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eEvolution eBilling mit eEvolution AutoSigner und eEvolution AutoVerifier |
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Elektronische Rechnungen ermöglichen es, Rechnungen UStG-konform unter Verzicht auf die Papierform zu übermitteln. Der Rechnungsversender erspart sich damit einen Medienbruch bei der Rechnungserstellung und kann seine Rechnungsprozesse deutlich beschleunigen. Nebenbei entfallen Kosten für Papier, Druck, Kuvertierung, Porto etc.
Der Versand von elektronischen Rechnungen erfolgt üblicherweise per eMail oder per Bereitstellung auf einem Online-Portal. Der Rechnungsempfänger kann davon profitieren, da auch hier der Medienbruch vermieden wird, etwa wenn Papierrechnungen digitalisiert und/oder erfasst werden müssen.
Pflichten gemäß UStG
Die Pflichten, die das UStG dem Versender (§14 UStG) und dem Empfänger (§15 UStG) auferlegt, sind in einem Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) aus dem Januar 2004 klar erläutert worden. So ist für den Versender der Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen gemäß Signaturgesetz (SigG) Pflicht und der Empfänger muss die qualifizierte Signatur der empfangenen Rechnungen prüfen, sofern die Vorsteuer gezogen werden soll, und diese Prüfungen nachweisen, d.h. protokollieren.
Weiterhin müssen Versender und Empfänger die elektronischen Rechnungen auch elektronisch speichern. Ein ausschließlicher Rückgriff auf Papier (Druck der Rechnung) ist nicht zulässig, da das Original die elektronische Datei (etwa Rechnung im PDF-Format) ist.
Was benötigt der Versender?
Zur Erzeugung einer qualifizierten Signatur sind drei Dinge notwendig:
- Eine zugelassene, massensignaturfähige Signaturkarte (SSEE: Sichere Signaturerstellungseinheit) ausgestellt von einem Zertifizierungsdiensteanbieter (ZDA), auch Trustcenter genannt.
- Einen zugelassenen Kartenleser der Klasse 2 oder höher. D.h. der Kartenleser muss über eine Tastatur verfügen.
- Eine zugelassene Signaturanwendungskomponente: eEvolution AutoSigner. Das ist die Software, die die eigentliche Signatur unter Verwendung von Kartenleser und Signaturkarte erzeugt.
Die Zulassung erfolgt ausschließlich über die Aufsichtsbehörde, die Bundesnetzagentur.
Was muss der Empfänger tun?
Der Empfänger muss vor Vorsteuerabzug eine empfangene elektronische Rechnung prüfen, d.h. die elektronische Rechnung gemäß SigG verifizieren. Dazu bedarf es einer passenden Software: eEvolution AutoVerifier oder Online-Dienstleistungen Dritter, etwa www.Signaturportal.de. Das Ergebnis dieser Prüfung, der sog. Verifikationsbericht, ist zusammen mit der Rechnung elektronisch aufzuheben.
Ersparnisse?
Aus Sicht des Versenders entstehen bei entsprechendem Rechnungsvolumen (ab ca. 500 Rechnungen im Monat) hohe Kostenersparnisse, die einen ROI innerhalb von Monaten ermöglichen:
Der Empfänger hat in Abhängigkeit seiner Größe ebenfalls Einsparungen im Bereich Posteingang, da Rechnungen
direkt elektronisch eingehen und nicht mehr gescannt bzw. erfasst werden müssen. Kleineren Empfängern mutet
der Versender dagegen möglicherweise zusätzlichen Aufwand zu. Daher empfiehlt es sich, diesen Empfängern die technisch aufwendige Verifikation abzunehmen und das notwendige Verifikationsprotokoll mitzuliefern. Problem
hierbei ist, dass der Versender selbst kein UStG-konformes Verifikationsprotokoll erstellen darf. Daher ist ein Online-Dienstleister, wie Signaturportal.de, einzuschalten, der dies kann und darf.
Fazit
Die Einführung elektronischer Rechnungen ist nicht schwierig und kann im Verbund eEvolution und eEvolution
AutoSigner bereit gestellt werden. Der Versender kann sowohl interne Prozesse beschleunigen und Kosten einsparen als auch den Empfänger bei diesem Thema unterstützen, so dass für beide Parteien eine Win-Win Situation entsteht.
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