Gutschriften in eEvolution

Gutschriften werden dann verwendet, wenn ein Artikel zurückgenommen und/ oder die Ware gutgeschrieben wird. Weiter benötigen Sie Gutschriften, wenn für alle oder für einzelne Positionen nachträglich Preisnachlässe vergeben werden. 

 

Es gibt zwei unterschiedliche Typen von Gutschriften in eEvolution:

  1. Auftragsunabhängige Gutschrift
    Bei der auftragsunabhängigen Gutschrift gilt die gleiche Vorgehensweise wie bei der Angebots- oder Auftragserfassung.

    1. Zuerst wählen Sie im Hauptfenster die Erfassungsart Gutschrift aus.

    2. Danach legen Sie die Bedingungen fest und erfassen die Positionen.

  2. Gutschrift, die sich auf einen bestehenden Auftrag bezieht

    1. Bei einer Gutschrift, die für einen bestehenden Auftrag erfasst wird, müssen Sie diesen zuerst heraussuchen und diesen in das Hauptfenster laden.

    2. Jetzt schalten Sie über die Schaltfläche Gutschrift in diesen Modus um.

    3. Erst jetzt können Sie die Positionen erfassen. Sie können das entweder manuell erledigen, mit F12 oder über den Button "Auftragspos. in Gutschrift übernehmen".

Hinweis

Wenn Sie bei einer Gutschrift, die Sie auf einen Auftrag bezogen haben, eine Position eingeben, die nicht im Auftrag vorhanden war, erhalten Sie einen Warnhinweis. Sie können natürlich trotzdem diese Position letztlich gutschreiben, wenn Sie das möchten.

  1. Klicken Sie auf Drucken, um in das Fenster Gutschriftendruck zu gelangen. Beim ersten Drucken der Gutschrift werden die Artikelstatistiken berichtigt und die Provisionen um die entsprechenden Beträge gekürzt.

Weiterhin gibt es in eEvolution zwei unterschiedliche Arten von Gutschriften:

  1. Gutschrift
    Mit diesem Begriff wird eine Gutschrift bezeichnet, bei der eine Mengenbuchung durchgeführt wird. Diese Art von Gutschrift hat zwei besondere Eigenschaften im Unterschied zur Wertgutschrift:
    1. Bei der Ausführung der Systemaktionen wird bei einem Artikel mit aktivierter Lagerführung eine Lagerbuchung über die gutgeschriebene Menge auf dem angegeben Lager durchgeführt.
    1. Es wird automatisch der gültige Einkaufspreis in die Spalte "EK-Preis" bzw. "Spez. EK-Preis" eingetragen und bei der Berechnung des Deckungsbeitrags berücksichtigt.

Hinweis:

Der gültige EK-Preis wird über die Spalte "DB" auf dem Reiter "Preise" in den Artikelstammdaten festgelegt. Sollte für eine Position ein SEK hinterlegt werden, so wird der SEK für die Berechnung des Deckungsbeitrags benutzt.

  1. Wertgutschrift
    Hierbei handelt es sich um eine Gutschrift ohne Mengenbuchung bei der ein monetärer Betrag gutgeschrieben wird. Die Wertgutschrift verfügt über folgende besondere Eigenschaften im Vergleich zur Gutschrift:
    1. Bei der Ausführung der Systemaktionen finden keine Lagerbuchungen statt, sondern es wird nur ein monetärer Betrag gutgeschrieben.
    2. Der gültige EK-Preis in der Spalte "EK-Preis" bzw. "Spez. EK-Preis" wird automatisch mit 0,00 überschrieben, damit er nicht aus versehen bei der Berechnung vom Deckungsbeitrag berücksichtigt wird.

Hinweis:

Der SEK wird nur dann überschrieben, wenn er vor dem Erzeugen einer Wertgutschrift automatisch oder manuell eingefügt wurde. Bei einer nachträglichen, manuellen Bearbeitung des SEK wird dieser selbstverständlich übernommen und bei der Berechnung des Deckungsbeitrags berücksichtigt.

