Serviceauftrag aus der Auftragsverwaltung heraus anlegen

Mit dieser Funktion können Sie in der Auftragsverwaltung ein Angebot bzw.bzw. einen sich daraus ergebenden Auftrag erstellen, der sich auf einen im eEvolution Service bestehenden Inventarsatz bezieht oder aber der als Installationsauftrag für einen neuen Inventarsatz dienen soll. Um nicht doppelten manuellen Aufwand zu haben, können Sie diesen angelegten Auftrag per Systemaktion "Drucken der Auftragsbestätigung" in den Service zu übergeben, um dort automatisch einen Serviceauftrag erstellen zu lassen.

Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Service-Module sind installiert und lizenziert.

• Für den Benutzer ist das Modul "Basisdaten" unter "Benutzer - Benutzerinstallation" installiert.

• Es handelt sich nicht um die Auftragsart "Rahmenauftrag".

Für die Erzeugung eines Serviceauftrags aus der Auftragsverwaltung sind folgende Schritte notwendig:

1. Klicken Sie im Dialogfenster "Auftrag" auf die Schaltfläche Neu wählen Sie eine beliebige Auftragsart (ausgenommen "Rahmenauftrag") aus.

2. Speichern Sie ihre Änderungen und wechseln Sie auf den Reiter "Positionen".

3. Klicken Sie auf "Neu" und hinterlegen einen Dienstleistungsartikel ( d.h. ein Artikel mit der Eigenschaft"Dienstleistung" auf dem Reiter "Einstellungen" aktiviert sein) als Position, welcher für interne Zwecke benötigt wird.

4. Tragen Sie die restlichen benötigten Artikel in die folgenden Positionen ein. Es kann sich dabei beispielsweise um Ersatzteile handeln, die Sie zuerst angeboten und nun zu einem Auftrag gemacht haben.

5. Wählen Sie nun in der Spalte Inventarnr. die Inventarnummer aus, der Sie den Auftrag zuordnen möchten.

6. Sobald Sie eine neue Inventarnummer eintragen, vergibt der Service eine neue Inventarnummer mit einem Dummy-Modell und einem Dummy-Vertrag in den eEvolutionBasisdaten. Die Anlage erfolgt jedoch erst nach der entsprechenden Systemaktion (Druck Auftragsbestätigung).

7. Wählen Sie nun in der Spalte Serviceauftragsart die Service-spezifische Auftragsart (z. B. Installation) aus, die Sie im Serviceauftrag erstellen möchten.

8. Markieren Sie alle Positionen und gehen in das Menü Funktionen, sobald Sie alle Artikel zu diesem Service-Dienstleistungsauftrag definiert haben.

9. Klicken Sie in der rechten Spalte auf die Schaltfläche Serviceauftr.zus.fassung.

10. Das System vergibt daraufhin in der Spalte T eine Zahl (z. B.: 1), die anzeigt, dass die markierten Positionen zu einem Service-Set zusammengefasst wurden. Sie können in einem Auftrag verschiedene Service-Sets bilden. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie immer als erste Position eines neuen Sets einen Dienstleistungsartikel definieren. Die Auswirkung dieser oben beschriebenen Vorgehensweise ist, dass im Serviceauftrag ein Auftrag mit Service-interner Auftragsnummer je Service-Set angelegt wird. Diese findet sich in den Positionen in der Spalte Serviceauftragnr.. Über den DDE-Button kann direkt der Serviceauftrag mit dem erzeugten Auftrag aufgerufen werden. Die übergebenen Artikel sind dort als dem Auftrag zugeordnete Artikel zu finden. Im Serviceauftrag kann der Auftrag nun wie ein manuell angelegter Auftrag z. B. im Rahmen der Technikerdisposition weiterbearbeitet werden.

    Hinweis:

    Eine Rückmeldung an die Warenwirtschaft erfolgt nicht.

11. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

Hinweis

Sie können diesen Auftrag gegenwärtig in beiden Bereichen, also der Warenwirtschaft und dem Service fakturieren. Hier sind organisatorisch entsprechende Regeln zu treffen, damit es nicht zu einer Doppelfakturierung eines Auftrages kommt. Auf diese Weise lassen sich grundsätzlich Dienstleistungen über einen zuvor definierten Festpreis in Richtung Kunde abrechnen, nämlich gemäß der Auftragsbestätigung aus der Warenwirtschaft und die Erfassung und Abrechnung der Leistungen intern gegenrechnen, nämlich über ein separates Berechnungskennzeichen in der Auftragsfakturierung, z. B. I, interne Verrechnung).

Falls Sie eine Abrechnung nach Zeit und Aufwand wünschen, können Sie wie gewohnt die Aufwendungen des Technikers im Serviceauftrag erfassen und dann über die Auftragsfakturierung mit dem Berechnungskennzeichen B (=Berechnung an den Kunden) abrechnen. In diesem Fall soll der Warenwirtschaftsauftrag nicht berechnet werden.

Achtung:

Sie müssen eine Modellbezeichnung festlegen, welche bei der automatischen Anlage eines Standard-Inventarsatzes über die Auftragsverwaltung verwendet werden soll. Im Moment kann diese Einstellung in der Installation/Administration unter Programmeinstellungen - Systemeinstellungen über den Parameter "AngAufMod" gepflegt werden. Hinterlegen Sie dabei die Modellbezeichnung in der Spalte "Wert" für diesen Parameter, damit dieses Bezeichnung dann in der Auftragsverwaltung gezogen werden kann.

WICHTIG

Die Modellbezeichnung muss grundsätzlich in der Tabelle "Modell" existieren, welche in den Basisdaten gepflegt wird.

Sollte diese Einstellung nicht vorgenommen werden, so erscheint in der Auftragsverwaltung bei der Durchführung der Systemaktionen "Bestellvorschläge" und "Lagerreservierungen" bzw. beim Drucken der Auftragsbestätigung eine Fehlermeldung, dass die Pflichtfelder für den Service nicht gefüllt worden sind.