Projektabrechnung

Mit der eEvolution Projektabrechnung erfassen Sie einfach und schnell sämtliche Arbeitszeiten. Sie strukturieren Ihre Projekte und schlüsseln die Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter nach festen, einfach auswertbaren Kriterien auf.

Mit der Projektabrechnung der eEvolution stellen Sie sicher, dass keine abrechenbare Dienstleistung verloren gehen und haben beispielsweise jederzeit den Überblick über die bereits geleisteten Arbeiten Ihrer Projekte.
Die vollständige Integration in eEvolution ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Abrechnung der Dienstleistungen sowie zugehöriger Positionen wie Reisekosten oder Material.
Analysieren Sie die Abrechnungsdaten auf vielfältige Weise, um jederzeit aussagekräftige und belastbare Daten über Projekt- oder Mitarbeiterrentabilität zu haben oder die Entwicklung des Aufkommens von Gewährleistungstätigkeiten über einen langen Zeitraum zu ermitteln.
Das Zusatzmodul eEvolution Projektabrechnung Web ermöglicht die dezentrale Erfassung der Arbeitszeiten über den Browser und stellt auf Wunsch darüber hinaus noch andere, für den Außendienst wichtige Informationen bereit.
  • Erfassung der eigenen Arbeitszeiten
  • Erfassung von Arbeitszeiten anderer Mitarbeiter
  • Zuordnung von Arbeitszeiten zu Aufträgen
  • Erfassung von Material zu einem Arbeitszeiteneintrag (Ersatzteile, Material usw.)
  • Erfassung von Reisekosten zu einem Arbeitszeiteneintrag (km oder pauschal)
  • Bei Einsatz von ASM Anzeige der aufgebrauchten Support/Hotline-Stunden pro Monat bei vorhandenem Supportvertrag
  • Flexible Suche nach Arbeitszeiteinträgen
  • Zusätzliche Preisfindung für individuelle Stundensätze oder Reisekostenvereinbarungen auf Kunde-, Projekt-, Mitarbeiter- und Abrechnungsartikelebene
  • Abrechnung der Arbeitszeiten direkt aus der Projektabrechnung heraus
  • Separate Abrechnung durch Erstellung von neuen Aufträgen pro Abrechnungsvorgang und Kunde oder Zuordnung von Abrechnungspositionen zu bestehenden ERP-Aufträgen
  • Manuelles Bearbeiten jeder Abrechnungsposition
  • Rückschreibung der tatsächlich fakturierten Stundensätze zur Produktivitätsermittlung der Mitarbeiter oder zur Rentabilitätsermittlung eines Projektes
  • Definition von Projekten mit Unterprojekten in n-stufiger Gliederung mit Sollzeiten
  • Definition von Dauerprojekten und Kennzeichnung von inaktiven Projekten
  • Verwendung unterschiedlicher Abrechnungsartikel und Auftragsarten für die Erlöskontensteuerung oder Kostenrechnung
  • Zuordnung von Rahmen- und Abrufaufträgen zur Abrechnung von Stundenkontingenten
  • Definition beliebiger Tätigkeitsschlüssel
  • Einfache Übergabe der Abrechnungspositionen an Excel
  • Beliebige Zusammenfassung von Abrechnungspositionen zu einer oder mehreren Positionen mit automatisch zusammen gefasstem Text oder komplett individuellem Text
  • Bei manueller Korrektur von abgerechneten Stundensätzen wird der fakturierten Stundensatz auf den einzelnen Arbeitszeiteneintrag automatisch umgerechnet und gespeichert
  • Zuordnung von Historieneinträgen und Todos in der Kundenverwaltung zu Projekten
  • Verbindung mi Team Foundation Server und Verknüpfung von Arbeitszeiteinträgen zu TFS-Aufgaben möglich
  • Anzeige von verbleibender Restzeit  in einem Projekt
  • Eintragen von Abrechnungsdaten (Stundensatz und Abrechnungskennzeichen)
  • In der tabellarischen Übersicht aller Arbeitszeiteinträge wird beim Markieren mehrerer Zeilen die Summe dieser markierten Zeilen angezeigt
  • Bei der Zuordnung von Aufträgen direkt zu Einträgen, wird der Text 1 (falls vorhanden) angezeigt
Die Projektabrechnung erlaubt allen Mitarbeitern die schnelle und einfache Eingabe von allen Dienstleistungen und Tätigkeiten, die bei der projektspezifischen Arbeit für Kunden anfallen. Aus diesen Daten werden dann automatisch eEvolution Standardaufträge sowie verschiedene Statistiken erzeugt.

