Innerhalb des Geschäftsprozesses kann es notwendig sein, dass Sie Rechnungen auf ein bestimmtes Datum zurückdatieren und nicht auf das aktuelle Datum zurückgreifen. In der Auftragsverwaltung können Sie über die Einstellungen in der Feldgruppe "Rückdatierung von Rechnungen" auf dem Reiter "AngAuf4" in der Systemkonfiguration folgendes hinsichtlich der Rückdatierung von Rechnungen konfigurieren:
Durch die Aktivierung der Option "Rückdatierung erlauben?" erlauben Sie die Rückdatierung von Rechnungen und können zusätzlich den unter "Bis zu welchen Tag des Monats" festlegen, bis zu welchem Tag des Monats eine Rückdatierung erlaubt ist.
Geben Sie unter "Bis zu welchem Tag des Monats" an, bis zu welchem Tag des Monats eine Rückdatierung möglich ist. Ist dieser Tag verstrichen, so kann keine Rechnung mehr für den vergangenen Monat erzeugt werden. Tragen Sie eine 31 ein, so haben Sie immer die Möglichkeit eine Rechnung zurückzudatieren.
Beispiel:
Sie geben unter "Bis zu welchem Tag des Monats" eine "6" ein. Zwischen dem 01. und 06. können Sie problemlos Rechnung zurückdatieren, aber ab dem 07. des Monats können Sie eine Rechnung nicht mehr auf ein Datum in die Vergangenheit setzen und das Feld "Rechnungsdatum" in den Dialogen für die Erzzeugung von Rechnungen wird deaktiviert und es können nur noch Rechnungen mit dem aktuellen Tagesdatum erzeugt werden.
Aktivieren Sie zusätzlich zu "Rückdatierung erlaubt?" die Option "Rechnungsdatum muss größer sein als das Datum aller bisherigen Rechnungen" , so muss das Rechnungsdatum einer neuen Rechnung immer größer als das Rechnungsdatum der bisher erstellten Rechnungen sein und ist damit fortlaufend.
Wichtig:
Es werden ALLE Aufträge des betroffenen Mandanten betrachtet!
Beispiel:
Das höchste Rechnungsdatum im System für den aktuellen Mandanten ist der 01. des aktuellen Monats. Ist die Option "Rechnungsdatum muss größer sein als das Datum aller bisherigen Rechnungen" aktiviert, so kann die nächste Rechnung nur bis zum 01. des aktuellen Monats zurückdatiert werden - aber nicht auf den 31. des vorherigen Monats.
Hinweis:
Mit "Teilrechnung" sind in diesem Kontext nur Aufträge mit einer hinterlegten Zahlungsmodalität, d.h. Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen gemeint. Bei Aufträgen ohne Zahlungsmodalität wird grundsätzlich eine neue Rechnungsnummer bei der Erzeugung von Rechnungen vergeben.
Haben Sie die Option "Erneute Rech.Nr.-Ermittlung bei Teilrechnungen, sofern alle bisherigen Teilrechnungen storniert wurden" aktiviert und es wurden alle bisherigen Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen zu diesem Auftrag storniert, dann wird bei Aufträgen mit einer hinterlegten Zahlungsmodalität eine neue Rechnungsnummer vergeben und nicht die bisherige Rechnungsnummer weiter durchnummeriert.
Beispiel 1 :
Für den Auftrag 1000 mit der Zahlungsmodalität "Var" wurden bereits drei Abschlagsrechnungen mit der Rechnungsnummer 1000-1, 1000-2, 1000-3 erstellt und es wurden mit anderen Aufträgen bereits die Rechnungen 1001 und 1002 erzeugt.
Für den Auftrag 1000 wird die letzte Abschlagsrechnung 1000-3 storniert und anschließend eine neue Abschlagsrechnung erzeugt, wobei die Rechnungsnummer 1000-4 vergeben wird, da nur eine und nicht alle Abschlagsrechnungen dieses Auftrags storniert worden sind.
Beispiel 2:
Für den Auftrag 1000 mit der Zahlungsmodalität "Var" wurden bereits drei Abschlagsrechnungen mit der Rechnungsnummer 1000-1, 1000-2, 1000-3 erstellt und es wurden mit anderen Aufträgen bereits die Rechnungen 1001 und 1002 erzeugt.
Für den Auftrag 1000 werden alle bisher erstellten Abschlagsrechnungen storniert, d.h. 1000-1, 1000-2 und 1000-3 anschließend wird eine neue Abschlagsrechnung erzeugt, wobei die Rechnungsnummer 1003-1 vergeben wird, da alle Abschlagsrechnungen dieses Auftrags storniert worden sind.