Die Auftragsbearbeitung bildet den zentralen Mittelpunkt aller Module

Call-Annahme, er­wei­ter­te Disposition, Calltracking, grafische Einsatzplanung, automatisierte Auftragsanlage, Rück­mel­dungen bis hin zur Problemkundenbenennung. Alle Prozesse einer Serviceorganisation wer­­den aktiviert und mittels eines modernen Eskalationsmanagements überwacht.

In der Auftragsbearbeitung werden sowohl einzelne Techniker, komplette Teams als auch Sachressourcen nach verschiedenen Kriterien (z. B. Verfügbarkeit, Entfernung zum Einsatzort, Qualifikation oder Ersatzteilverfügbarkeit) für einzelne Einsätze oder Seriendispositionen disponiert. Zusätzlich können für einen Einsatz abweichende Stundensätze bzw. Ab­rech­nungs­variablen (Modellgruppe oder Technikerklasse) hinterlegt werden. Feste Terminabsprachen ohne einer aktuellen Technikerzuordnung können in einem eigenen Planungsbereich verwaltet werden.

Durch die Verwendung von Benutzerprofilen, die in­di­v­iduelle Ansichten beinhalten, gestaltet sich die Arbeit mit der grafischen Disposition äußerst komfortabel. Für die Bearbeitung von Service-Calls über die Hotline können Workflows zur Einhaltung betriebsinterner Abläufe ebenso wie zur Unterstützung der Hotline-Mitarbeiter definiert werden. Nach erfolgter Ausführung werden die Rückmeldungsdaten erfasst, so dass diese, eventuell später noch ergänzt, für die Fakturierung und die Statistiken zur Verfügung stehen.

Die automatisierte Massenanlage von Aufträgen, (z. B. für Arbeitspläne, Change Order, Product Improvement und Retrofit) entlasten die Mitarbeiter der Auftragsannahme nachhaltig. Wichtige Informationen zur Disposition der Einsätze können den Aufträgen bereits hinterlegt werden.

Für eine Störung, die vom Kunden per E-Mail mitgeteilt wird, kann schnell und unkompliziert per Drag & Drop ein Service Auftrag generiert werden.

Die Auftragsbearbeitung bietet eine Vielzahl von grafischen Übersichten im Hinblick auf z. B. den aktuellen Bearbeitungsstatus von Aufträgen und die verfügbaren Ressourcen. Die grafische Darstellung von Auslastung und Kapazitäten unter Berücksichtigung von individuellen Zeitplänen
erhöht die Transparenz innerhalb Ihrer Serviceorganisation. Vollintegrierter Bestandteil sind u. a. die Überwachung von Reaktions- und Wiederherstellzeiten sowie die Warnung bei Wiederholungsstörungen (z. B. dritte Störung innerhalb eines definierten Zeitraumes).

Mit Hilfe des Service Cockpits erfolgt eine Überwachung von aktiven Aufträgen, indem Responsezeiten mit den unterschiedlichen Status von Einsätzen und Aufträgen verbunden werden. Dadurch gelangt man schnell und übersichtlich zu den Aufträgen, bei denen aktuell Aktionen zur Einhaltung vertraglicher Responsezeiten notwendig sind.

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„Jeder kann die Anlagenhistorie auf einen Blick einsehen, gewinnt einen schnellen Überblick zu Besonderheiten der Anlage, über durchgeführte Wartungsmaßnahmen und vergangene Serviceeinsätze.“
Timo Weidner, Standortleitung After Sales Service bei AICHELIN

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