Die konsequente Auslegung auf extrem einfache Bedienbarkeit über die Tastatur erzielt eine hohe Akzeptanz bei der Eingabe der Daten, die daraus abgeleiteten Auswertungen über Excel oder OLAP liefern exakte Aussagen über Produktivität und Auslastung der jeweiligen Mitarbeiter.
Für die Projektabrechnung ist optional eine Erfassung der Dienstleistungen über das Internet möglich.
Ein Arbeitszeiteintrag kann dabei einem bestehenden eEvolution-Auftrag zugeordnet werden oder frei erfasst werden. Bei der Zuordnung zu einer Angebots- oder Auftragsposition läßt sich beispielsweise später auswerten, ob die angebotene Zeit eingehalten wurde.
Berechnungskennzeichen wie Berechnung , Kulanz, Garantie oder Intern steuern die spätere Behandlung des Arbeitszeiteintrags bei der Abrechnung und natürlich auch die Auswertung.
Jeder Eintrag muss einem Projekt und einer Tätigkeitsart zugeordnet werden. Der Text im Feld Beschreibung wird anschließend auf der Rechnungsposition als Langtext angedruckt, damit der Auftraggeber größtmögliche Transparenz hat.
In Sonderfällen kann dieser Text aber auch vor der Fakturierung geändert werden oder mehrere Einträge werden zu einer Rechnungsposition zusammengefasst und mit einem speziellen individuellen Text versehen.
Die Rückschreibung der tatsächlich abgerechneten Beträge zu den einzelnen Einträgen bleibt dabei erhalten. So ist auch bei manuellen Abrechnungspositionen gewährleistet, dass die Produktivitätsberechnung korrekt bleibt.
Zu jedem Arbeitszeiteintrag können beliebig viele Zusatzpositionen erfasst werden, die später auf der Rechnung direkt unterhalb der Abrechnungsposition stehen. Dies kann beispielsweise für die Erfassung von Reisekosten oder verwendeten Ersatzteilen genutzt werden.

Bei der Erfassung der Zusatzpositionen wird derselbe Preisfindungsmechanismus verwendet wie bei der normalen Auftragserfassung.

Projekte lassen sich beliebig detailliert strukturieren. Dabei hinterlegen Sie wichtige Parameter wie Fertigstellungstermin oder geplante Dauer in Stunden. Jedes Projekt bzw. jeder Projektabschnitt hat einen „Paten“, der für das Gelingen der Aufgabe verantwortlich ist. Für die Erfassung von Hotline oder Supporttätigkeiten verwenden Sie das Kennzeichen „Dauerprojekt“.
Zu jedem Projekt lassen sich spezielle Preisfindungen definieren, die die eEvolution Standardeinstellungen übersteuern.

Spezielle Reisekostenvereinbarungen wie zum Beispiel Anfahrtspauschalen für einen speziellen Mitarbeiter im Rahmen eines Projektes werden hier ebenfalls erfasst und gespeichert. Diese tauchen dann auf der Rechnung direkt unter der abgerechneten Arbeitszeitposition auf, um die Zuordnung für den Rechnungsempfänger/Auftraggeber deutlich zu machen.

Wird das ASM (Advanced Service Management) ebenfalls genutzt, um darüber beispielsweise Wartungsverträge zu erfassen und zu fakturieren, lassen sich diese Informationen nutzen, um beispielsweise den aktuellen Verbrauch von Hotlinestunden innerhalb eines Monats anzuzeigen.

Dazu werden die Vertragsarten, die Hotlineverträge darstellen, in den Systemeinstellungen hinterlegt.

Bei der Arbeitszeiterfassung bekommt der Mitarbeiter automatisch angezeigt, wie der aktuelle Verbrauch der Hotlinestunden ist.

Die Auswertungen der Arbeitszeiten erfolgen über Excel. Die Datenbank verfügt für komplexe Auswertungen wie Produktivitätsberechnungen bereits über passend aufbereitete Daten, auch ohne das eEvolution Business Intelligence Modul.

Auf diese Weise lassen sich in kürzester aussagekräftige Analysen erstellen wie zum Beispiel:

  • Welche Kunden erzeugen die meisten Kulanzstunden?
  • Welche Mitarbeiter liegen in der Regel unter oder über dem Monatssoll?
  • Welche Projekte laufen gut und welche laufen schlecht?
  • Wie ist die Erfassungsdisziplin bei abrechenbaren Dienstleistungen?
Die eEvolution Projektabrechnung ist für alle eEvolution Versionen verfügbar. Der hier beschriebene Funktionsumfang bezieht sich auf die aktuelle Version 8. Es gelten die gleichen Systemvoraussetzungen wie für eEvolution.
  • Online Anzeige und Bearbeitung ausgewählter eEvolution Daten durch Zugriff über Web Services
  • Selektieren, Filtern, Sortieren und Anzeigen von Kundendaten inkl. Aufträgen, Auftragspositionen sowie der eEvolution Kundenhistorie. Bei gleichzeitig eingesetztem Exchange-Connector werden auch die eMails angezeigt, die mit dem Kunden ausgetauscht wurden.
  • Erfassung von Wettbewerbern und Beurteilungskriterien zu Kunden
  • Selektieren, Filtern, Sortieren und Anzeigen der eigenen persönlichen Historie aus eEvolution
  • Erfassen von neuen Einträgen für die Kundenhistorie wie zum Beispiel Besuchsberichte oder Rückrufaufträge für andere Mitarbeiter
  • Selektieren, Filtern, Sortieren und Anzeigen von Lieferantendaten inkl. der eEvolution Historie.
  • Anzeige der eigenen erfassten Arbeitszeiten aus der Projektabrechnung
  • Erfassung neuer Arbeitszeiteneinträge über den Browser
  • Ausdruck von Erfassungsberichten (Stundenzettel, Arbeitsbericht) über den Browser
  • Export der angezeigten Daten in verschiedene Dateiformate auf dem Client (HTML, PDF, Excel …)
  • Automatisches Zuordnen von Domain-Anmeldungen zu eEvolution-Nutzerkonten über den Browser
  • Nutzung der Web Services zur programmatischen Anlage von Arbeitszeiteinträgen
Die Internetanwendung eEvolution Web bietet den Online-Zugriff auf verschiedene Kundendaten und Lieferantendaten. Sie können Kunden selektieren, filtern, sortieren und Aufträge mit Auftragspositionen sehen. Die angezeigten Daten lassen sich in verschiedene Dateiformate exportieren, um sie lokal weiter zu verarbeiten.

