Ein Aussedienstmitarbeiter steht vor seinem Transporter und tippt auf seinem Tablet. Techniker Disposition Techniker
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Serviceverträge automatisch abrechnen und elegant verwalten

In Serviceorganisationen gilt es, viele Verträge zu verwalten und regelmäßig abzurechnen. Diese Aufgaben binden Mitarbeiter, wenn die dazu notwendigen Informationen gesammelt, aggregiert, in Rechnungen konsolidiert oder auf verschiedene Rechnungsempfänger aufgeteilt werden müssen. Die Lösung: Automatisierte Abrechnungen von Serviceverträgen mit dem eEvolution Modul „Vertragsabrechnung“.

Für jedes Gerät können ein oder mehrere Serviceverträge angelegt und mit Informationen versehen werden wie Konditionen, Pauschalen, Laufzeit, Kündigungsdatum, zeitlich terminierte Preisänderungen und Faktur-Intervalle. Die Vertragsabrechnung verwendet alle vertragsrelevanten Informationen, um eine termingerechte und automatische Abrechnung durchzuführen. Der Innendienst wird damit von unproduktiven Routineaufgaben entlastet.
Mit der „Vertragsabrechnung“ lassen sich Verträge tagesgenau und zyklisch fakturieren, also monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. Für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung erfolgt automatisch eine monatsweise Abgrenzung der Rechnungsbeträge. Analog werden auch Stornierungen, Gutschriften und Stornogutschriften automatisch steuerrechtlich korrekt behandelt.

Weitere wichtige Funktionen

Für Vertragsrechnungen lassen sich separate Nummernkreise und Kennzeichen anlegen, um diese bei Auswertungen separat berücksichtigen zu können.
Die automatische Fakturierung von hinterlegten Verträgen kann nach eigenen Kriterien erfolgen, also beispielsweise nach Standort, Kunde, Debitor oder Gerät.
Die Rechnungsstellung kann dabei als Sammelrechnung pro Debitor oder pro Standort, oder als Einzelrechnungen pro Kunde oder pro Gerät erfolgen. Die Vertragsrechnungen lassen sich mit Textbausteinen anreichern.
Die Vertragslaufzeiten und das Kündigungsdatum werden automatisch berücksichtigt. Es erfolgt eine automatische Übergabe der Kostendaten an die Finanzbuchhaltung.

Serviceverträge können im Einzelfall und bei besonderen Vereinbarungen erst dann abgerechnet werden, wenn Leistungen über Serviceaufträge erbracht sind – eine Aufgabe, die eEvolution für Sie organisiert.
Alle Vertragsinformationen, die in den Service-Basisdaten an den Inventaren/Geräten hinterlegt werden, können automatisch zur Abrechnung herangezogen werden.
Die Vertragsabrechnung erfolgt auf Basis der Verträge, die in der Vertragsverwaltung angelegt sind, sowie auf Basis der hinterlegten Adressen, Standorte oder Debitoren.

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