Gutschriften erstellen

Sie können in eEvolution entweder eine auftragsbezogene oder eine nicht auftragsbezogene Gutschrift erzeugen. Bei der Anlage von einer neuen Gutschrift wird automatisch eine Vorgangsnummer vergeben unter welcher dieser Gutschriftsvorgang unabhängig von der Anzahl fakturierter Gutschriften später gesucht und wiedergefunden werden kann. Bei der Vorgangsnummer handelt es sich um eine global über alle Mandanten fortlaufende interne Nummer, deren Vergabe nicht durch den Benutzer beeinflusst werden kann.

Um Gutschriften zu erstellen:

1. Klicken Sie im Hauptfenster auf die Schaltfläche Gutschrift.

2. Wählen Sie den Menüpunkt Gutschrift - Neu - Neu

3. Die Feldgruppe Typ, Art enthält folgende Felder, die Sie je nach Vorgabe bearbeiten:

1. Das System vergibt im Feld Vorgang. automatisch eine Vorgangsnummer für diese Gutschrift.

Achtung

Die Vorgangsnummer einer Gutschrift wird automatisch vom System vergeben und kann nicht durch den Benutzer beeinflusst werden. 

2. Das System vergibt im Feld Erfassungsdatum automatisch nach dem Speichern der Gutschrift das aktuelle Datum als Erfassungsdatum.

3. Das Feld Datum letzte Änd. erhält jeweils nach dem Speichern der Gutschrift das aktuelle Datum der letzten Änderung.

4. Wählen Sie im Feld Auftragsart die gewünschte Auftragsart aus, für die eine Gutschrift erstellt werden soll. Wählen Sie die entsprechende Auftragsart aus dem Listenfeld aus.

Die Kundendaten auf dem Reiter "Kundendaten", sowie die Reiter Bedingungen, Lieferanschrift, Rechnungsanschrift mit den Feldern Projektbez, Knd.Nr., Hauptwährung, Name1, Name 2, Anspr., Strasse, Ortsteil, Land/ Region, PLZ, Ort, Abw. Lief., Abw. Rech. und Sachbearbeiter bearbeiten Sie, wie im Hilfethema Angebote erstellen beschrieben.

• Sie haben die Möglichkeit auf dem Reiter "Bedingungen" einen Grund für die Gutschrift anzugeben. Die Auswahl erfolgt über ein Scrolldown-Fenster. Der eingetragene Grund wird in das Rechnungsarchiv übernommen. Die entsprechenden Gründe können in einer Systemtabelle hinterlegt werden. Diese kann in der Verwaltung unter Verkauf - Gutschriftsgründe erreicht werden oder alternativ über den Button rechts neben dem Feld "Gutschriftsgrund".

  
  

• Klicken Sie auf OK, um Ihre neu angelegte Gutschrift in der Datenbank abzuspeichern. Das Kontrollkästchen vor der Schaltfläche Gutschrift wird hierbei blau markiert.

• Klicken Sie auf Abbrechen, werden Ihre zuvor eingegebenen Daten verworfen und die Gutschrift aus dem Hauptfenster entfernt.

• Möchten Sie ihre Gutschrift anschließend fakturieren, dann klicken Sie auf dem Reiter "Gutschrift" auf "Drucken". Es öffnet sich der Bildschirm für das Drucken der Gutschrift:
  
• Sie können unter "Gutschrift Datum" ggf. das Datum der Gutschrift noch editieren. Möchten Sie nur die Gutschrift fakturieren, aber noch nicht drucken, können Sie das durch das Aktivieren der Option "Nur Systemaktionen" erreichen. Ist diese Option nicht aktiviert, so wird automatisch im Anschluss an die Fakturierung der Beleg für die Gutschrift gedruckt.  Bestätigen Sie ihre Auswahl mit OK, um die Gutschrift zu fakturieren.
  Dabei wird die nächste freie Nummer gemäß der globalen Einstellungen und der eingerichteten Nummernkreise für die aktive Auftragsart gezogen.

Hinweis:

Kann eine Gutschrift nicht fakturiert werden, z.B. wegen fehlender oder ungültiger Kostendaten, erhalten Sie eine Fehlermeldung und die Fakturierung wird abgebrochen.

• Sie gelangen entweder in den Bildschirm "Drucken", wo Sie den Beleg drucken können oder kehren sofort auf die Hauptmaske zurück. Die aktuelle Belegnummer der fakturierten Gutschrift finden Sie rechts oben im Feld "Gut.Nr." bzw. im gleichnamigen Feld auf dem Reiter / Bildschirm "Positionen".

Hinweis:

Für einen Gutschriftsvorgang können beliebig viele Gutschriften fakturiert werden, die dann alle im Feld "Gut.Nr." erscheinen.

Hinweis

Es ist möglich, Gutschriften mit chargen- und seriennummerngeführten Artikeln zu erstellen. Diese Gutschriften können sowohl auftragsbezogen als auch freie Gutschriften sein. Die Serien- bzw. Chargennummern weisen Sie über die Funktionstaste in der Positionsmaske oder über die entsprechenden Buttons zu.

Hinweis

Beachten Sie vor der Erstellung einer Gutschrift die Einstellung in der System-Konfiguration auf dem Reiter Auftrag. Hier können Sie wählen, ob eine Lagerbuchung durchgeführt werden soll oder nicht.

• Ist "Bei Gutschriften keine Lagerbuchung durchführen" aktiviert, wird grundsätzlich nur eine Wertgutschrift erstellt. Es finden daher KEINE Lagerabbuchungen statt!
• Ist "Bei Gutschriften keine Lagerbuchung durchführen" deaktiviert, wird beim Erzeugen der Gutschrift automatisch eine Lagerabbuchung auf das in den Positionen hinterlegte Lager durchgeführt. Es wird bei dieser Konstellation immer dann eine Wertgutschrift erzeugt, wenn kein Lager in den Positionen eingetragen ist.

Achtung

Gesperrte Artikel können in der Regel nicht in einer Gutschrift verarbeitet werden. Um dies zu ermöglichen, gibt es in der Systemkonfiguration auf dem Register Datenbank 2 eine Einstellung:

Ist diese Checkbox gesetzt, ist es möglich, einen gesperrten Artikel in die Gutschrift einzufügen.

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