Zusätzlich zu den Kundendaten in der Kunden-/Lieferantenverwaltung können Sie Wettbewerber erfassen, die Sie dann den Kunden zuordnen. Der Zugriff erfolgt über sichere und schnelle Web Services direkt auf die eEvolution Datenbank, unabhängig von der eEvolution Version.

Die Einstellungen des Benutzers in der Tabelle wie Breite und Anordnung der Tabellenspalten werden benutzerabhängig gespeichert. Eine Zuordnung des Benutzers zum richtigen eEvolution Benutzerkonto erfolgt automatisch über seine Windows-Anmeldung. Die eEvolution Web Kunden-/Lieferantenverwaltung ist ein Modul des eEvolution CMS Systems und kann daher optionale direkt in den Webauftritt integriert werden, wobei der Zugriff natürlich passwortgeschützt erfolgt.

Zu jedem Kunden lassen sich spezielle CRM-Daten erfassen, die Auskunft über die Qualität einer Kundenbeziehung geben. Sie haben Zugriff auf die komplette Historie eines Kunden, so wie Sie sie auch in der Kunden-/Lieferantenverwaltung im Reiter Historie sehen.

Für jedes Jahr läßt sich eine Beurteilung des Kunden hinterlegen, Wettbewerber können erfasst werden und die Einordnungen werden angezeigt.
Der Online Zugriff auf die Historie ermöglicht eine einfache Außendienststeuerung, so können Termine in der Zentrale in der Kunden-/Lieferantenverwaltung erfasst werden, die ein Außendienstmitarbeiter dann online abruft.

Über die Funktion „Neue Aktion“ lassen sich bestehende Einträge bearbeiten oder auch neue Einträge wie beispielsweise Besuchsberichte erfassen. In Kombination mit der Exchangeserverintegration haben Sie Zugriff auf sämtliche eMails, die mit diesem Kunden ausgetauscht wurden.

Nicht immer möchte man die Historie eines Kunden sehen, indem man erst den Kunden selektiert und dann die Details anzeigt. Oft ist es sinnvoller, die eigenen Aktivitäten im Überblick zu haben, um beispielsweise zu sehen, ob es neue Todos gibt, die erledigt werden müssen.
Zu diesem Zweck gibt es den Bildschirm „Meine Aktivitäten“, der genau dies komfortabel und übersichtlich bietet.
Natürlich gibt es auch hier wieder die vielfältigen Filter- und Sortieroptionen sowie die Möglichkeit, zu einzelnen Aktionen die Details zu betrachten oder eben wie bei den Kundendetails auch neue Aktionen zu erfassen.
Neben den Kundendaten lassen sich auch eine Reihe Lieferantendaten verwalten und anzeigen. Wie in der Kundenselektion gibt es eine Reihe Filterkriterien, nach der die Lieferanten zunächst ein einer Übersicht dargestellt werden. Mit einem Klick auf den Lieferanten sehen Sie die zugehörigen Detailinformationen, die sich hier auch speichern lassen.

Bei installierter Projektabrechnung lassen sich Arbeitszeiteneinträge online erfassen, die später einfach abgerechnet werden können. Zu jedem Arbeitszeiteneintrag können Sie Anfahrtskosten sowie Spesen oder beliebige Zusatzartikel eingeben, die automatisch auf der Rechnung als Folgeposition zu einer Dienstleistungsposition erscheinen.

Zur Installation der eEvolution Projektabrechnung Web Software benötigen Sie einen Windows Server ab Windows Server 2003 mit installiertem Internet Information Server.
eEvolution Projektabrechnung Web funktioniert unabhängig von der eEvolution Version unter SQL Server und Oracle.

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Kundenstimme

„Für unser Projektgeschäft liefert eEvolution den Mitarbeitern und Führungskräften die notwendige Transparenz, um die Wirtschaftlichkeit zu beurteilen. Dadurch haben wir gute Werkzeuge zur Mitarbeitersteuerung.“
Marc Seiler, CFO der Kilchenmann AG, Kehrsatz (CH)

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