Ein Aussedienstmitarbeiter steht vor seinem Transporter und tippt auf seinem Tablet. Vertragsmanagement Vertragsmangagement

Serviceverträge automatisch abrechnen und elegant verwalten

In Serviceorganisationen sind viele Verträge zu verwalten und regelmäßig abzurechnen. Das bindet Mitarbeiter, wenn die dazu notwendigen Informationen gesammelt, aggregiert und in Rechnungen konsolidiert werden müssen oder auf verschiedene Rechnungsempfänger aufgeteilt werden müssen. Das eEvolution Vertragsmanagementmodul erledigt die automatisierte Abrechnung von Serviceverträgen.

Vertragsabrechnung
Für jedes Gerät können ein oder mehrere Serviceverträge angelegt und mit Konditionen, Pauschalen, Laufzeit, Kündigungsdatum, zeitlich terminierte Preisänderungen, Faktur-Intervallen und anderen Informationen versehen werden. Die Vertragsabrechnung verwendet alle vertragsrelevanten Informationen, um eine termingerechte und automatische Abrechnung durchzuführen. Der Innendienst wird dadurch von unproduktiven Routineaufgaben entlastet.

Vertragsverwaltung
Unterstützt werden sowohl die verschiedensten Abrechnungsintervalle (wie beispielsweise jährlich, vierteljährlich, monatlich, etc.) wie auch die Abrechnung nach Durchführung einer vertraglichen Service-Leistung. Berücksichtigt werden die taggenaue Abrechnung innerhalb eines Intervalls wie auch abweichende Geschäftsjahre und von den generellen Konditionen abweichende Vertragswährungen. Verträge können einzeln abgerechnet oder zu Sammelrechnungen pro Standort/ Debitor zusammengefasst werden. Die Abgrenzung von Vertragserlösen wird ebenso wie eventuelle Gutschriften, Stornierungen oder Stornogutschriften an das integrierte eEvolution Rechnungswesen übergeben.

Vertragsabrechnung

Verträge lassen sich tagesgenau und zyklisch fakturieren, also monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. Für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung erfolgt automatisch eine monatsweise Abgrenzung der Rechnungsbeträge. Analog werden auch Stornierungen, Gutschriften und Stornogutschriften automatisch steuerrechtlich korrekt behandelt.

Weitere wichtige Funktionen

Für Vertragsrechnungen lassen sich separate Nummernkreise und Kennzeichen anlegen, um diese bei Auswertungen separat berücksichtigen zu können.
Die automatische Fakturierung von hinterlegten Verträgen kann nach eigenen Kriterien erfolgen, also beispielsweise nach Standort, Kunde, Debitor oder Gerät.
Die Rechnungsstellung kann dabei als Sammelrechnung pro Debitor oder pro Standort, oder als Einzelrechnungen pro Kunde oder pro Gerät erfolgen. Die Vertragsrechnungen lassen sich mit Textbausteinen anreichern.
Vertragslaufzeiten und das Kündigungsdatum werden automatisch berücksichtigt und es erfolgt eine automatische Übergabe der Kostendaten an die Finanzbuchhaltung.

Vertragsverwaltung

Die Vertragsfakturierung zeichnet sich durch einen hohen Automatisierungsgrad aus und dient der regelmäßigen Abrechnung von Pauschalen aus Wartungs- und Serviceverträgen. Unterstützt werden sowohl die verschiedensten Abrechnungsintervalle (wie beispielsweise jährlich, vierteljährlich, monatlich, etc.) wie auch die Abrechnung nach Durchführung einer vertraglichen Service-Leistung.

Berücksichtigt werden die taggenaue Abrechnung innerhalb eines Intervalls wie auch abweichende Geschäftsjahre und von den generellen Konditionen abweichende Vertragswährungen. Verträge können einzeln abgerechnet oder zu Sammelrechnungen pro Standort/Debitor zusammengefasst werden. Die Abgrenzung von Vertragserlösen wird ebenso wie eventuelle Gutschriften, Stornierungen oder Stornogutschriften an das integrierte Rechnungswesen syska ProFI übergeben.

Serviceverträge können im Einzelfall und bei besonderen Vereinbarungen erst dann abgerechnet werden, wenn Leistungen über Serviceaufträge erbracht sind. eEvolution organisiert das für Sie.

Alle Vertragsinformationen die in den Service Basisdaten an den Inventaren / Geräten hinterlegt werden, können automatisch zur Abrechnung herangezogen werden.

Die Vertragsabrechnung erfolgt auf Basis der in der Vertragsverwaltung angelegten Verträge und der hinterlegten Adressen, Standorte oder Debitoren.

Anzeige aller angelegten Serviceverträge mit relevanten Daten wie Kunde, Vertragszeitraum

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Expertenstimme

„Schon wenn man mehrere hundert Verträge im Blick behalten will, rentiert sich die automatische Vertragsabrechnung, denn die Rechnungsstellung ist tagesgenau möglich und die Liquidität bleibt hoch.“
André Hörnlein, Teamleiter Consulting der COMPRA GmbH, Hildesheim (D)

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