Serviceauftrag einrichten

Die Funktionalität dieser Auftragsart wirkt sich in erster Linie auf das eEvolution Service Management aus und steht nur zur Verfügung, wenn die Service-Module installiert und lizenziert sind. Hintergrund ist, dass Sie im Modul eEvolution Warenwirtschaft ein Angebot bzw. einen sich daraus ergebenden Auftrag erstellen, der sich auf einen im eEvolution Service bestehenden Inventarsatz bezieht oder aber der als Installationsauftrag für einen neuen Inventarsatz dienen soll. Um nicht doppelten manuellen Aufwand zu haben, ist mit dieser Auftragsart die Möglichkeit geschaffen worden, einen in der eEvolutionWarenwirtschaft angelegten Auftrag per Systemaktion "Drucken der Auftragsbestätigung" in den Service zu übergeben und dort einen Serviceauftrag zu erstellen.

Hinweis:

Ab Feature Update 13 für Version 10.1/ Version 2023 steht diese Funktionalität in allen Auftragsarten zur Verfügung, nur aus einem Rahmenauftrag kann kein Serviceauftrag erstellt werden.

Um einen Dienstleistungsauftrag in der Auftragsverwaltung zu erstellen:

  1. Klicken Sie im Dialogfenster "Auftrag" auf die Schaltfläche Neu.

  2. Wählen Sie jetzt die Auftragsart Service-Dienstleistungsauftrag aus.

  3. In der Positionsmaske erhalten Sie fünf zusätzliche Spalten:
    Iventarnr., Serviceauftrag, Serviceauftragnr., Serviceauftragsart und T.

  4. Wählen Sie den ersten Artikel im Dialogfenster Position aus, bei dem es sich um einen Dienstleistungsartikel handeln muss. Dafür muss in der Artikelverwaltung die entsprechende Eigenschaft ("Dienstleistung" auf dem Reiter "Einstellungen") aktiviert sein.

    Hinweis:

    Das System braucht diesen Dienstleistungsartikel für interne Zwecke.

  5. Tragen Sie die restlichen benötigten Artikel in die folgenden Positionen ein. Es kann sich dabei beispielsweise um Ersatzteile handeln, die Sie zuerst angeboten und nun zu einem Auftrag gemacht haben.

  6. Wählen Sie nun in der Spalte Inventarnr. die Inventarnummer aus, der Sie den Auftrag zuordnen möchten.

  7. Sobald Sie eine neue Iventarnummer eintragen, vergibt der Service eine neue Inventarnummer mit einem Dummy-Modell und einem Dummy-Vertrag in den eEvolution Basisdaten. Die Anlage erfolgt jedoch erst nach der entsprechenden Systemaktion (Druck Auftragsbestätigung).

  8. Wählen Sie nun in der Spalte Serviceauftragsart die Service-spezifische Auftragsart (z. B. Installation) aus, die Sie im Serviceauftrag erstellen möchten.

  9. Markieren Sie alle Positionen und gehen in das Menü Funktionen, sobald Sie alle Artikel zu diesem Service-Dienstleistungsauftrag definiert haben.

  10. Klicken Sie in der rechten Spalte auf die Schaltfläche Serviceauftr.zus.fassung.

  11. Das System vergibt daraufhin in der Spalte T eine Zahl (z. B.: 1), die anzeigt, dass die markierten Positionen zu einem Service-Set zusammengefasst wurden. Sie können in einem Auftrag verschiedene Service-Sets bilden. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie immer als erste Position eines neuen Sets einen Dienstleistungsartikel definieren. Die Auswirkung dieser oben beschriebenen Vorgehensweise ist, dass im Serviceauftrag ein Auftrag mit Service-interner Auftragsnummer je Service-Set angelegt wird. Diese findet sich in den Positionen in der Spalte Serviceauftragnr.. Über den DDE-Button kann direkt der Serviceauftrag mit dem erzeugten Auftrag aufgerufen werden. Die übergebenen Artikel sind dort als dem Auftrag zugeordnete Artikel zu finden. Im Serviceauftrag kann der Auftrag nun wie ein manuell angelegter Auftrag z. B. im Rahmen der Technikerdisposition weiterbearbeitet werden.

    Hinweis:

    Eine Rückmeldung an die Warenwirtschaft erfolgt nicht.

  12. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

 

Hinweis

Sie können diesen Auftrag gegenwärtig in beiden Bereichen, also der Warenwirtschaft und dem Service fakturieren. Hier sind organisatorisch entsprechende Regeln zu treffen, damit es nicht zu einer Doppelfakturierung eines Auftrages kommt. Auf diese Weise lassen sich grundsätzlich Dienstleistungen über einen zuvor definierten Festpreis in Richtung Kunde abrechnen, nämlich gemäß der Auftragsbestätigung aus der Warenwirtschaft und die Erfassung und Abrechnung der Leistungen intern gegenrechnen, nämlich über ein separates Berechnungskennzeichen in der Auftragsfakturierung, z. B. I, interne Verrechnung).

Falls Sie eine Abrechnung nach Zeit und Aufwand wünschen, können Sie wie gewohnt die Aufwendungen des Technikers im Serviceauftrag erfassen und dann über die Auftragsfakturierung mit dem Berechnungskennzeichen B (=Berechnung an den Kunden) abrechnen. In diesem Fall soll der Warenwirtschaftsauftrag nicht berechnet werden.

 

Achtung:

Sie müssen eine Modellbezeichnung festlegen, welche bei der automatischen Anlage eines Standard-Inventarsatzes über die Auftragsverwaltung verwendet werden soll. Im Moment kann diese Einstellung in der Installation/Administration unter Programmeinstellungen - Systemeinstellungen über den Parameter "AngAufMod" gepflegt werden. Hinterlegen Sie dabei die Modellbezeichnung in der Spalte "Wert" für diesen Parameter, damit dieses Bezeichnung dann in der Auftragsverwaltung gezogen werden kann.

WICHTIG

Die Modellbezeichnung muss grundsätzlich in der Tabelle "Modell" existieren, welche in den Basisdaten gepflegt wird.

Sollte diese Einstellung nicht vorgenommen werden, so erscheint in der Auftragsverwaltung bei der Durchführung der Systemaktionen "Bestellvorschläge" und "Lagerreservierungen" bzw. beim Drucken der Auftragsbestätigung eine Fehlermeldung, dass die Pflichtfelder für den Service nicht gefüllt worden sind.