SEPA - Kurze Übersicht über Voraussetzungen und Funktionen in eEvolution

Möchte man in der Auftragsverwaltung die Zahlungsart "SEPA-Lastschrift" verwenden, so sind für die betroffenen Kundenstammdaten folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Alle Bankverbindungen müssen um die korrekte IBAN und BIC ergänzt werden, da diese Informationen in SEPA-Lastschriften verwendet werden.

Hinweis:

Dafür steht die eEvolution IBAN Verwaltung zur Verfügung, welche ab Version 8.1 SP3 auch direkt in eEvolution integriert ist und dort in der Installation/Administration unter "Dienste - IBAN verwalten" zu erreichen ist.

Die IBAN Verwaltung bietet die Möglichkeit alle Bankverbindungen aus eEvolution heraus zu exportieren und nach der Konvertierung der Bankdaten durch ein externes Konvertierungstool diese wieder zu importieren. Selbstverständlich betrifft das auch die Bankverbindungen von Lieferanten und Mitarbeitern.

• Alle direkt beim Kunden auf dem Reiter "Zahlung" hinterlegten Bankverbindungen sind in die "Bankverwaltung" zu übertragen.

Hinweis:

Dafür steht ebenfalls die eEvolution IBAN Verwaltung die Funktion "Daten in die BANK-Tabelle übertragen" zur Verfügung, welche ab Version 8.1 SP3 auch direkt in eEvolution integriert ist und dort in der Installation/Administration unter "Dienste - IBAN verwalten" zu erreichen ist. Diese Funktion überträgt alle direkt beim Kunden auf dem Reiter "Zahlung", beim Lieferanten auf dem Reiter "Zahlungsbedingungen" und beim Mitarbeiter auf dem Reiter "Adresse" hinterlegten Bankverbindungen in die Bankverwaltung.

• Die Anlage einer Zahlungsart SEPA mit dem Wert "15" in der Spalte "Bankeinzug".

Hinweis:

Beim Update auf die aktuelle Version sollte eine Zahlungsart für SEPA-Lastschriften mit dem Namen SEPAL automatisch angelegt werden. Diese muss aber nicht zwingend verwendet werden.

• Es muss eine Gläubiger-Identifikationsnummer pro Mandant eingetragen werden, welche in der Installation/Administration auf in dem Dialog "Mandanten bearbeiten" auf dem Reiter "SEPA-Informationen" bei nicht installierter Syska-Finanzbuchhaltung hinterlegt werden kann und bei installierter Syska-Finanzbuchhaltung eingesehen werden kann.

WICHTIG:

Solange die Syska-Finanzbuchhaltung installiert ist, erfolgt die Pflege der Gläubiger-Identifikationsnummer über die Syska-Finanzbuchhaltung und die Gläubiger-Identifikationsnummer kann in eEvolution nur eingesehen, aber nicht bearbeitet werden.

• Es müssen pro Kunde und pro Bankverbindung die entsprechenden SEPA-Mandate angelegt werden. 

Hinweis:

Dafür steht die SEPA-Mandatsverwaltung zur Verfügung, die sowohl in der KuLiMi unter Aktion - SEPA-Mandatsverwaltung als auch direkt in der Auftragsverwaltung direkt neben dem Feld "Mandats-Nr." aufgerufen werden kann.

• In der Auftragsverwaltung muss auf dem Reiter "Bedingungen" eine Bankverbindung hinterlegt werden, dabei wird nur dann automatisch eine Bankverbindung eingetragen, wenn folgende Bedingungen zutreffen:

  • Es ist bisher keine Bankverbindung auf dem Reiter "Bedingungen" vorhanden.

  • Es wird eine SEPA-Zahlungsart verwendet.
  • Für den Rechnungsempfänger ist eine aktive Bankverbindung hinterlegt.

  WICHTIG: 

Für einen abweichenden Rechnungsempfänger kann nur die aktive Bankverbindung automatisch gezogen und verwendet werden kann. Die zur Verfügung gestellte F2-Auswahl stellt nur die Bankverbindung des Kunden zur Verfügung, ein abweichender Rechnungsempfänger kann hier zur Zeit noch nicht berücksichtigt werden.
Ist bereits bei der Auftragsanlage die Bankverbindung des Kunden gezogen worden, so wird diese NICHT automatisch überschrieben. Es muss in diesem Fall die Bankverbindung gelöscht und der abweichende Rechnungsempfänger erneut via F2 gezogen werden.

• In der Auftragsverwaltung muss auf dem Reiter "Bedingungen" ein zu der hinterlegten Bankverbindung passendes SEPA-Mandat via F2 in das Feld "Mandats-Nr." ausgewählt werden. Für die aktive Bankverbindung kann dabei ein Standard-Mandat hinterlegt werden, welches automatisch in das Feld "Mandats-Nr." eingetragen wird. Sollte für die aktive Bankverbindung des Rechnungsempfängers nur ein einziges SEPA-Mandat hinterlegt sein, so wird dieses Mandat automatisch gezogen und muss nicht extra als Standard-Mandat gekennzeichnet werden.

Wichtig:

Die Rechnungserstellung wird nur bei der Hinterlegung von einem aktiven (= gültigen) SEPA-Mandat durchgeführt. Sie erhalten eine entsprechende Mitteilung sowohl beim Speichern als auch bei der konkreten Rechnungserstellung, sollten Sie einmal ein ungültiges SEPA-Mandat ausgewählt haben.

Erzeugen Sie eine Sammelrechnung über mehrere Aufträge und haben Sie unterschiedliche SEPA-Mandate für die Aufträge hinterlegt, so werden Sie darüber informiert und können den Vorgang abbrechen. Fahren Sie mit der Rechnungserstellung fort, so wird stets das SEPA-Mandat des ERSTEN Auftrags für die Rechnungserstellung herangezogen.

Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass sobald die Syska-Finanzbuchhaltung angeschlossen ist, diese für den automatischen Zahlungslauf ebenfalls die benötigten Bankverbindungen direkt aus der Bankverwaltung zieht.

Wichtig:

Das gilt nicht nur für Kunden, sondern auch für Lieferanten.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter:

Ein neues SEPA-Mandat anlegen

Einen Auftrag mit Zahlungsart SEPA anlegen

Dialogfenster SEPA Mandatsverwaltung

Dialogfenster SEPA-Mandat erstellen bzw. bearbeiten

Dialogfenster Mandatshistorie

Register Bedingungen