relationen, die bei der Sucheinschränkung ihre Anwendung finden.
Beispiel
Auftragsnr.:1000|1076 = alle Auftragsnummern zwischen 1000 und 1076
Schränken Sie im Feld Vertriebspart. auf die gewünschten Vertriebspartner ein.
Hinweis:
Vertriebspartner können einem Kunden in der Kundenverwaltung unter dem Reiter „Vertrieb“ hinterlegt werden.
Es stehen die folgenden Auswahlmöglichkeiten unter Vertriebspartner zur Verfügung:
Wichtig:
Es handelt sich hier um die beim Öffnen vom Auftragssammeldruck automatisch geladene Standardauswahl
Wählen Sie die Option Noch n. gedruckt aus, werden alle Aufträge ausgewählt. Es werden dann jedoch nur die Aufträge über den Drucker ausgegeben, die noch nicht gedruckt wurden.
Markieren Sie das Kontrollkästchen Gekennzeichnet, wählen Sie nur die Aufträge aus, die für den Sammeldruck gekennzeichnet wurden.
Wählen Sie hierzu auf das Register Bedingungen und wählen die Option Sammeldruck aus.
Hinweis:
Sie können aber auch schon bei Erstellung eines Auftrages automatisch eine Kennzeichnung für den Sammeldruck vergeben. Klicken Sie hierzu in den Systemeinstellungen auf System - Auftragsart und wählen die entsprechende Auftragsart aus. Markieren Sie in dem sich öffnenden Fenster die Option Rechnungsstellung via Sammeldruck
Wählen Sie die Option Max. Nr. aus, um bei Teilrechnungen nur die Rechnung mit der höchsten Nummer zum Druck vorschlagen zu lassen.
Aktivieren Sie das Feld SammelRE und Sie wählen nur die unter Aktion Sammelrechnung erstellten Sammelrechnungen aus.
Aktivieren Sie das Feld "Sammel-Gelangensbestätigung", so schränken Sie nach Lieferscheinen ein, für deren Aufträge das Kennzeichen "Sammel-Gelangensbestätigung" auf dem Reiter "Bedingungen" gesetzt ist. Sie können im Anschluss "Sammel-Gelangensbestätigungen" , in der mehrere Lieferscheine von einem Kunden zusammengefasst werden können, erstellen, indem Sie die gewünschten Lieferscheine markieren und auf OK klicken.
Hinweis:
In der Feldgruppe "Gelangensbestätigung" muss die Option "Ja" aktiviert sein, damit die "Sammel-Gelangensbestätigung" als Kriterium zur Verfügung steht.
Aktivieren Sie das Feld "Gelangensbestätigung quittieren", so schränken Sie nach Lieferscheinen ein, für die bereits Gelangensbestätigungen erzeugt worden sind. Sie können jetzt die gewünschten Lieferscheine markieren und mit einem Klick auf OK deren Erhalt quittieren.
Hinweis:
In der Feldgruppe "Gelangensbestätigung" muss die Option "Ja" aktiviert sein, damit " Gelangensbestätigung quittieren" als Kriterium zur Verfügung steht.
Aktivieren Sie das Feld Lieferung erledigt, Rechnung offen, so schränken Sie nach den Aufträgen ein, bei denen schon Lieferscheinaktionen aber und noch keine Rechnungsaktionen durchgeführt wurden.
Aktivieren Sie das Feld Lieferung offen, Rechnung erledigt, so schränken Sie nach den Aufträgen ein, bei denen schon Rechnungsaktionen aber und noch keine Lieferscheinaktionen durchgeführt wurden.
In der Feldgruppe "Sonstiges" finden Sie unterschiedliche Funktionen:
Wählen Sie Nur Systemaktionen durchführen aus, werden nur die Systemaktionen durchgeführt, ohne dass ein Ausdruck stattfindet. Wird die Option aktiviert, werden die Auswahlfenster für die Auftragsbestätigung, den Lieferschein und die Rechnung deaktiviert. Somit ist keine Auswahl eines Belegs möglich. Wurde die Funktion Nur Systemaktionen durchführen nicht aktiviert, können Sie die gewünschten Druckvorgänge auswählen, notwendige Systemaktionen werden zusätzlich automatisch durchgeführt.
Aktivieren Sie die Option Über Applikationsserver, wenn Sie über den Applikationsserver drucken wollen.
Aktivieren Sie die Funktionalität Formulare des Kunden verwenden, wenn Sie für die entsprechenden Ausdrucke die beim Kunden hinterlegten Formulare verwenden wollen. Diese sind in der Kundenverwaltung in dem Dialogfenster "Kunde "Diverses" unter dem Menüpunkt Details - Diverses hinterlegt, lesen Sie hierzu bitte auch die Hilfe zur Kundenverwaltung.
In der Feldgruppe Datum haben Sie die Möglichkeit folgende Einstellungen zu treffen:
Hier kann ein Auftragsdatum eingetragen werden, bei einem Klick auf den F2-Button öffnet sich eine Übersicht, welche Daten zur Zeit zur Verfügung stehen.
Hier kann ein Lieferscheindatum eingetragen werden, bei einem Klick auf den F2-Button öffnet sich eine Übersicht, welche Daten zur Zeit zur Verfügung stehen.
Hier kann ein Rechnungsdatum eingetragen werden, bei einem Klick auf den F2-Button öffnet sich eine Übersicht, welche Daten zur Zeit zur Verfügung stehen.
Das Tabellenfenster enthält folgende Spalten:
Die Spalte AnlegeDat enthält das Datum der Auftragserstellung.
Die Spalte Auftr.Nr. enthält die Auftragsnummer.
Die Spalte Kunden enthält eine zusammengesetzte Information aus Kundennummer und Kundennamen des entsprechenden Auftrags.
Die Spalte REKnd.Nr. enthält die Kundennummer des Rechnungsempfängers
Die Spalte RE Empfänger enthält den Namen des Rechnungsempfängers.
Die Spalte Proj.Bez. enthält das Projektkennzeichen des Auftrags.
Die Spalte Druck enthält Informationen darüber, ob bereits eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein oder eine Rechnung ausgedruckt wurden.
erster Buchstabe kennzeichnet den Ausdruck der Auftragsbestätigung
zweiter Buchstabe kennzeichnet den Ausdruck des Lieferscheins
dritter Buchstabe kennzeichnet den Ausdruck der Rechnung
Die Buchstaben haben in diesem Zusammenhang die folgende Bedeutung
T = es wurde eine Teillieferung bzw. Teilrechnung durchgeführt
Die Spalte Zahlungsbedingungenthält die Zahlungsbedingung des Auftrags, welche auf dem Reiter "Bedingungen" hinterlegt wurde.
Diese Spalte enthält die Lieferscheinnummer, sollten einem Auftrag mehrere Lieferscheine zugeordnet sein, erhält er für jeden einzelnen Lieferschein jeweils einen eigenen Eintrag in dieser Tabelle. Die Möglichkeit die zugehörigen Lieferscheine anzuzeigen und danach zu filtern, ist daher nur beim Erzeugen, Drucken und Quittieren von Gelangensbestätigungen möglich.
Hinweis:
In der Feldgruppe "Gelangensbestätigung" muss die Option "Ja" aktiviert sein, damit diese Spalte angezeigt wird.
Diese Spalte enthält den Status der Gelangensbestätigung zu dem unter LS Nr. eingetragenen Lieferschein. Es gibt dabei die folgenden Möglichkeiten:
Diese Spalte wird nur beim Erzeugen, Drucken und Quittieren von Gelangensbestätigungen angezeigt.
Hinweis:
In der Feldgruppe "Gelangensbestätigung" muss die Option "Ja" aktiviert sein, damit diese Spalte angezeigt wird.
Klicken Sie auf "Keiner" um die Markierung der Datensätze in der Tabelle zu entfernen.
Klicken Sie auf "Alle" um alle Datensätze in der Tabelle zu markieren, um für diese Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gelangensbestätigung und / oder Rechnung zu drucken
Nach dem Klick auf "OK"
gelangen Sie in das Dialogfenster Drucken,
in dem Sie die Druckeinstellungen festlegen.
Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie im Dialogfenster
Drucken allgemein.
Klicken Sie auf Abbrechen, um die Einstellungen zu verwerfen und das Dialogfenster zu schließen. Klicken Sie auf Ok, wird der Sammeldruck ausgelöst
Hinweis:
Beim Druck der Auftragsbestätigung wird diese Meldung angezeigt:
Sie können diese Meldung unterdrücken, in dem Sie im Inst-Modul unter Aktion/System-Einstellungen den Paremeter BVAbfrage eintragen und auf 0 setzen.
Nach der Abarbeitung der ausgewählten Aufträge werden diese farblich markiert, wobei diese Farben folgende Bedeutung haben:
grün: Auftrag wurde ordnungsgemäß abgearbeitet
rot: Bei der Bearbeitung wurde ein Fehler festgestellt. Dieser kann durch erneute Auswahl des betreffenden Auftrags nochmals angezeigt werden
schwarz: Der Auftrag wurde nicht beachtet/bearbeitet
Die farbliche Markierung wird durch die erneute Anwendung des Filters entfernt.
Über den Massenversand von Rechnungen als PDF per Email können Sie sich hier informieren.
Massendruck von Rechnungen als PDF Dokument und automatischer Versand per Email