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DMS Connector


DMS Connector: Allgemeine Logik

Moderne DMS-Systeme bieten die Möglichkeit, die Ausgabe von Windows-Programmen (z. B. Dokumente, Reports, Listen, etc.) durch Umleitung der Druckausgabe oder durch Druck auf einen "Archivdrucker" zu archivieren.

DMS Connector: Allgemeine Logik

DMS Connector: Die Verschlagwortung

Verschlagwortung meint die Hinterlegung von Stichworten und Kennzeichnungen, nach denen das archivierte Dokument später wieder gefunden werden kann.

Ab der SQL REWE Version 4.100 wurde das Rechnungswesen um Funktionen erweitert, welche es ermöglichen, Schlagworte automatisch aus Reporteigenschaften zu erzeugen und diese (unsichtbar) im Report mit auszugeben. Der Archivdrucker ist in der Lage, aus bestimmten Merkmalen (z. B. Position, Formatierung, vorangestellte Sonderzeichen) die Schlagworte in den Druckerdaten zu erkennen und diese für die Archivierung automatisiert zu nutzen

Die Definition der Schlagworte pro Report erfolgt flexibel über eine Verwaltungsfunktion:

DMS Verschlagwortung

DMS Connector: Report in Archiv drucken

Komfortable Archivierung der Reports am Beispiel des Dialogs zur Ausgabe von Kontenblättern. Reportausgabe via TIF/Archiv-Druckertreiber (evtl. auf File).

Im Beispiel stehen mehrere Vorlagen zur Auswahl:


Kontenblatt

 

Der Druckjob wird von Druckertreiber auf Schlagwort-Strings gescannt und der Druckertreiber generiert Verschlagwortungsinfos sowie die TIF - Datei.

Druckertreiber Scan

Ein Dienst/Tool überwacht das Ausgabeverzeichnis und übergibt neue Dateien ins Archivsystem (oder der Druckertreiber spricht direkt das Archivsystem an).

ScanView Importer

DMS Connector – Dokumente aus dem DMS ausfrufen

Beispielsuche „Schrauben*“ - Der DMS-Connector findet die Belegzeile auf dem Kontenblatt des Kontos 1200 (Bank)

Schnellsuche

DMS Connector – Realisierte Funktionsbereiche

  • Ausgabe der REWE-Reports mit Verschlagwortung an das Archiv.
  • Abruf von zu Buchung gehörenden Belegen aus dem Rechnungswesen über Rechercheaufruf:
    • DokuWare, ScanView, Hummingbird, EasyArchiv

Realisiert über Partnerapplikationen wurde zudem für DokuWare, Hummingbird und ScanView:

  • Integrative Verknüpfung von Dokumenten mit Buchungen (Belegkopplung -> z. B. Scan, Barcodedruck bei Buchungserfassung o.ä.)

DMS Connector – Belegkopplung

1. Frühes Archivieren

DMS Connector - Frühes Archivieren

2. Spätes Archivieren

DMS Connector - Spätes Archivieren

Der auf der Rechnung aufgedruckte Barcode identifiziert die Eingangsrechnung im DMS-System als eindeutiges Dokument. Beim Verbuchen in der SQL Fibu wird dieser Barcode miterfasst. Somit wird gewährleistet, dass für die Archivierung die zusätzlichen Daten, wie Belegnummer, Kreditorennummer, etc. hinzugeschlüsselt werden können.

Lizenzierung:

  • Die Lizenzeierung erfolgt einmalig pro Modul

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