Es gibt in eEvolution zwei Möglichkeiten eine Wertgutschrift zu erzeugen:

  1. Wird die globale Einstellung "Bei Gutschriften keine Lagerbuchung durchführen" auf dem Reiter "AngAuf" in der System Konfiguration aktiviert, dann können in eEvolution nur noch Wertgutschriften erzeugt werden.
  2. Ist diese Einstellung nicht aktiviert, so kann eine Wertgutschrift manuell durch das Entfernen der Lagerzuordnung in den gewünschten Gutschriftpositionen erzeugt werden.

Hinweis:

Haben Sie bei einer Gutschrift für eine Warenposition ein Lager vergeben, so wird auch eine Lagerrückbuchung vorgenommen. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine Wertgutschrift.

 

Bei der Anlage eines neuen Vorgangs im Status „Gutschrift“ wird automatisch eine Vorgangsnummer vergeben, die auch als Gutschriftsvorgangsnummer oder GUTVORGANGNR bzw. Gut.Vorgang bezeichnet wird. Ähnlich wie die Auftragsnummer beschreibt die Gutschriftsvorgangsnummer den Vorgang der Erfassung einer Gutschrift durch das Hinzufügen von Positionen bevor diese fakturiert und damit gutgeschrieben werden.

Im Unterschied zu der Auftragsnummer wird die Gutschriftsvorgangsnummer im Moment auf keinen Belegen ausgewiesen und wird automatisch fortlaufend von 1 an vergeben.

Hinweis:

Die Vorgangsnummer einer Gutschrift wird automatisch durch das System vergeben und kann nicht durch den Benutzer beeinflusst werden. Es handelt sich dabei um eine fortlaufende Nummer über alle Mandanten und Auftragsarten, die den Vorgang von der Anlage bis hin zur Fakturierung von Gutschriften beschreibt.

 

Die Belegnummer einer Gutschrift wird als GUTNR oder Gutschriftsnummer bezeichnet und erst bei der Fakturierung einer Gutschrift erzeugt und in das Archiv für Rechnungen und Gutschriften übernommen.

Hinweis:

Für die Belegnummer einer Gutschrift kann pro Auftragsart ein Nummernkreis festgelegt werden, der gemäß den global gesetzten globalen Einstellungen im Anschluss bei der Fakturierung berücksichtigt wird.

 

Information zum Update auf Version 9.X und zum Parallelbetrieb von Version 9.X mit älteren Versionen::

Mit der Veröffentlichung von eEvolution 9.0 hat sich das Konzept für die Erstellung und Fakturierung von Gutschriften grundlegend verändert. Das neue Konzept ermöglicht die lückenlose Gutschriftsnummernvergabe, da es zukünftig eine Nummer für den Beleg, die Gutschriftsbelegnummer, und eine Nummer für den Vorgang an sich, die Gutschriftsvorgangsnummer geben wird.

Mit der Einführung der GUTVORGANGNR verliert die GUTNR in der Tabelle GUTSCHRIFT an Bedeutung und dient nur noch dem Erhalt der Abwärtskompatibilität. Es können daher problemlos sowohl die mit den unteren Versionen bereits fakturierten Gutschriften nachgedruckt oder storniert werden, als auch die in den unteren Versionen angelegten Gutschriftsvorgänge mit der neusten Version fakturiert werden. Um das zu gewährleisten wird bei der Aktualisierung auf die neuste eEvolution-Version automatisch für jede vorhandene Gutschrift in der Tabelle GUTSCHRIFT eine GUTVORGANGNR vergeben, damit diese in der neusten Version problemlos weiterverarbeitet werden kann.

ACHTUNG:

Die GUTNR in den Tabellen GUTSCHRIFT und GUTPOS verliert damit ihre Bedeutung, die Primär- und Fremdschlüssel wurden von der GUTNR auf die GUTVORGANGSNR umgestellt. Sollten es kundenspezifische Anpassungen in diesem Bereich auf der Kundendatenbank geben und/ oder Berichten geben, dann müssen diese manuell angepasst und berichtigt werden.

Weiterhin bedeuten die umfangreichen konzeptionellen Änderungen an der Erstellung von Gutschriften Einschränkungen im Parallelbetrieb: